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3分でバッチリわかる!RPAとは、その導入の効果などまとめて解説

3分でバッチリわかる!RPAとは、その導入の効果などまとめて解説

近年、日本では「働き方改革」が叫ばれていますよね。その仕事の効率を上げるために注目されているのがRPAです。

RPAとは人がPCで行う業務を自動化するツールですが、RPAを導入した企業では仕事内容はもちろん、働く人の意識まで変化し満足度が向上しています。そのため、今後もRPAを取り入れる企業が増えると予想されています。

そんなRPAはビジネスシーンでよく耳にする一方、「そもそもRPAとは何なの?」「RPAでどこまで効果があがるの?」と疑問に感じている方も多いはず。

そこで今回は、RPAとは何なのか解説し、RPA導入のメリットや導入事例、そして導入・運用時の注意点についてもお伝えしましょう。短時間で読めるようにまとめましたので、RPAに少しでも興味のある方は参考にしてください。

RPAとは何か

ロボットのイメージ

「RPA」とはRobotic Process Automation (ロボティック プロセス オートメーション) の略で、ロボットによって定型業務やルーチンワークなどを自動化できるシステムです。

ただ、ロボットと言っても手や足を持つ機械ではありません。RPAのロボットはPC上で事務処理を行うソフトウェアロボットを指します。そして、ここで言う定型業務やルーチンワークとは、PCを使って一定のルールに従い繰り返し行うような単純作業や、大量のデータを入力するような時間のかかる作業のことです。

たとえば

  • 注文書や申込書などの入力
  • 請求書の作成、処理
  • 商品情報の登録や在庫状況の管理
  • 休暇申請の処理

など。このような業務を人が行うとミスをしたり時間もかかりますよね。

RPAとは、このような型にはまった作業を得意とします。そこで、単純作業をRPAに任せれば業務効率も上がると期待され、最初に銀行や保険会社などで導入が始まりました。その効果は大きく、以後「働き方改革」を支える手段として幅広い業種で活用されるようになりました。

なぜ、RPAが注目されているのか

企業のイメージ

では、なぜ今RPAの導入を検討する企業か増えたのでしょうか。

人手不足を解消するため

現在、日本は少子高齢化社会に突入し、オフィスでの労働力不足が問題となっていますよね。そこで、RPAを導入して人間が行う事務作業を自動化すれば、業務の効率化が実現し、人手不足の解消や残業も減ると考えられています。

グローバルな競争に負けないため

海外では、2015年頃からすでにRPAが注目されていました。そんな中、BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)事業者がRPAを導入したところ高い効果が見られたので、日本でもグローバルな競争力をつけるためRPAの導入が進みました。

プログラミングが不要で導入・運用しやすいから

RPAはSEによるプログラミング開発も不要で、画面が見やすく操作方法もシンプル。ですから、専門知識がなくても操作が可能で、導入したその日から実施することができます。気軽に導入・運用しやすいことが普及したとも考えられるでしょうの要因といえます。

AI(人工知能)ブームでRPAの応用範囲が広がるから

AI(人工知能)ブームと言われていますが、AI(人工知能)とRPAを連携させれば、業務の幅がもっと広がると期待されています。たとえば、今までルール化できなかった事務作業でも、AI(人工知能)の学習能力でルール化が実現すれば、RPAによって自動化も可能ですよね。また、人間と同じような分析能力を持ったAI(人工知能)をRPAに組み込めば「顧客からのクレームをまとめる」などの複雑な作業も可能になるかもしれません。

RPAを導入するメリット

コストのイメージ

このように、RPAが普及したのには「人手不足による業務の効率化」など時代背景が主な要因となっています。では、RPAを活用するメリットについても見ていきましょう。

人件費などのコストを削減できる

RPAを導入すれば、業務が自動化されるので短時間で業務が完了します。たとえば、社員が複数名で1週間かかる作業を、RPAは半日で終えることも可能です。そのため今までよりも少ない人員で業務ができ、無駄に発生していた残業もなくなりコスト削減につながります。

人的なミスがなくなる

型にはまった単純な仕事でも、人が行えば必ずミスは発生します。たとえ、小さなミスでもクレームにつながることもありますよね。しかし、RPAであれば24時間365日ほとんどミスなく正確な作業を行うので、業務の品質も高まり安心です。

人にしかできない高度な業務に専念できる

単純なルーチンワークを続けていると、人は飽きてモチベーションも下がりますよね。(改行つなげました)でも、単純作業をRPAに任せれば時間的な余裕ができ、人にしかできない複雑な仕事に専念できます。結果的にスキルの高い社員が育ち、企業の利益にもつながります。

業務の無駄を見直すことができるz

RPAの導入を考えたら「どのような業務を自動化するのか」など現場のニーズを掘り起こす必要があります。同時に、今までの業務を見直してスリム化を図ることもできます。また、RPA導入でペーパーワークが無くなれば、用紙保管スペースも不要なのでオフィスもスッキリしますよね。

このように、RPA導入で企業もたくさんのメリットが得られますが、実際にRPAでどんな効果があがるのかは気になるところ。次に事例を挙げて詳しくお伝えします。

RPAで大きな効果をあげた事例

書類のイメージ

RPAは、金融業界、製造業、地方自治体など幅広い業種で活躍しています。

業務量を平準化して年間5万時間の余力を創り出した「日本生命」

生命保険会社の日本生命保険相互会社は年間通して業務量の変動が大きく、一時的な業務増に際してその都度臨時スタッフを採用したり残業で対応していました。しかし、臨時スタッフ教育は一から教えることが多く、現場の負担が大きくなることが企業課題となっていました。

そこで、日本生命では先陣を切って2014年にRPAの活用を始めました。まず、2つの保険事務部門で49の業務にロボットを活用したところ、なんと年間5万時間の余力の創出に成功。繫忙期の残業や臨時スタッフ雇用の負担もなくなりました。その後2018年からは総務部門・資産運用部門でも採用を決め、現在は100体を超えるRPAロボットが導入されています。

自動化された業務としては

  • 保険の申込情報ファイルからデータを転記し社内システムに登録
  • 書類記載のバーコードから読み取った契約情報を社内システムに登録
  • 特定の個人の保険加入状況の確認

などが挙げられます。

また、RPAは夜間でも自動集計が可能なので、今まで集計担当職員が輪番で行っていた早出もなくなり、朝の時間にゆとりが生まれています。

POSデータのダウンロード自動化で年間1100万円のコスト削減に成功した「サッポロビール」

飲料メーカーのサッポロビールは、POSデータのダウンロードに多くの時間を費やしていました。というのも、商品カテゴリーや小売企業ごとにダウンロードする必要があり、1社1週間分のPOSデータを抽出するのに160回もの操作が必要だったためです。しかも、作業は人力で長時間続けるため、社員の集中力がなくなりモチベーションの低下や操作ミスも課題となっていました。

そこで、RPAを導入してダウンロードを自動化すると、今まで1週間に1度のダウンロードが毎日可能になり、年間約5700時間の労働力削減と約1100万円のコスト削減が実現しました。こうして、ルーチンワークを見直して新しい時間が生まれると、社員も本来の仕事に専念できますよね。

源泉徴収管理システムを自動化して年間444人分の業務を削減した「東京都葛飾区」

東京都葛飾区は、これまで源泉徴収の精算処理業務を外部スタッフに依頼していました。そうなるとミスの可能性はもちろん、人件費もかかりがちですよね。そこでこの源泉徴収の精算処理業務にRPAを導入しました。その結果、年間444人分の作業工数が削減でき職員の労働時間も減りました。また、事務ミスも減少し事務の品質向上につながっています。

県民のためにRPAで決済書類の電子化を実現した「茨城県」

茨城県はハンコや紙書類の煩わしさ解消のために、決済書類の電子化を進めています。2009年では電子決済率が10%前後でしたが、2018年からRPAを導入すると電子決済率が99.8%まで上がり、現在ではほぼ100%を実現しています。

また、電子化によって書類作成業務が減少したところ、職員は県民のために多くの時間を使えるようになりました。さらに、RPAによってテレワークに対応できる業務が増え「働き方改革」に役立っています。いずれの事例もRPA導入によって業務が簡素化され、社員の満足度アップにつながっていますよね。

しかし、やみくもにRPAを導入しても必ず成功するとは限りません。ここからは、RPAをうまく使うためのポイントをお伝えします。

RPAを導入・運用する際の注意点

セキュリティのイメージ

RPAを正しく稼働させるには、以下のようなしっかりとした管理が必要になります。

どの業務を自動化して何を実現したいのか目標をはっきり持つ

RPAを導入して従業員の負担をどのくらい減らしたいのかなど、具体的な目標を持つことが大切です。また、RPAはどんな業務でも自動化できるわけではありません。人の判断が毎回必要になる業務には向いていません。どうしても自動化したい場合は、業務手順を簡単にするなど工夫が必要です。

システム障害でRPAが停止した時の対応を考えておく

突然システム障害が発生した時には、自動化された業務も人の手で対応しなくてはいけませんよね。ただ、普段からその業務に関わっていないと対応は難しいでしょう。しかし、顧客や取引先に迷惑をかけてトラブルに発展することもあるので、業務を継続できる手段を整えておくことが大切です。

社内のセキュリティ対策を見直す

RPAは人間の代わりに業務を行うので、当然パスワードを入力してシステムにログインも行います。その分、情報漏洩のリスクも高まるので社内のセキュリティをもう一度見直す必要があります。

まとめ
さて、今回はRPAとは何なのかを説明し、RPA導入のメリットや実際の導入事例、それにRPAを導入・運用する際のポイントについてもお伝えしました。

RPAとは、人間がPC上で行う定型業務やルーチンワークを自動化するソフトウェアロボットのことです。そして、労働人口が減少している日本では「働き方改革」を実現させるために、近年、急速に企業に浸透しています。

また、RPA導入のメリットは多く

  1. 人件費などのコストを削減できる
  2. 人的なミスがなくなる
  3. 人にしかできない高度な業務に専念できる
  4. 業務の無駄を見直すことができる

など。RPAとは「業務の効率化」や「品質の向上」を後押しするツールとも言えますよね。

今回はRPAの成功事例として「日本生命」、「サッポロビール」、「東京都葛飾区」、「茨城県」をご紹介しました。ただ、RPA導入時には注意点もあり「何を自動化してどう変えたいのか」など目標をはっきり持ち、セキュリティ対策やシステム障害時の対応についても考えておく必要があります。

これからも、RPAは企業でどんどん活用される可能性があります。しかし、RPAとは「あくまで人間の定型業務を代行するロボット」。なので、今後は人間とロボット、お互いの得意分野を生かしながらうまく共存できると良いですよね。たとえば、RPAによって余った時間で新規事業を立ち上げたり、人にしかできない創造性を発揮すれば、企業もますます発展するに違いありません。

ところで、当メディア(AIZINE)の開発会社お多福ラボでは、RPAも含めたAI(人工知能)による業務支援を行っています。気になる方は、まずHPをご覧ください。

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