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目指せ、残業時間ゼロ!生産性向上させるための12個の方法

目指せ、残業時間ゼロ!生産性向上させるための12個の方法

業務をスムーズに終わらせて、定時で帰る・・・という生活は、会社員にとって最高ですよね。

まえだまえだ
まえだまえだ

私も仕事をさっさと終わらせて街でショッピングしたり、家でYoutube見たりゲームしたりしたい・・・。

とはいえ、今日やるべき仕事を終わらせないで帰ってしまったり、だらだら長い時間働いてしまうこともあるかもしれません。そんな時に必要となるのが、仕事の生産性向上です。

生産性向上は、実は企業にとってもプラスの効果があります。なぜなら残業時間が短くなれば人件費の削減につながり、短い時間で多くの物を生産できれば効率が上がるから。そんなわけで、今生産性向上は企業、個人の両面で必要とされています。

そんな生産性をあげるコツやスキルは、いろんなインターネットの記事が出ていたり、本が出版されていたりします。生産性向上をするためにはどうすれば良いのか、気になる人は多いはず。この記事ではまず、生産性とは何かの解説から、生産性を上げた事例・ツール・方法まで幅広く紹介するので、自分個人や企業で取り入れられること間違いありません。

それでは今回は、生産性をあげるために知っておくべきこと、ないしは生産性向上のためのポイントについて解説しましょう。

生産性とは、その基準とは

働くイメージ

仕事をしている方だと、「もっと生産性を高めよ」と言われた経験がある人もいますよね。でも、そもそも「生産性」って何なのかよくわからない人も多いはず。まずは「生産性」について解説しましょう。

生産性とは、「アウトプット/インプット」で出す仕事のクオリティのことです。この時のアウトプットは「出した結果・数値・生み出した生産量」。例えば工場で物を作った量、原稿の進んだ文字数、など、様々な基準があるでしょう。これに対して、インプットはいわゆる「かけた費用・時間」などを指します。人件費、設備への投資、仕事のために購入した物などが全て当てはまります。つまり、生産性向上をするためには「アウトプットを増やす」「インプットを減らす」のどちらかを行う必要があります。

生産性という言葉はもともとは経済学の用語で、アメリカのロバート・ソローが唱えた経済成長モデルに基づいています。この経済成長モデルをざっくりまとめると、「経済が成長するには、私たちが物を買ったり消費したりする必要がある。なぜなら、購入や消費によって企業にお金が回り、設備への投資ができるからだ。そうして技術を進歩させることが、長期的な経済成長につながる」となります。その成長基準として上がったのが、生産性です。
まえだまえだ
まえだまえだ

私たちの現実では一時的に経済の動きが鈍ったこともありますが、「巣ごもり消費」や「Go toキャンペーン」などで、企業にお金が回るようにしているってことです。それが長期的に経済の成長につながるとなれば、私たちがしっかりお金を使う必要がありますよね。

なお、生産性とは本来人を基準にした「労働生産性」と資本を基準にした「資本生産性」がありますが、これ以降は「労働生産性」を元にお話を進めましょう。

日本の生産性は、世界でも低い

そんな日本の生産性は、今世界でも最低レベルと言われています。2019年の「日本全体のGDP」に関しては、アメリカ、中国についで3位となっています。しかし、この時に「1人あたりのGDP」を算出すると、なんと日本は26位という結果になっているとのこと。なぜ日本の生産性は低くなってしまったのか、その理由をお伝えしましょう。

労働生産性は、「日本のGDP(国内総生産量)」と「日本全体の労働時間」を割って産出しています。そうなると、かけた時間が長ければ生み出した量が多くても生産性は低い、という結果になってしまいますよね。ここに、日本の多くの企業が問題を抱えている「長時間労働」があります。

最近では業務効率化や働き方改革によって、なるべく残業を減らして早く仕事を終わらせて帰ろう、という風潮になってきています。しかし、そこに至るまでに働きすぎによる過労死だったり、心の病にかかるなど多くの問題がありました。これらの原因は、長時間の労働が多いです。この長時間労働には、業務量だけでなく人手不足、無駄な会議の多さなども関わっています。

ほかにも、日本の生産性が低い理由は以下のような点があります。

  • 曖昧な職務範囲・定義や完璧主義による無駄なアウトプットが多い
  • 雑用が多い
  • 業務が一部の人に集中しがちで、多くの人が働かなくなる
  • プロセスを重視し、アウトプットである結果そのものの質が低い
  • 日本の解雇規制によって、企業に社員数が多すぎる

もしかしたら、上記のような点は皆さんも思い当たるかもしれません。例えば「これ、やっておいて」と書類を渡された場合、「この書類を捨てるのか、コピーするのか」「コピーするなら何枚必要なのか」「書類が複数枚ある場合は、ホチキスで止めるのか」など、様々なケースが想定されますよね。でも、上記の正解に関しては、聞かないと教えてくれないパターンが多いです。これも、曖昧な職務範囲と言えるでしょう。

このほかにも、企業が「あの人は仕事はできないけど、毎日朝早くから頑張っているし・・・」というように「結果」を軽視しすぎていたり、仕事をしない「窓際族」などがいる、などがあります。

これらの日本の文化の積み重ねが、日本の生産性の成長を妨げる要因になりました。

今、働き方改革によって生産性向上が求められている

忙しいイメージ

そんな生産性向上は、最近になってより必要とされています。なぜかというと、厚生労働省が「働き方改革」を押し出すようになったためです。では、働き方改革がどういうことなのか、それと生産性向上はどんな関係性があるのかを見ていきましょう。

働き方改革とは、多様な働き方を実現する社会作りのこと

働き方改革とは、働く人がそれぞれの事情に応じながらも、柔軟な働き方を実現できるようにする改革です。つまり、正規雇用や非正規雇用関係なく、働きたい人が働きたい環境で働ける社会を作るための改革とも言えるでしょう。

例えば、家で介護している、もしくは子供がいて保育園に預けている場合だと、働く時間が限定されがちですよね。

まえだまえだ
まえだまえだ

AIZINE編集部でも、「ありあり」さんや「リンダ」さんは小さい子供がいる家庭だったので、働く時間を午前中のみにしていました。

そんな場合だと、フルタイムで働く正社員は難しく、アルバイトやパート、派遣社員、もしくは在宅での仕事などの非正規の雇用になることが多いでしょう。しかし、(AIZINE編集部では差がなく働いていたのですが)このような非正規で雇用されている人と、正社員で雇用されている人だと、給与で差が出ることがほとんどです。また、「仕事内容が正社員と派遣社員で一緒なのに、雇用形態が違うだけで給料が違う」こともあります。

また、介護の時間を確保したい、子育てが忙しいことで仕事をやめてしまう人もいます。企業にとっては、雇用形態にかかわらず人材がいなくなってしまうことは痛手ですよね。特に、日本は今後少子高齢化による労働力人口の減少が予想されているので、労働者の確保はなんとしても行っていく必要なはず。

そこで、働き方改革によってこの雇用形態による待遇の差をなくそうとしています。また、差をつける場合には労働者である私たちに説明をすることが義務になりました。これによって、介護や子育てと両立しながら仕事をする人を増やすのが、働き方改革の目的です。

働く時間が短くなったら、生産性を上げる必要がある

また同時に、短い時間の中でいかに生産性向上ができるかも課題となりました。昔の場合だと「残業時間が長い方が【頑張っている】という印象を与えられて良い」「夜遅くまで会社にいることは、勤勉なこと」とされていましたよね。しかし、そんな風潮はよくないとされるようになりました。

そこで必要となるのが、「働き方改革」。働き方改革はずっと大企業だけの話だと考えられていたのですが、最近では中小企業も残業時間の規制による働き方改革が必要とされています。

働き方改革で働く時間が短くなった分、短い時間でガッツリ仕事を終わらせる必要がありますよね。そのために、生産性向上するにはどうすれば良いのか、を考えるようになりました。

生産性向上を行うための手法

組織のイメージ

とはいえ、「残業時間を減らすのは難しい」「なかなか業務が進まない」と悩む方も多いですよね。そんなあなたのために、生産性向上のための方法についてお伝えします。

なお、今回は「企業でできること」「個人でできること」の2軸について見ていきましょう。

業務上の「無駄」をなくす

例えば「AさんとBさんが同じ範囲の同じ業務を行っていた」「Bさんがやっていた業務は手順上不要だった」経験はありますよね。このような無駄がある場合は、せっかくの人件費がかさんでしまいます。実際に業務をやる私たちも、このようなことがあるとガッカリしてしまうでしょう。

生産性向上につながるような、業務改善の法則として「ECRS」があります。それぞれ

  • E=Eliminate(なくす・排除)→その業務なくせないか?
  • C=Combine(統合)→複数の業務を統合できないか?
  • R=Rearrange(順序変更)→業務を並行で行ったり、順番を変えたりできないか?
  • S=Simplify(単純化)→業務を簡素化・省略できないか?

の略称からできています。

つまり、解決方法としては「業務の内容をしっかり定義する」「業務の重なりをなくす」「その業務は本当に必要なのか、その業務の順番を変えたり、もっと簡略化できないか?を検討する」などがあります。つまり「どんな業務をやればOK」かを明確にすれば、やるべきことが明確になりやすいです。私たちにとっても、モチベーションが上がるに違いありません。

完璧主義はほどほどにする

また、頼まれた範囲を超えて「もっとこうして欲しい」などの要望が出てくることもありますよね。実際に修正を何回も依頼されると、いつまで経っても完成しないしモチベーションも下がってしまいます。

まえだまえだ
まえだまえだ

Web制作の世界でも、修正は何回までと決めることが多いです。そうでないと修正が多くいつまで経っても完成しない、となってしまうので・・・。

そこで「完璧主義」をいったん捨てつつ、「このラインまでできたらOK」を設けるのも良いでしょう。そうすると、アウトプットのスピードを上げることができます。

現場にあった人のマネジメントをする

仮に生産性の通常ラインが1とした場合、一人の生産性が1.2倍高くても、一人の生産性が0.7倍低いと、平均的な生産性は0.9と低く出てしまいます。つまり、生産性が低い人がいると、チーム全体に影響が及んでしまいますよね。

実は、日本は「周囲に不満を撒き散らす社員」の割合が外国より多くいるのだとか。もしかしたら、あなたの周りにもそんな人がいるかもしれません。このような人には、しっかりモチベーションをあげられるケアが必要です。

また、逆に生産性が高く活躍している人もいます。これらの人は「トップパフォーマー」と呼ばれ、組織の成長を左右するレベルに影響があります。しかしこの人たちに適する役職や評価・給与がない場合、成長が止まってしまったり他社に転職してしまうことも。

そのため、これらの人にマネジメントや責任のある役職を与える仕組みを作ることも大切です。また、このように成果を残す人にインセンティブとして給与を上乗せする、企業で優秀かどうかの評価制度をしっかり整える、などの体制の整備も進めましょう。

ITツールを導入する

少しでも業務を効率にこなしたいなら、IT化は必須ですよね。特に最近、生産性向上に注目されているのが「AI(人工知能)」や「RPA」です。実際に、大企業ではRPAやAI(人工知能)を導入して業務を効率化しつつ生産性をあげている事例もあるのだとか。

※RPAとは何か、はこちらの記事で説明しています

※RPAとAI(人工知能)との違いはこちらの記事で解説しています

もちろん、これらの最先端の技術を導入するのは少し費用がかかりそう、あるいは使いこなせいないかもしれないなど心配はあるかもしれません。そのような場合は、まず身の回りの紙の書類をデジタル化する、古いシステムを新しいシステムに変えるだけでも生産性向上につながります。

また、企業にデジタルを導入する流れを最近では「DX(デジタルトランスフォーメーション)」と呼んでいます。実はDXはただデジタルを導入するだけでなく、それを推進するために社内の意識改革が必要となるので、ひいては組織改革にもつながるのだとか。さらに、DXに成功すれば社内だけでなく、社外でもビジネスチャンスをつかみやすくなります。

※DXに関しては以下の記事で説明しています

これからの社会で生き残るためには生産性向上だけでなく、時代の変化に乗る必要がありますよね。そのためにも、今後のIT・デジタル化は必須に違いありません。

実際に生産性向上に成功した事例

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では、実際に生産性向上に成功して、企業に大きな効果をもたらした事例について解説しましょう。

経費を削減しながら、「歩くスピード」をあげて生産性向上に!

業務が暇な時は、どうしてもだらだらしがちですよね。しかし、だらだら業務を行うと、その分人件費がかかります。

長崎県にあるテーマパーク「ハウステンボス」は、もともと経営が赤字であることが課題でした。しかし2011年に経営者がH.I.Sの澤田秀雄さんに交代してから、様々な施策を打ち出してたったの1年で黒字になりました。

※ちなみにハウステンボスはAI(人工知能)やロボットをアトラクションで活用しているのだとか。その内容はこちらの記事で解説しています。

この中で、黒字化するスローガンに「経費を2割削減、仕事のスピードを2割アップ」がありました。具体的にやったこととしては、ハウステンボスの園内の3分の1を無料ゾーンにして、有料ゾーンはイルミネーションなどのイベントを充実させました。これにより無駄な経費を削減し、有料ゾーンにしっかり投資をできるようにしました。

そして澤田さんが従業員に対してお願いしたことは、

  • 園内の掃除をすること
  • どんなに状況が苦しくても、明るく振舞うこと

などがあります。確かに、掃除や従業員の笑顔を見ていると気持ちが良いですよね。そして生産性向上の一環としてお願いしたことは、なんと「1.2倍の速度で歩くこと」。

まえだまえだ
まえだまえだ

早く歩くことと、生産性向上ってどんな関係性があるの・・!?

と疑問に感じる人がいるかもしれません。確かに経費を減らす、となると業務を効率化する方が一般的でありますよね。しかし1.2倍の速度で歩くと、業務も素早くこなせます。そうすると業務が今までより短時間で終わるので、人件費も削減につながるのだとか。

こうして経費を削減しながら、仕事を早く終わらせて利益につながったらとてもハッピーに違いありません。

RPAを導入して業務時間を短縮!

事務作業を自動で行ってくれるRPA。それを導入して生産性向上につなげた例について解説しましょう。

三井住友銀行では、現在1400台以上ものRPAが活用されています。銀行では様々な手続きや書類作成が多く、それにかかる時間が課題となっていました。

そこで、以下のような業務でRPAを導入しました。

  • 営業において、顧客に渡す資産運用レポートの作成
  • 住宅ローンをはじめとする金融系商品の審査
  • 海外送金書の自動読み取り
さらに三井住友銀行は、RPA導入の前にまず管理職を中心にRPAを推進するチームを作りました。ここにRPAツールを提供する企業の人、エンジニアなどを含めることで、現場からの声を積極的に吸い上げて反映させられるようになりました。

その結果、なんと1年間で110万時間もの事務作業を削減することに成功。もちろん、余った時間はメインの業務に集中できるようになりました。

ここで大切なのは、ただツールを導入するだけでなく、企業と外部が一緒になってRPAを推進した点です。RPAを使うのはやはり人なので、どうしても使っているとトラブルや疑問点、もっとこうして欲しい!という要望が出てきますよね。それを吸い上げて解決する仕組みを作ることで、RPAを全行に広めることに成功しました。

まえだまえだ
まえだまえだ

ITツールを新しく導入するなら、確かにわからないことをすぐ解決できる仕組みがあれば安心ですよね!

生産性向上を進めるためのポイント

選択のイメージ

では、実際に生産性向上をするためにはどんなことに気をつければ良いのでしょうか。次から、そのポイントについて解説します。

業務・事業をしっかり「選択」する

組織は「人」でできています。なので、まずは組織にいる人が得意・不得意があり、まずは業務量とその人の適性に合った内容がふられているのかをしっかり把握する必要があります。

例えば営業の仕事の人でも、事務処理の業務は結構ありますよね。契約書を取り付ける、交通費の精算の書類を記入する、などが思い当たるでしょう。しかし、営業の仕事のメインはお客様へのヒアリングなので、事務作業はあくまで「サブ」です。このような、サブの業務に時間をかけているのは非常にもったいないですし、事務作業が苦手な営業の方もいるかもしれません。

そこで、このような場合は書類処理の時間を短くできるようにしましょう。実際にRPAが導入されているのも、事務処理の時間を短くしてメインの業務に当てるためです。メインの業務が得意なものであれば、苦手な作業が減ってモチベーションが上がり、生産性向上につながります。

また、同時に「この人のメインの業務は何なのか?」を見極めていけば、タスクの集中も避けられます。

さらに、同じ視点で「今利益が出ている事業は何か?」「出ていない事業は何か?」を見極めることも大切です。この時に基準になってくるのは、「将来この事業は高い生産性で利益をあげられるか?」という点。過去に利益をあげている事業や過去のコストを考えすぎてしまうと、判断がうまくいきません。

生産性が高く、利益がたくさん生み出せれば従業員である私たちにもボーナスなどの恩恵が返ってくる可能性が高くなります。そうすればどんどん生産性を上げてハッピーになれるに違いありません。

ITツールを使う場合は、その企業にあったものを選ぶ

例えばITを導入するときに、「今RPAやAI(人工知能)が流行っているから、とにかく導入したい!」という企業さんもありますよね。でも、いざ導入したとなると望んでいたことに使えないことが分かった、なんてケースもしばしばあります。

※実際にAI(人工知能)導入で失敗したケースはこちらの記事にまとめています

そのため、RPAやAI(人工知能)を導入したい、となった場合は「RPA・AI(人工知能)とは」「RPA・AI(人工知能)ができること・できないこと」「RPA・AI(人工知能)を導入するメリット・デメリット」をしっかり検討しましょう。また、ツールごとにも特徴があるので、それを比較することも大切になります。

※ちなみにAI(人工知能)ができること・できないことに関する記事はこちら

※業務でAI(人工知能)を導入するメリット・デメリットはこちら

もちろん、「そうは言ってもたくさんありすぎて選べない・・・」という方は多いですよね。当メディア(AIZINE)の開発会社であるお多福ラボでも、AI(人工知能)による業務支援を始めました。少しでも生産性向上させたい、そのためにITを導入したいとお考えの方は、まずお多福ラボのホームページをご覧ください。

AI(人工知能)開発のお多福ラボ

まとめ
さて、今回は生産性をあげるために知っておくべきこと、ないしは生産性向上のためのポイントについて解説しました。それでは、今回の内容について大まかにまとめましょう。

  • 生産性とは、かけた資源に対して生産している量のこと
  • 今、日本では働き方改革の波で生産性向上の必要性がある
  • 生産性を上げるためには、「無駄をなくす」「どのラインまでやればOKかを明確にする」「マネジメントの仕組みを整える」「ITツールを導入する」などの方法がある
  • 実際に生産性向上に成功した企業として、ハウステンボスや三井住友銀行がある
  • 生産性を上げるには、「ITツール」と「事業・業務」それぞれの選択がカギとなる

業務をするに当たって、私たちはなるべく短い時間で多くのことをやりたいですよね。そして残業時間を短くすれば、働く私たちも負担が楽になります。そんなこともあり、上記のことを頭に入れる、あるいは会社で提案すれば環境が変わるかもしれません。

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