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業務効率化のヒントになる!すぐに取り組めそうな成功事例6選

業務のイメージ

「業務効率化」という言葉を最近よく耳にしますよね。特にwithコロナの時代に突入し、在宅勤務やサテライトオフィスなど多様な働き方が求められるようになってからその機会も増えたのではないでしょうか。

しかし「業務効率化」と言われても「何から手を付ければわからない」「なんだか難しいものなのではないか?」「具体的な事例がないとイメージができない」と考えている方もいらっしゃるでしょう。

実は「業務効率化」の事例・手段たくさんあり、そんなに難しいものではありません。

現在ではすぐに取り組めるものも多く存在します。テレビCMでも様々なサービスが手軽さをアピールしていますよね。最近はサービスの種類もどんどん増えてきています。

今回は数ある業務効率化の手段の中で、いくつかの事例についてお伝えしましょう。

業務効率化のメリットとは

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まず業務効率化とは、仕事に存在する「無理」「無駄」「ムラ」を省くことで人や時間のコストを最適化すること。

得られる恩恵はいくつかあります。

第一に「時間ができること」が挙げられるでしょう。

「無駄」な業務がなくなるので、当然のことです。

その次に「業務の正確性」

これまで俗人的だった仕事を、ツールを使うことで効率化しますので、正確かつ均一化も図れます。

また「社員のエンゲージメントを高めること」へも繋がります。

業務の切迫度が解消されたり、無駄だと感じていた業務がなくなったりすることで、従業員に「余裕」が生まれますよね。

その「余裕」から社員同士でのコミュニケーションも活発に職場雰囲気が良くなることで、最終的に会社に対しての信頼も篤くなる、という正の循環が生まれることもあるでしょう。

業務効率化の成功事例その1:Web会議

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業務効率化の事例として、Web会議は導入している企業も多いかもしれません。導入コストも安く、条件によっては無料で利用できるサービスもあります。

有力なツールとしては「ZOOM」「TEAMS」「Skype」など。

Web会議ができると、パソコンさえあればどこでも打ち合わせに参加可能ですので、移動時間が削減でき、スケジュール調整も格段に楽になります。

これまで会議に合わせてアポイントなどを調整していた方も多いのではないでしょうか。

また、資料の共有や同時並行で修正も可能で、録音の機能もあります。これによって資料の事前準備や打ち合わせ後の議事録などの周辺雑務も解消が可能です。
しかし、通信環境や大人数での打ち合わせだと音声が途切れたり、遠隔だからこそ議論への参加タイミングが難しかったりとデメリットもあるでしょう。

これらデメリットは、環境整備と会議のアジェンダ設定で解消ができる部分もありますし、ツールの品質もあがり改善されています。

ある企業では、会議の開催日や場所の制約で開催のタイミングが限られたり、また情報の共有が難しいという課題を抱えていました。しかし、Web会議を導入することで、場所や日程の制約に縛られず柔軟に会議を開催できるようになりコミュニケーションが増えました。

業務効率化の成功事例その2:ヘルプデスクのボット化

チャットのイメージ

ところで「無駄」な業務時間として、社内ルールの確認やPC等インフラのトラブル解消が挙げられますよね。

業務中に不意なタイミングで時間を取られた経験がある方もいるのではないでしょうか。

上記は質問する側にとっても時間の無駄ですし、同様の問い合わせを何十件と受ける社内のヘルプデスク担当にとってもうんざりする事象です。

しかし業務効率化のため無駄を解消する事例として、ヘルプデスクのボット化があります。

このボット化をヘルプデスク導入することで工数の削減もでき、レスポンスもオンタイムで行えるため、社員のストレス軽減にも良い効果を与えることができるのです。
また、学習機能を搭載しているものもあり、問い合わせの数が多ければ多いほど、ボットの精度も良くなるという好循環ももたらされます。

具体的な事例として、ある企業ではヘルプデスクへ寄せられる質問をFAQマニュアルに整理したり、社内発信をしていましたが、似た質問が一向になくなりませんでした。

チャットボット化を導入することでピーク時の10分の1まで問い合わせ数が減少し、業務効率が向上しました。

無駄の削減において優先順位を高く検討してもよい事例かもしれません。

業務効率化の成功事例その3:タスク管理ツールの導入

タスクのイメージ

それでは今度はタスク管理の成功事例をお伝えしましょう。

業務において複数の部署とチームを組んでプロジェクトにあたる働き方をされている方も多いですよね。その際に活躍する業務効率化を可能とする事例がタスク管理ツール。

タスク管理ツールができることはプロジェクトの「可視化」であり、進捗状況やメンバーのステータスを一目で見ることが可能です。また、当事者以外も状態把握ができることで、「漏れ」が少なくなります。

リモートワークが実施されている現代ではメンバー状況やタスクが把握しにくい問題がありました。ですからこのタスク管理ツールはありがたいツールです。

ある企業ではメールでのタスク管理を行っており、管理物量が限界に達していました。そこでタスク管理ツールを導入することで、メールによるタスク管理を脱却。業務フローの整理と不必要なコミュニケーションコストの削減に成功しました。アカウント数も100→2000へ急増するなど、社内へも浸透しています。

こちらも無料サービスやお試し無料期間があり、サービス提供会社も豊富です。手軽に自分たちに合うツールを探すことができますので、UIが合わないなどあればどんどん試していきましょう。

業務効率化の成功事例その4:RPAツールの導入

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RPAとは、ロボティックプロセスオートメーション(Robotic Process Automation)のことで、今まで手作業でおこなっていた仕事を自動化できるツールです。

まさに「無駄」を省く観点での業務効率化の事例として、最高のツールの一つと言ってもいいでしょう。

データ入力やダイレクトメール送付など定型的な業務を切り離すことができますし、機械学習機能が搭載されているツールであれば、業務精度もどんどん向上していきます。人が行うより、早く、正確に業務遂行をしてくれるでしょう。

また、無駄を省く以外のメリットとして、多くの方が感じていたであろう、「なんで今こんなことをやっているんだ…」といった心理的負荷から解消されるのも大きいですよね。

導入段階での設定は手間がかかりますが、その労力を差し引いても業務効率化へ大きく寄与するツールと言えるでしょう。

ある企業ではこれまでベテラン社員の俗人的な知見に頼っていた業務に対してRPAツールを導入することで、20部門、2万時間もの作業自動化に成功しています。これは同社専門職の業務の6割〜7割に相当します。

業務効率化の成功事例その5:ペーパーレス化

ペーパーレスのイメージ

ペーパーレス化とは文字通り契約書、申請書や資料などをデータ化して管理して、紙の使用を極力増やさないようにすることです。
このことにより、資料検索や保管スペースの検討、印鑑取得の手間などを削減することができます。

菅政権では庁内申請においても脱ハンコを進めており、国としてもペーパレス化は推進したい事柄になっています。

時間ができることに加えて、必要な時以外に印刷をしませんので、人為的な資料漏洩リスクを抑える効果も期待ができるでしょう。

昨今は個人情報の取り扱いにより厳しくなっていますので、時流に即した変化であるとも言えますよね。

ペーパーレス化推進に当たってはファイル共有システムや電子決済サービスが数多く登場しています。また、既存の紙媒体資料についてもPDF化を手伝ってくれるサービスもあり、会社のマンパワーのみで進めなくても大丈夫です。
また、業務効率化の観点に加えて、この事例は紙を必要以上に使わないということから、環境面にも配慮ができた企業になれたとも。
もちろんペーパーレス化の取り組みのみではありませんが、現在世界的に注目されているSDGsの観点においても手始めに着手してもよいかもしれません。
金融機関や投資家もESG投資を重要視しており、業績面へも寄与も期待ができます。
具体的な業務効率化の事例としては、情報セキュリティーに問題があったり、紙が多すぎて業務がスムーズにいかない買ったりと課題があった企業が、ペーパーレス化を行いました。共有キャビネットの約70%、個人キャビネットの約60%を削減すること、会議の目的及びルールを明確化し、ペーパーレス化。結果としてリスクの最小化と会議の効率性向上、議事録作成の徹底がなされます。

業務効率化の成功事例その6:チャットツールの導入

チャットのイメージ

最後の紹介するのはチャットツール。

これもリモートワークが主流となりつつある今の世の中では必須ともいえるものですよね。

リモート、在宅ワークの大きな課題に「コミュニケーション不足」が挙げられます。物理的な距離があると、気軽に相談をしたり、雑談ができなくなったり。実際にメンタルに不調をきたす人も一定数いるので、ケアが必要です。
しかしチャットツールを使えば、目的別でスレッドを立てて業務と雑談で区別してコミュニケーションを取ったり、メールの堅い文章も不要なので気軽にやり取りができます。

ちょっとした不明点の解消やプロジェクトごとでの密なやり取りなど、業務効率化へも効果的ですよね。

こちらも導入は簡単で金額も無料から有料まで用意されています。社員全員が使う習慣をつけることさえできれば、有用なツールです。

ある企業の事例ではメールの量と2時間におよぶ長時間の会議が業務効率化に際して課題となっていました。そこで、チャットツールを導入することで、メールを探す手間を削減し、特定の目的を持ったチャットルームの活用することで会議の時間も半分の時間にすることができました。

 

業務効率化のイメージ

今回は業務効率化の事例についてご紹介しました。ご自身の業務が便利になるイメージが湧いてきましたよね。

業務効率化といっても様々な事例が存在し、それぞれのビジネスプロセスに作用するものがありますので、一度にすべて導入するのは難しいでしょう。

このような環境の変化は一緒に働く方たちの共通認識がとても大切ですので、手軽に取り組めそうなものから少しずつ実践していき、周囲の意見や反応を見ながら導入していくことがおすすめです。

新型コロナという大きなきっかけによって、働き方やそれに伴うサービスも早いスピードで進化をしています。

今の最新技術は数年後には当たり前のものとなっていることも考えると、積極的に取り入れて、環境に順応していくのが良いですよね。

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