最近では、業務効率化の動きが各企業で積極的に推進されていますよね。今や日本では、重要課題としてメディアでも大きく取り上げられている「働き方改革」に対する関心が、日ごとに高まってきている中、その人手不足や長時間労働などを回避する必要が出てきました。その解決策としてRPAがあり、各民間企業や自治体などが導入に踏み込んだり、検討を始めたり、まさに話題の中心になっているのです。
業務改善を目指す企業にとって、どの業務プロセスに課題があり、その課題を解決する手段として、RPAがどう役立つのか、知りたいでしょう。RPAの基本的な仕組みを理解することによって、労働生産性が確実に向上し、企業としての利益の最大化が見込める可能性があります。この記事を読んで、ぜひ業務効率化の一環として利用しましょう。
それでは今回は、RPAを導入するなら知っておくべきポイントについてお伝えします。
RPAとは
RPAは、「Robotic Process Automation(ロボティック・プロセス・オートメーション)」の略で仮想知的労働者（デジタルレイバー）とも呼ばれています。
RPAとは、人の代替として仕事をこなす事務作業用のロボットのことです。パソコン上の作業手順をソフトウェアロボットに記憶させることで、これまで手作業で行ってきた定型業務を自動化させる仕組みのことです。
RPAの大きな特徴として、プログラミングの言語を知らなくても、業務の自動化が行えるという点です。業務内容を覚えさせる専門的なプログラミングの知識は必要ないので、短期間のうちに導入できるというのが魅力的ですよね。
RPAは、ルールに従った定型業務や繰り返し処理される作業に適しています。例えば①請求書や経費の処理②運用レポート、社内報告書など定形レポートの作成作業、およびメールでの送付、③具体的に特定の情報を時間など取り決め取得、データを入力する作業など、他にも手順が決まっている単純な定型業務に向いています。本来の業務プロセスの時間を短縮でき、残業時間を抑制したりするのにつながるでしょう。
また人間が画面で行う作業と同じ処理を記憶されることによって、手作業による入力ミスや手順のあやまりなど、意図しないけれどもちょっとした不注意で起きうる人為的ミスを減らすこともできます。このため、RPAは働く環境での頼りになる強い味方になり、企業の仕事の品質の向上に繋がります。
※ RPAについてさらに詳しく知りたい方はこちらをご覧ください
RPAとVBA、マクロの違い
RPAとよく比較されるものにVBA（Visual Basic for Applications）がありますが、VBAはRPAのようなツールや機能ではなく、マクロを実現させるためのプログラム言語のことです。
もちろん、RPAツールとExcelマクロができることは、「パソコン上の定型作業を自動化する」という点でとても似ていますよね。しかしRPAとVBA（マクロ）の違いは、対応できる領域です。マクロはプログラミング言語のVBAを扱えるスキルが必要なので、使えるアプリケーションがExcelやMicrosoftのOffice系ソフトに限られています。それに比べて、RPAはソフトウェアに関しては制限がなく、あらゆる動きを自動化できます。従って、RPAの業務自動化の範囲の方がマクロに比べて圧倒的に広いです。
また、マクロに「条件分岐」や「繰り返し」をするような処理をさせ構築させるためには、VBAの習得が必須になっています。RPAは、基本的にプログラム言語ができなくても専門的な知識がなくても様々なアプリケーションと連携でき、大量のデータを扱える点で多くの領域での利活用ができるという特徴があるので、そこが大きな違いでしょう。
RPAが求められるようになった背景
RPAがもとめられるようになったのは、労働人口減少という課題を抱えている企業の業務効率化に役立つとして注目されているからです。
日本では、少子高齢化が深刻な社会問題となっています。労働者人口が加速度的に減少していく少子高齢化では、労働力不足解消のための長時間労働の深刻さが懸念されています。そんな流れの中、2015年あたりから業務効率化の意識の高い海外で注目され始めたRPAが、2016年後半から日本で急速に拡大するようになりました。
そして、ここ数年さらに各企業や自治体がRPAの導入に力を注いできた背景には、2018年6月に成立され、2019年4月から施行され始めた「働き方改革関連法案」の影響があります。この「働き方改革」とは、少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少、育児や介護との両立など、働く方にとってのニーズの多様化など、わが国が直面している問題を解決し、働く方に置かれたそれぞれの事情に合わせて、多様な働き方が選択できる社会を実現しようというものです。
RPAでできること、できないこと
RPAがどんな作業でも万能というわけではないので、RPAを導入するにあたり、RPAができること、できないことを良く知っておくことが重要です。
RPAでできること
RPAができることは、以下のような点があります。
手順が決まっている単純な定型業務
例えば毎週行っているデータ入力・集計などは細々としていますが、手間がかかりますよね。RPAはこのようななデータ入力や書類作成などを自動化します。これによって、作業時間やコストが大幅に削減されるでしょう。
特定のルールに基づく情報収集や分析
RPAは決まった時間が手順での作業を自動化できるだけでなく、特定のルールに基づく情報収集ができます。例えば既に記載されている会社名からオフィシャルサイトにアクセスし、必要な情報を自動的に取得できる。問い合わせを受けたと同時に会社のデータを取得し、問い合わせ内容に詳細情報を添えて担当者に提示する作業を自動化できます。これにより、見落としや入力ミスなど軽減されるほか、戦力的な立案に充てる時間を増やせるに違いありません。
電話やメール対応のサポート業務
例えば電話がかかってきたときに「担当者は誰か」「得意先かどうか」などはすぐ知りたいですよね。RPAを使えば、発信先の番号からデータベースを検索し、顧客情報をオペレーターがみることも可能です。それによって、顧客の満足度を上げるのにつながるかもしれません。
RPAができないこと
RPAができないことは、ルールに当てはまらない作業やトラブルの対応です。
RPAは、決められた手順でしかできないロボットであり、AI（人工知能）とは異なりますので、自分で考えて行動を起こすことができません。分析や判断などを不得手としています。そのため、通常と異なる事態が発生するとどのように処理すべきかを自分で考えて行動できないのです。
さらにRPAはシステム障害やバグが発生すれば、自らその対応ができないため、直ちに作業が止まります。ITシステムという点で情報漏洩などの問題も皆無ではないので、その対策は必要です。
代表的なツールの一覧
では、RPAの代表的なツールをご紹介しましょう。
WinActor
NTTアドバンステクノロジーが開発したWinActorの特徴は、パソコン１台からのミニマムスタートで導入が簡単であることです。さらにWinActorと連携可能なシステムやアプリケーションが幅広いため、様々な業務の自動化が可能です。設定としては、個別の業務システムを利用した業務をシナリオとして学習し、ユーザーのPC業務を自動化します。
別の環境構築は不要なので、PCへインストールすればすぐ使えます。さらにWinActorは技術サポートの充実しているので、システム開発の実務経験のない企業でも業界業種を問わずに導入可能なのもメリットです。ぜひ、実現しやすい箇所からWinActorを導入し段階的に業務自動化を広げましょう。
BizRobo!
米Kofax社が開発したBizRobo!はバックグラウンド型RPAのため、１ライセンスに無数のデジタルレイバーを稼働可能な点が特徴です。機械学習機能（ISA）を搭載しているため、あらゆる画面でのコントロールができます。
さらにBizRobo!はサービスロボットを管理する人やロボットを作成した人向けにそれぞれトレーニングサービスが用意されています。初めて導入する企業にとっては、何をやれば良いのかわかるので心強いでしょう。
Blue Prism
英Blue Prism社からリリースされたBlue Prismの特徴は、内部統制を強化しつつ各事業に分散したRPAロボットを一元管理できます。これによって、管理がより簡単になりました。
高度なセキュリティ対策機能を提供しているため、その安全性から金融会社や医療機関などの規制産業におすすめです。
UiPath
米UiPath社が開発したUiPathは機能性に優れ、複雑な業務にも対応可能であり、自動化対象のアプリケーションが多い特徴があります。また、作業の環境も安定的で効率的なRPA開発・運用が可能です。
実績としては、大手食品製造業・大手小売業・大手情報・通信業などがあります。
RPAを使うときに私たちが知っておきたい知識
RPAの種類はいくつかあるため、導入する目的とどの範囲で利用するかによって決めましょう。
RPAの種類には、デスクトップ型、サーバー型、汎用型があります。デスクトップ型は、一つのパソコンで稼働するので、部門や個人など小規模での導入がしやすいですが、マシンが限られてしまいます。サーバー型は、サーバー上で稼働するので複数のパソコンで機能しますが、コストが大きいです。
汎用型は、さまざまな業務に対応できるため、操作における自由度が大きいものの、手間がかかります。特化型は、特定の業務や分野に特化しているという便利な機能があるものの、操作の自由度が小さいです。
企業が抱える課題を解決するために、どの業務にRPAを導入することが有効か、期待される効果はどんなものがあるか、コストや必要な期間など、多岐にわたって検討することが大切です。折角導入したのに、上手く使われなかったり、混乱を招いたりしないためにも、決められた手順でしか稼働しないロボットをどこが監視するのか？というところまで、検討する必要があるでしょう。
上記のように色々な特色を持ったRPAの機種がありますので、導入の際はその種類のメリットやデメリットを考慮の上、使用目的に合ったものを選択しましょう。
さて、今回はRPAの知っておくべきポイントについてお伝えしました。
- RPAとは、人の代替として仕事をこなす事務作業用のロボットのこと
- RPAとVBA、マクロの違いとは、専門知識の有無や作業範囲の違いがある
- RPAが求められるようになった背景には、働き方改革による業務効率化の必要性がある
- RPAは、「手順が決まっている単純な定型業務」「特定のルールに基づく情報収集や分析」「電話やメール対応のサポート業務」ができ、ルール外の作業やトラブルの対応などができない
代表的なRPAツールとして、WinActor,BizRobo!,BluePrism,UiPathがある
RPAを使うなら、RPAの種類について知っておこう
RPAにはできること、できないことがはっきりしています。RPAが得意なデータ処理を理解し、適用業務範囲をよく検討することが重要です。その特徴をしっかり掴んだ上での導入によって、各企業の業務効率化に貢献できるに違いありません。
RPAが普及すれば、少子高齢化の時代の中でも、企業が発達することが十分可能になります。そして私たちの生活においても、働き方を変える第一歩となる「RPA」によって業務効率化が実現が夢できるに違いありません。
人手不足、長時間労働などの大きな問題を抱えている企業や自治体が、真剣に改革を摸索している中、RPA導入によってこの日本がどのように成長するのか期待しましょう。当メディア（AIZINE）を運営しているAI（人工知能）/DX（デジタルトランスフォーメーション）開発会社お多福ラボもRPAの導入支援を行っています。気になる方はこちらからご相談ください。
