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工場もオフィスでも使える!改善提案の事例と成功のポイントとは

工場もオフィスでも使える!改善提案の事例と成功のポイントとは

昨今の激しい経済競争のなか、企業が生き残るために必要なことは現状維持を続けるだけではなく、日々新しく成長していくことに他なりません。そのなかで、業務改善や業績アップのために改善提案を積極的に取り入れている事例も少なくないですよね。改善提案は現状打破し、新しく成長するためのひとつの有効な手段であり、積極的に活用している企業も少なくないのだとか。

しかしながら、ただやみくもに改善提案を推進するだけではあまり効果がなく、どのように取り入れるか、なにが要求されるのか、ポイントはどのようなものか確認する必要があります。また、改善提案のアイディアを出す側にとっても、他の企業の事例はとても参考になるに違いありません。

そこで今回は、改善提案を効率的に進めるに当たって、先行する改善提案の事例を紹介し、改善提案にはどのようなポイントがあるのか紹介しましょう。まずは、改善提案とはどのようなものであるのか、についてです。

改善提案とは、具体的にどんなことを行うのか

現場のイメージ
改善提案とは、その名の通り業務や作業において不都合な点や問題となる点、ボトルネックとなる点を掘り起こし、改善案を提案することです。改善提案はいわゆる大規模な事業改革、経営改革、コンサルタントの導入と一緒ではありません。改善提案で求められているのは、トップダウン型ではなく、ボトムアップ型の業務改善です。
改善提案では現場で働く社員や管理者の目線から、現場レベルで改善点を吸い上げ、実際すでに生じている問題を潰していくことになります。言い換えれば現場の声を聞く、ということ。実際に、改善提案として良い事例は上手くボトムアップできている場合がほとんどです。

改善提案を実際にどのようにおこなっているかというと、社員が自発的に提案できるように社内の雰囲気を変えたり、企業が指示して社員に提案させたりするケースが多数となっています。では、改善提案は実際にどのような方法でおこなえば良いのか、コツはあるのか気になりますよね。続いて改善提案の方法やコツについて解説します。

改善提案を行う方法・コツ

書類のイメージ
改善提案は多くの場合、業務提案書の提出によっておこなわれます。業務提案書に記載する内容は現状報告、課題や問題点、具体的な改善方法、コスト、時間、改善作業の問題点、などがあります。記載する提案書は紙の場合もあれば、電子書類である場合もあり、事業規模や方針、予算に応じてさまざま。そのため、通常の提案書を書くような形式で書きましょう。

改善提案をおこなうためのコツは、QCDを意識することがあげられます。QはQuality(質)のQで、課題や問題点の改善がどのような質の向上、あるいは維持をもたらすのか考えることです。CはCost(コスト)のC、DはDelivery(納期)のDで、課題や問題点を改善することでコストがどれだけ抑えられ、業務遂行にかかる時間がどれだけ減少するかを考えることになります。

もちろんQCDすべてを意識することは難しいですが、少しでもQCDを意識すれば良い改善提案書が書けるでしょう。とはいえ、良い改善提案をするために、より具体的な事例が知りたいですよね。次から改善提案をおこなった事例を紹介します。

改善提案を行った事例:株式会社一ノ蔵

時間のイメージ
株式会社一ノ蔵は酒造メーカーで、2000年問題への対応をきっかけに勤務時間が増加し、そのまま長時間労働が根付いてしまったという問題を抱えていました。加えて、業務が多いため有給休暇取得率の全体的な底上げが上手くいかないという問題も。

これらを改善するために、株式会社一ノ蔵では残業をしない風土づくりに挑戦しました。具体的には退勤時のあいさつを「お先に失礼します」から「お疲れ様です」に変えて後ろめたさを減らす、管理職や経営陣による業務配分の管理を徹底する、残業を申告制にする、ノー残業デーを設ける、などです。また、有給休暇取得に当たっては、計画的に取得することの推進や、有給休暇取得率の低い部門に対する改善命令、部門ごとの業務量の洗い出し、ジョブローテーションの導入により業務改善を図りました。

結果として、17時になったら退勤するのが当たり前という風土がつき、残業時間の減少や有給休暇取得率の向上が見られました。このような株式会社一ノ蔵の取り組みは改善提案が上手くいった事例のひとつといえますよね。

次に紹介する改善提案の事例は株式会社富士薬品です。

改善提案を行った事例:株式会社富士薬品

マニュアルのイメージ
株式会社富士薬品でおこなわれた改善提案の事例は、マニュアル実装や整備に関するものです。株式会社富士薬品では当時約530種類という膨大なマニュアルが存在し、そのうえすべて紙というえげつない状態でした。当然ながらマニュアルを使うのは非常に不便であり、さらに検索性が悪く、どこにあるのかわからない、という無駄だらけの状態が続いていました。

マニュアルは使われてはじめて威力を発揮するものであり、作って放置では意味がありませんよね。そこで株式会社富士薬品はマニュアルのクラウド化を進め、検索性や作りやすさの向上、ペーパーレスの推進を図りました。結果的にマニュアルの使いやすさが向上しただけでなく、労務費や資材費など年間約2000万円のコストカットも実現するなど、多くの業務改善へとつながったとのこと。

みなさんの身近なところでも、紙のマニュアルがあふれかえっているかもしれません。このマニュアル周りの改善提案してみることも、株式会社富士薬品の事例から考えると悪くないでしょう。

3番目に紹介するのは株式会社喜多村の取り組みです。

改善提案を行った事例:株式会社喜多村

棚のイメージ
株式会社喜多村は受託粉砕やフッ素樹脂潤滑用添加剤の製造業務などをおこなっている企業です。株式会社喜多村では5S(整理・整頓・清掃・清潔・躾)活動を推進し、さまざまな改善提案の事例があります。

例えば、ホーローと呼ばれる工具が、これまではばらばらなサイズのものがひとつのケースに混在していたのを、サイズ毎に保管するようにしました。他にも配車依頼書が他の書類と同じように保管され、扱いづらいことから専用の棚を購入して保管するようにしたところ、探しやすくなりました。

株式会社喜多村の改善提案の事例は、前述の2つの企業に比べて小規模なものに感じるかもしれません。しかし、改善提案とはボトムアップ型に社員の身近な課題や問題点から始まります。些細なことだからとあなどることなく、些細なストレスや非効率を改善するために改善提案は必要で。それを考えると、株式会社喜多村は良い事例のひとつでしょう。

ここまで、改善提案の事例を紹介しました。最後に改善提案をおこなうにあたってポイントとなる事項を紹介します。

改善提案を行う時のポイント

アイディアを出すイメージ
改善提案をおこなうにあたって、悩ましいポイントはネタ探しですよね。改善提案といわれるとハードルが高く感じ、なにか企業全体をひっくり返すようなことを提案しなければならないのでは、かっこいいことをいわなければならないのでは、と力んでしまいがちです。

先ほどの株式会社喜多村の改善提案の事例でも触れたように、改善提案はボトムアップ型でおこなわれ、社員の身近なところで見つかる課題や問題点が求められています。そのため、まずは積極的に提案することが大切。例えば、普段業務を行っていて「無駄だな」「この作業は意味あるのかな」と感じることがあれば、積極的に改善提案しましょう。

また課題や問題点が見つかったら、改善方法を考えるのもポイントのひとつです。改善方法で真っ先に考えると良いのが、「○○をなくす、減らす」という考えで、なくしたり減らしたりして解決すれば、これほど簡単なことはありません。その後、課題や問題となっている業務を細分化することや、新たな制度やシステムを導入するということを検討する、という解決案が見えてくるに違いありません。

まとめ
さて、今回は改善提案を効率的に進めるに当たって、先行する改善提案の事例を紹介し、改善提案にはどのようなポイントがあるのか紹介しました。改善提案とは、業務や作業において不都合な点や問題となる点をボトムアップ型に見つけ出し、改善案を提案することでした。

今回紹介した改善提案をおこなった事例は次の3つになります。

  • 株式会社一ノ蔵:長時間化していた勤務時間の削減や有給休暇取得率の底上げ
  • 株式会社富士薬品:マニュアルを電子化することによる使い勝手の向上やコスト削減
  • 株式会社喜多村:5S(整理・整頓・清掃・清潔・躾)活動を推進し、工具の整理や書類の保管方法の改善など身近な問題を改善

改善提案におけるネタ探しのポイントは身近なところでの気づきで、無駄や無意味と思っていることはどんどん改善提案しましょう。また、改善方法を考える際は、まずは、なくす・減らす、を検討し、その後に新規システムの導入などを検討するのがポイントです。

改善提案は企業が生き残るにあたって間違いなく必要になります。今日からどんどん提案を始めましょう。

ところで、当メディア(AIZINE)の運営会社であるお多福ラボでも、AI(人工知能)をはじめとした業務改善の提案をいたします。少しでも業務効率化をお考えの方は、まずご相談ください。

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