取引先の数が多く扱う納品書や請求書の多さに煩わしさを感じることありますよね。あまりにも多いとミスにも繋がりモチベーションも下がってしまいます。そのようなミスを防ぐために開発されたのが、EDIです。EDIは、作成する納品書や請求書などの帳票をデータ化し、独自の回線を使って送受信するシステムです。
EDIを使用すると、今までのメールの送付や受信、帳票の手入力が不要になり広範な業務を効率的に運用できるでしょう。またEDIには多くの種類があり、自社で独自回線を設置するだけでなく取引先も同様のシステムを導入する必要があります。
この記事では、EDIを導入するメリットやデメリット、種類や選ぶ時のポイントについて説明していきます。日々の事務処理に煩雑さを感じていたり、スピーディーな書類の送受信を実現したいと感じているならば参考となるに違いありません。
そこで今回は、劇的に業務効率を改善するEDIシステムについてお伝えします。
EDIとは
EDIとは電子データ交換という意味で、企業同士で業務上の契約を結んだ際、作成する契約書や納品書などの送付や受付を独自の回線やインターネットを用いて行うシステムのことです。送信者は自動でのデータ入力が可能になり、受け手はメールや郵送などの受け取りで発生するデータの手入力が不必要となることから業務効率の向上に繋がります。
EDIはこれらの取引の際に用いられる帳票をデータ化することで、注文書の送付・受注・納品書の作成・商品の発送・請求書の作成などに関する手間を大きく削減できます。受発注の量が多いほど、さらに業務効率化の効果を高めるに違いありません。
日々煩雑な作業をこなしている中で、作業中のミスを無くすことは現実的ではなく、EDIの活用はそれらの煩わしい業務の流れを不要にし、自社に確かなメリットをもたらしてくれるでしょう。
EDIを導入するメリット・デメリット
EDIを導入するメリットとデメリットについて解説します。
EDIを導入するメリット
EDIを導入するメリットは、第1に「取引業務の手間やコストの削減」ができることです。EDIを導入すると契約書や発注書などの帳票をインターネット上で送受信できるので、わざわざ印刷して郵送する手間やコストを大幅に削減可能です。
また、EDIの使用で専用の回線やインターネットでの情報の送受信が可能となるので、情報の手入力が不要になります。そのため今まで業務上の細かいミスが散見されたならば、そのようなミスの削減や人件費・印刷費などのコストの削減を実現できるでしょう。さらに大量な書類の事務処理も短い時間で行えるので、業務を効率的にこなすことができます。
第2に「業務のスピードアップ」です。EDIを導入することで、発注者が注文データを入力するとそのまま受注者に受領され登録されます。今までの商取引での流れで必要だった注文書や納品書などの作成や送受信、受注時の受付業務等の作業が必要なくなるのです。
第3に「ビジネスチャンスの拡大」です。EDIを導入することで、今まで取引できていなかった企業と新たに契約を結ぶことができるでしょう。企業の中には、EDI導入を条件とする企業もあるので、導入することでビジネスの幅を拡大できるに違いありません。
また、EDIを導入すれば業務を効率化し、それらを管理する時間も大幅に削減できます。その結果、削減した分の時間を新たに創出したビジネスにシフトし、集中させることが実現します。その状況を作り上げられれば、生産性が上昇し大きな売り上げの向上に繋がるのです。
EDIを導入するデメリット
一方、EDIを導入するデメリットは、第1に「発注側も受注側も互換性のあるEDIを導入する必要がある」ことです。EDIは企業間の取引を効率的に行うシステムです。したがって、相互にEDIを導入することが全ての前提となり、自社を含めた取引を行う関連企業には、EDIを導入してもらわなければなりません。共同での導入が必要ということから、さまざまな取引先に普及することが難しいのがデメリットといえるでしょう。
もし企業と取引を検討しているならば、しっかりとEDIを導入しているか、また導入してくれるかを確認しましょう。
第2に「取引量が少ないとコストがかかる」ことです。EDIは導入するために大きくコストがかかり、その導入分の利益を上げなければ相対的に重いコストがかかり続けることになります。
それを防ぐためには、「自社がどれくらいの企業と取引を行い、それによる利益はどのくらいなのか」、「EDIを導入してどのくらいコストを削減できるのか」などを詳細に確認し、導入を検討する必要があります。
EDIの種類
EDIの種類には、「個別EDI」と「標準EDI」と「業界VAN」の3種類があります。
自由度が高いことが特徴な個別EDI
「個別EDI」とは、取引先の企業ごとに個別の通信形式や識別コードを決定することです。取引先ごとに個別のルールを設定する必要もあります。例えば自社の取引先の数が少ない場合だと、少ないEDI規格の仕様で運用できるので取り扱いやすいでしょう。また企業間で細かいルールを決められるので自由度が高いことが特色です。
しかし個別EDIは、それぞれ個別のEDI変換システムを準備する必要があるため、多くの取引先への活用が難しくなるというデメリットもあります。
同じ規格の多数の企業と取引できる標準EDI
「標準EDI」とは、標準化されたフォーマットが搭載されたEDIで複数の取引先と同時に利用することが可能なEDIです。標準の規格と自社のシステムを連携させる変換システムを準備するだけで、同じ規格を使用する多数の企業と取引ができるようになります。主なシステムには、「流通BMS」や「中小企業EDI」があります。
標準EDIは多くの異なる企業と同時に取引を行えるため、自社の取引先の数が広範に及ぶ場合には、とても有効的に違いありません。ところが多くの企業と取引が行えるメリットがある一方、取引量が少ないとコストが余計にかかりデメリットとなる恐れもあります。
特定の業界に特化した業界VAN
「業界VAN」とは、標準EDIの1つで取引先コードや商品コードを特定の業界に特化させた形式のEDIです。ネットワーク技術を用いて業界を超えた連携を実現したEDIで、VANを利用している全ての取引先と繋がれます。
「業界VAN」を使用すると取引可能な企業数は減るのですが、各種コードが標準化されているので使い勝手が良いという利点があります。また「業界VAN」には、酒類VANや家庭用品業界VANなど多数の種類があり、自社の業務環境や対策を取るべき課題などに適合したものを導入しましょう。
おすすめのEDIシステム
このように、取引の能率を飛躍的に上げるEDIですが、その力を最大限に発揮できるおすすめのEDIをご紹介します。
企業間の取引に特化した「MCS」
第1に株式会社東計電算が開発したEDIの「MCS」です。企業間の取引に特化したEDIで、受注や発注などのデータ交換業務の効率向上や外部システムにおけるセキュリティの向上を実現します。またEDIシステムのみならず、異なるシステム同士でもデータ連携に縛られることなくデータの交換を行えます。
高いシェア率を誇る「NI＋C EDIシリーズ」
第2に日本情報通信株式会社が提供している「NI＋C EDIシリーズ」です。8,000サイト以上の接続実績があり、市場では非常に高いシェア率を保持しています。また、5つのサービスを展開し、流通や製造業など様々な業界で取り扱われています。
「NI＋C EDIシリーズ」はシリーズパッケージの組み合わせで、取引先の回線毎にデータ情報を変換し、通信スタイルの違いを吸収することや取引先の通信環境をスリム化します。さらに新旧の通信回線に幅広く対応していることから、取引先とのEDI環境の最適化を実現するに違いありません。
EDIシステムを選ぶときのポイント
それではEDIを選ぶときのポイントを2つ見ていきましょう。
費用対効果を発揮できる体制なのかを確認する
第1にEDIを使用した際にきちんと「費用対効果を発揮できる体制なのかを確認すること」が必要です。確かにEDIを使用すると様々な文書をデータ化でき、帳票作成や送付など業務の一連を簡素化できるでしょう。
しかし、EDIの導入費用は決して安価ではありません。またこの簡素化のメリットは受発注する取引の会社数が多い場合に大きくなり、逆に少ないと導入費用に見合うような費用対効果を得られないかもしれません。
そのためには、自社の取引数を考えてEDIを導入することで減少するコストと導入費用を比較しましょう。そして、業務負担が顕著に軽減できる見通しがある場合に導入を検討すべきかもしれません。
自社と取引先が双方適合しているEDIなのかを確認する
第2に「自社と取引先が双方適合しているEDIなのかを確認すること」が大切です。EDIを導入する時は、自社で専用回線環境を整える必要があります。しかし、取引先がEDIを導入していたとしても適合する規格でなければ、連携を取ることはできません。
したがって、取引先がどのようなEDIを導入しているかを確認し、通信形式や規格を取引先に合わせた形態での利用が必要です。自社の業務体制に沿った導入だけでなく、他方でも適合が必要になので注意しましょう。
さて今回は、劇的に業務効率を改善するEDIについてお伝えしました。それではここで今回の内容を振り返りましょう。
- EDIとは、電子データ交換という意味で、企業同士で業務上の契約を結んだ際、作成する契約書や納品書などの送付や受付を独自の回線やインターネットを用いて行うシステムのこと
- EDIを導入するメリットは、「取引業務の手間やコストの削減」ができることと「業務のスピードアップ」
- EDIの種類には、「個別EDI」と「標準EDI」と「業界VAN」の3種類がある
- おすすめのEDIは、「MCS」、「NI＋C EDIシリーズ」
- EDIを選ぶときのポイントは、「EDIを使用した際きちんと費用対効果を発揮できる体制なのかを確認すること」と「自社と取引先が双方適合しているEDIなのかを確認すること」
EDIを導入することで取引の際に用いられる納品書や請求書などの帳票をデータ化でき、作成や送付などの手間を大幅に削減可能です。情報の手入力が不要になることから、作業中のミスを無くし煩わしい業務を削減することで、自社の業務効率の向上に寄与するに違いありません。
EDIには、多数の種類があることから自社の業務環境や解決すべき課題に適合したものを選定する必要があります。EDIの導入で取引先との円滑な関係を築き、より大きな信用を勝ち取りましょう。当メディア（AIZINE）の運営会社のお多福ラボでも、このようなEDIシステムの導入の相談を行っています。興味がある方は、まず以下からご相談ください。
