最近は、大病院だけでなく、駅前や街中の中小規模の病院やクリニックでも診療予約システムを導入しているところが増えていますよね。
今までの診療予約といえば、電話や診察時に次回予約するなどの方法が主流でしたが、この場合、電話がつながらないとか夜間に体調を崩したときに予約できない、時間外の予約変更ができない、など患者さんにとって不便な点が多かったです。しかし、診療予約システムはネットさえ利用できれば、24時間いつでもパソコンやスマホから簡単に予約ができます。しかも、電子カルテと連携して受付業務を効率化できるなど、メリットは患者さんだけでなく病院側にもたくさんあります。
この記事で診療予約システムについて詳しく理解し、さっそく病院やクリニックのDX（デジタルトランスフォーメーション）に役立てましょう。
そこで今回は、診療予約システムのメリットやおすすめのシステム、導入時の注意点についてお伝えします。
診療予約システムとは
診療予約システムとは、病院やクリニックなどの診察日時をインターネット経由で予約できるシステムです。パソコンやスマホから病院のサイトにアクセスし、診療予約フォームから希望日時を選んで入力するだけで予約が完了します。
病院側は診療予約システムとレセコン（レセプトコンピューター）や電子カルテとを連動できるため、その時刻になると自動的に患者情報を画面上にセットアップできます。待合室では、待ち時間や待ち人数を表示、患者の呼び出しも可能です。診療予約システムは、診察までの待ち時間が減るとあって、小さな子供連れやメンタル不調、院内感染が心配など長時間の院内滞在が難しい患者さんたちに喜ばれています。
診療システムによって、例えば複数での予約やキャッシュレス決済が可能だとか、日頃の業務の流れを分析のうえ問題点や改善点を浮き彫りにできるものや患者さんに満足度調査ができる、予防接種の案内メールが送れる、など機能はさまざまです。病院の特徴やニーズによって導入する診療予約システムは異なり、どのようなタイプを選ぶかで収益面での効果や患者さんからの評価、業務改革の進み具合にも差が出るでしょう。
診療予約システムを導入するメリット
続いて、診療予約システムを導入するメリットについて解説しましょう。
具体的には、
- 24時間いつでも予約、キャンセルができる
- 待ち時間と感染リスクが減る
- 再診率や新患数がアップする
- 待合室の状況が把握しやすい
- 受付業務を効率化できる
- ダブルブッキングや無断キャンセルが減る
以上の6点です。一つずつ順を追って見ていきましょう。
24時間いつでも予約・キャンセルができる
診療予約システムを使えば患者さんは好きな時間とタイミングで予約できます。今までなら電話か診察時に次回の予約を入れるのが主流でした。しかし、電話は受付時間内という時間的制約があるうえ、休診日は予約できませんし混雑するとかけても通じないことがあります。
診療予約システムなら24時間いつでもどこからでも予約できるだけでなく、キャンセルもいちいち電話する必要がないのでとても便利ですよね。
待ち時間と感染リスクが減る
診療予約システムを使うとどうしても受診を後回しにできない急患が多くない限りおおむね予定通りに診察が進むので、待ち時間が短くなります。さらに、待合室が密になりにくいため、院内感染リスクも軽減できます。
再診率や新患数がアップする
診療予約システムで予約がしやすく待ち時間も短いとなると、患者さんからの評価が上がり再診率が上がるメリットもあります。また、診察を受けたことのない新規患者も、待たされないで済みそうなネット予約が手軽にできるとわかれば、来院する確率が上がるでしょう。
待合室の状況が把握しやすい
診療予約システムなら、待合でたくさんの患者さんが待たされる状況が少なくなるので、受付は様子を把握しやすくなります。病院の受付でよくあるのは「あと何人くらいですか？」「あとどれくらいかかりますか？」という問いかけです。とくに当日飛び込みの患者さんが多い場合は、治療方法やそこにかかる時間が読めないので答えに窮しますよね。
しかし、診療予約システムを使えば、時間帯ごとの患者数が正確に把握しやすく、待合室の状況がわかりやすいです。よって「あと〇人です」と答えやすいうえ、医師にも残りの患者数が伝えられます。すると、治療手順や時間を調整しやすくなるので、患者さんと病院の双方にとってメリットがあります。
受付業務を効率化できる
病院受付の仕事は、診察予約やキャンセル対応のほかにも、通常の窓口業務（問診・新患受付・入退院対応など）、電話応対、会計、レセプト、など多岐に渡ります。しかし、診療予約システムにより、予約受付やキャンセル対応がなくなるだけで、大幅に作業を効率化できます。その分、目の前の患者さんへの対応に集中できるので、患者さんにとってもメリットがあるでしょう。
ダブルブッキングや無断キャンセルが減る
電話など直接の予約受付は、どうしても人的ミスにより同じ時間に複数の予約を入れてしまうとか、患者さんも予約したことを忘れて無断キャンセルされることがあります。すると、待合室が混んで患者さんを待たせるとか、逆にある時間帯だけ受診者がいなくなるなど病院運営にムリ、ムダ、ムラが生じます。ところが診療予約システムなら予約ミスがないうえ、リマインダーメールで予約日を前もって通知するため無断キャンセルも減らせます。
それではここから、おすすめの診療予約システムを紹介しましょう。
おすすめの診療予約システム：自社開発でフルカスタマイズできる『ドクターキューブ』
診療予約システム専門会社のドクターキューブ株式会社（大阪市北区）の『ドクターキューブ』は、すべて自社開発のため、ニーズや好みに合わせてあらゆる機能をフルカスタマイズできるのが特徴です。
順番予約、時間予約、時間枠予約と3パターンの予約形式に対応、1診、2診といった複数の科の予約にも追加費用なしで対応します。リライト診察券（受診日などの情報を何度でも専用機器で書き換えられる診察券）やバーコード診察券が使えるうえ、メールやLINEでのリマインドやお知らせ通知（ワクチン接種など）も可能。診察券のバーコードは電子カルテとレセコンと連携し、待ち人数、待ち時間、遅れ時間表示などとも連動するうえ、患者さんの音声呼び出しもできます。同時に6種類までのワクチン予約も可能です。
しかも院内サーバ型のため情報漏洩の心配がほとんどありません。ドクターキューブは、診療予約だけでなく院内業務や患者誘導もセットで可能なうえカスタマイズの自由度が高い点が評価を得て、すでに3,500以上の医療機関で導入されています。
おすすめの診療予約システム：医療機関の声から生まれた高性能予約システム『アポクル予約』
カルー株式会社の『アポクル予約』は、医療現場の声を反映して作られた使いやすさを徹底追究した診療予約システムです。
診療予約システム導入をめぐっては、使いにくくて解約したという話があります。そんな経験のある現場の医療従事者の声を参考に作られた『アポクル予約』は、スッキリした無駄を省いた予約画面のレイアウトと使いやすさが特徴です。
おすすめの診療予約システム：自動音声電話予約もできる『ヨヤクル』
株式会社ヨヤクル（東京都中野区）の『ヨヤクル』は、ネット予約だけでなく、デジタル操作が苦手な患者さんのために電話での自動音声予約、院内でのタッチパネルによる予約にも対応しています。
予約パターンは、順番予約、日時指定予約、時間帯予約、順番予約+日時指定予約の併用と4つから選択可能。バーコード入りの診察券を専用機器で読み取ると受付が完了し、院内のモニターには診察中の受付番号や待ち順番、待ち人数が表示されます。予約システムと連携しているアポイント帳は、当日の予約患者や検査内容などの全スケジュールがタブレット画面に一覧表示され、ボタン一つで患者を呼び出せます。アポイント帳をドクターと看護師、受付で共有すると、院内業務の流れがとてもスムーズになります。もちろん、他のシステム同様、メールによるリマインドやお知らせ通知も可能です。
その他おすすめの診療予約システム
他にもおすすめの診療予約システムがあるので、紹介しましょう。
好きな医師が指名できる『Air リザーブ』
リクルート株式会社の『Air リザーブ』は、ネット経由で順番制、時間制、時間帯制の3タイプの予約スタイルに対応でき、リマインドメール送信も可能です。その日の予約内容を一覧表示できるだけでなく、ペーパーへのコピーもできるので、プリントアウトして指定の場所に掲示しておくと確認しやすいでしょう。
そして『Air リザーブ』の特徴の一つが、好きな医師を指定できる点です。患者さんは、スマホやパソコンの予約フォームから好きな先生の空き時間を確認してネット予約できるので、顧客満足度を上げるにはうってつけでしょう。
ちみつな経営分析が可能な『CLINICS』
株式会社メドレー（東京都港区）のクラウド診療支援システム『CLINICS』は、診療予約から受付管理、電子カルテ、紹介状などの文書作成、会計の自動算定、決済履歴、レセプト（診療報酬明細書）出力、さらに各種検査会社とのデータ共有など、一連の院内業務を一気通貫で管理・運営できます。
また、日次、月次の収益、患者数、診療圏マップなどを使った現状分析、さらに治療内容と疾患名などの詳細データをピックアップしてより効率の良い経営戦略に役立てることも可能。『CLINICS』は、単なる利便性の追求ではなく、ISMSクラウドセキュリティ認証を取得しており、安全かつデータドリブンな次世代型病院経営に寄与します。
診療予約システムを導入するときの注意点
診療予約システムを導入する際の注意点について説明しましょう。
ランニングコストがかかる
診療予約システムは、初期費用0円をうたっているサービスが多く、パソコンと周辺機器があれば導入にはあまりコストがかからないかもしれません（初期費用数十万円というシステムもあります）。しかし、カスタマイズやシステム使用料として運用するためのランニングコストはかかるので、予算確保が必要です。
目的をはっきりさせる
診療予約システム導入の目的や、優先する機能を明確にしておくのも大切です。そもそも患者さんの多くが高齢者ならデジタル操作が苦手で、せっかくのシステムを利用してもらえないかもしれません。すると何のために導入したのかわからなくなります。よって、どんな課題を解決するのか、また、どこにメリットがあるのか、を事前によく検討して、目的にかなった機能をもつシステムを選ぶ必要があるでしょう。
診療予約システムに頼りきらない
診療予約システムはとても便利ですが、万能ではありません。システムに馴染めず、電話や窓口対応を強く望む患者さんも少なからずいるはずです。よって、診療予約システムに頼りきらないで、患者さん一人一人をよく見ながら心を添えたアナログ的対応を忘れないことが大切です。
新システム導入を周知徹底する
いきなり診療予約システムを導入すると、デジタル操作に不慣れな人たちから不満がでるおそれがあります。病院は心や体に痛みや苦しみを抱えている人たちが良くなりたくて訪れる場所です。よって、苦手なことを求めて無理を強いるのはかえってマイナスでしょう。気持ちよく同調してもらえるように、事前に周知の仕方や説明方法を相手を見ながらよく検討する必要があります。
セキュリティ対策を行う
診療予約システムは、大量の個人情報を取り扱うので、精度の高いセキュリティ対策が必須です。システム導入にあたっては、情報漏洩防止のためにSSL設定（データ通信の暗号化）対応、プライバシーマーク（Pマーク）の有無やISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）の取得なども確認しておきましょう。
操作性を確認する
診療予約システムは、わかりやすくて操作が簡単なことが第一条件です。だれでも画面を見たときにどうすれば予約できて、どうすればキャンセルできるかがすぐにわかるのが大切。Webでの予約に慣れた人のなかには、電話を使った問い合わせがおっくうで面倒というケースが結構多いです。よって、操作性に劣ると離脱や不満を買う原因となるので気をつけましょう。
さて今回は、診療予約システムのメリットやおすすめのシステム、導入時の注意点についてお伝えしました。
診療予約システムは、病院やクリニックなどの診察日時をインターネット経由で予約できるシステムです。診療予約システムを使うと、レセコンや電子カルテとを連動し、待ち時間や待ち人数などをモニター表示、患者さんの呼び出し機能やリマインドメール送信、キャッシュレス決済など、院内の一連の業務の一気通貫の管理・運営が可能になります。
診療予約システムは「24時間いつでも予約、キャンセルができる」「待ち時間と感染リスクが減る」「再診率や新患数がアップする」「待合室の状況が把握しやすい」「受付業務を効率化できる」「ダブルブッキングや無断キャンセルが減る」など、患者さんだけでなく病院側にも大きなメリットをもたらします。
診療予約システムには『ドクターキューブ』『アポクル予約』『Air リザーブ』『CLINICS』など、単なる予約機能にとどまらず、あらゆる操作性と利便性を追求し、さらに病院の戦略立案に役立つ分析機能をもつものもあります。
「ランニングコストがかかる」「目的をはっきりさせる」「診療予約システムに頼りきらない」「新システム導入を周知徹底する」「セキュリティ対策を行う」「操作性を確認する」など、診療予約システムの導入にあたっては、注意すべき点が多いです。
自分たちにあった診療予約システムをみつけて、さっそく病院やクリニックのDX（デジタルトランスフォーメーション）にとりかかりましょう。
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