企業間のやりとりにおける受発注業務は、従来だと電話やFAXが主体でしたよね。しかし、そんな受発注もが、近年デジタル化が進みました。
そのデジタル化の流れで、特に有名なEDIというシステムがあります。このEDIでできる代表的な業務は受注、発注、出荷、納品、請求、支払いまでと言ったように幅広く、そして重要な業務が挙げられます。
EDIを取り入れることで各種の大量に発生していた業務を簡易化、人為的ミスの減少、ペーパーレス化など多くのメリットを見いだせるでしょう。そのような多くのメリットがあるEDIシステムは、今や簡単に活用できるのだとか。これからの時代は、EDIを使って受発注をデジタル化をしましょう。
そこで今回は、EDIとは何なのかから活用方法まで詳しく解説します。
EDIとは
EDIとはElectronic Data Interchangeの略で、企業間の電子的データ交換を意味します。さらに詳しく解説すると、EDIは企業間における受注・発注、出荷・納品、請求・支払いなど、企業活動における非常に重要な業務をオンラインシステム上で、全て簡易に行うことです。
EDIは各種取引のやりとりを簡易化、もしくは削減できるので、そのやりとりが大量に発生するほど効果が期待できます。例えば、受発注、出荷、納品などの処理を紙伝票や電話・FAXで行うとすると、莫大な手間やコストが実は発生しています。そして、それは双方の負担としてのしかかるでしょう。
そんな負担を削減できるのが、今回解説するEDI。オンライン上で処理できることにより、まずはペーパーレス化が図れます。また従来のメールやFAXのやり取りをオンライン上のシステムで簡易に処理できるので、より正確なデータ管理、そして業務の効率化を図ることができます。
EDIの種類
そんな便利なEDIですが、いくつか種類があります。代表的な種類を解説しましょう。
個別EDI
取引先ごとに通信を行う形式のEDIシステムを指します。取引先ごとにルールを設定できるので、取引先にあったカスタマイズできるのが魅力的でしょう。その反面、多くの得意先との取引をしていると逆に手間がかかってしまうというデメリットがあります。
標準EDI
標準EDIとは、異なる企業間でのデータ交換形式や規格を標準化したEDIのこと。同一規格で複数の企業とやりとりを行うことが可能です。自由性は少ないですが、多くの取引先と利用できるのはメリットと言えるでしょう。
業界VAN（標準EDI）
それぞれの業界に特化した業界VANと言うネットサービスで、標準EDIの中の1種類です。業界VANとはパケット通信等のネットワーク技術を用いて異機種間接続を可能とする業界のネットワークです。
この業界VANを使うことで、取引できる企業数は減りますが、業界共通の商品コードや取引コードも標準化されているため、非常に使いやすいという特徴があります。この業界VANを使うことで同じ業界の多くの企業と接続できるというポイントがメリットと言えるでしょう。
EDIとEOSの違い
EDIの中に、EOSというシステムがあります。EOSとはElectronic Ordering Systemの略で電子発注システムを意味します。
EOSはEDIの仕組みを使い、発注に関する業務を自動化できます。主にスーパーマーケットのような環境下で発注・仕入・請求、支払いの一連業務をコンピュータで管理することが多いです。
EOSを使えば店舗などの端末からネットワークを通じ本社のコンピュータで発注できるので、わざわざ本社の事務員への発注依頼をしなくて良くなるのだとか。つまり、業務効率化、そして作業時間の短縮も期待できます。
今、話題になっているWeb-EDIとは
Web-EDIとは、インターネット回線を利用した新しいEDIのこと。インターネット技術の発展により、このWeb-EDIは徐々にその普及率を上げています。Web-EDIの特徴は、以下のような点があります。
インターネット回線を使っている
Web-EDIはインターネット回線を使い、ブラウザを利用して手軽に使うことができるEDIシステムです。インターネット環境があれば、どこでもスピーディーにWeb-EDIを導入できることが特徴です。
設置が面倒なサーバーも一から用意しなくて良いので、Web-EDIは簡単かつ低コストなサービスでしょう。
Web-EDIは標準化されていない
Web-EDIはまだまだ社会的に標準化されていないシステムです。従来から流れている通常の一般回線を利用したEDIシステムの方がまだまだ利用されています。
しかし、2024年には一般回線でのEDIが利用できなくなる流れの為、このWeb-EDIに流れていくことが予想され、今後さらなる注目を集めるでしょう。
EDIを有効活用できる場面
EDIを有効活用できる場面はたくさんあります。その活躍できる場面を解説しましょう。
納品指定、少量発注などの雑務
人間の手によって行われていた業務の多くは自動化できます。特にWeb-EDIは高速な通信取引ができる特徴もあるので、業務改善が期待できます。
EDIはデータを自動で処理してくれるため、ヒューマンエラーもなく、時間削減ができ魅力満載です。
発注書や納品書の資料が膨大にある場合
EDIを導入することで、日々の業務の中で請求書の送付のために郵送代、また書類作成における印刷代、データ管理といった様々な業務に伴う書類の印刷などのコスト削減につながります。
またデータ管理においても紙ベースの管理だと、例えば2年前の発注書を用意するのに、倉庫へ行って、わざわざ過去にさかのぼった資料を探してこなければなりません。その点、EDIシステムであればデータ状で履歴を簡易に探し出すことができるので、探す時間さえも省くことができるでしょう。
EDIを使うときの注意点
そんな便利なEDIですが、もちろん使用する時には注意点があります。その注意点について解説します。
得意先にEDIシステムを導入してもらうメリットを感じてもらう
企業間取引が少ない企業は逆にコストがかかる可能性があるので注意が必要です。このような場合は費用対効果を確認しましょう。
また、企業間のEDIの導入においてシステム導入の買い手側が握っていることが多いです。その場合は売り手側が相手のシステムに合わせる形になることが多く、企業間の力関係の影響が及びぶ可能性もあるので、うまく相手にメリットを感じさせるようにしましょう。
固定電話回線のEDIシステムを利用せずWeb-EDIにすること
EDIは1970年から存在するシステムで、そのころからあるEDIはほとんどが固定電話回線となります。この固定回線は2024年には廃止される話があるため、全てWeb-EDIとなるでしょう。導入がまだの得意先はWeb-EDIを導入しましょう。
弊社（お多福ラボ）では、EDIの導入サポートを行っています。気になる方はまずこちらからお問い合わせください。
さて今回は、これからの時代に注目が集まるであろう発注業務のデジタル化EDIとは何なのかから活用方法まで詳しく解説しました。
それでは内容を振り返りましょう。
- EDIとは企業間における受注・発注、出荷・納品、請求・支払いという、企業活動における非常に重要な業務をオンラインシステム上で、全て簡易に行える
- EDIの種類には、個別EDI、標準EDI、システム業界VAN（標準EDI）がある
- EOSはEDIの仕組みを使い主にスーパーマーケットのような環境下で発注・仕入・請求、支払いの一連業務をコンピュータで管理するシステム
- Web-EDIはインターネット回線を利用した新しいEDI
- EDIを有効活用できる場面は、納品指定、少量発注などの雑務、発注書や納品書の資料が膨大にある場合がある
- EDIを使うときの注意点として、得意先にEDIシステムを導入してもらうメリットを感じてもらう、固定電話回線のEDIシステムを利用せずWeb-EDIにすることがある
EDIは企業活動で必ず発生する業務の負担を削減、または改善する非常に便利なツールです。このツールは取引先と協働して使うことができ、その輪が広がれば多くの企業でその便利さを感じることができるでしょう。
業務改善は将来的な人材不足や、より効率のより企業活動を行うには不可欠です。そう考えるとますますEDIの需要は高まるに違いありません。
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