現在、日本の企業で進められているDX（デジタル・トランスフォーメーション）のために、販売管理システムの導入が進められていますよね。
DXとは企業がデータとデジタルテクノロジーを活用して、既存の業務を変革させ新しいビジネスモデルを構築していくことです。（引用:経済産業省「DX 推進指標」とそのガイダンス）
そして各企業ではマーケティングオートメーション（企業でのマーケティング業務を効率化させるITツール）などや、最近ではZOOMなどのITツールを導入して、従来の業務をデジタル化しDXを推し進めており、販売管理システムはその一翼を担えるので多くの企業が導入しはじめています。
しかし「販売管理システムの導入はまだ」だという企業もいらっしゃるでしょう。
そこで今回は販売管理システムについて、その概要やメリット・デメリット、選ぶときのポイントなど、導入のために知っておきたい情報と、2020年度版おすすめの販売管理システムをお伝えします。
販売管理システムとは
販売管理システムとは、販売業務を一元管理できるシステムです。
実際に企業で行われている販売業務は見積・受注・生産・出荷・請求など複数の個別業務に分かれているので、販売業務を全体として捉えにくく、業務間でデータが一致しなかったり、商品の在庫過多や不足が起きたりなど、支障をきたすことがありますよね。
基本的に販売管理システムは単独で使用することはなく、POSシステム（商品ごとに日々の売り上げを集計・分析するシステムです。）や顧客管理システムなど他の業務システムと連携して使用されています。
これによりそれぞれのシステムで得られたデータの関係性を分析することができ、それをもとに今後の経営戦略での活用も可能になります。
販売管理システムでできること
販売管理システムにできる基本的なことは「販売管理」「在庫管理」「購買管理」の3つです。
販売管理機能
販売管理の流れは見積・受注・売上・請求などですが、企業や業種別で違っています。
しかし最低でも「見積管理」「受注管理」「売上・売掛管理」「請求管理」は必要であり、販売管理システムにはその業務を行うために以下の機能が備わっています。
- 見積管理機能・・・見積入力/作成、見積書印刷、見積検索
- 受注管理機能・・・受注入力、注文請書印刷、受注検索、受注データ取込
- 売上管理機能・・・売上入力、売上検索、売上集計、売上データ出力、売上データ取込
- 請求管理・・・請求書の発行、債権検索、入金処理
在庫管理機能
在庫管理機能は以下の機能で商品の在庫状況が確認できます。
- 出荷管理機能・・・在庫検索、在庫データ管理、出荷指示の入力/確定、
- 入荷管理機能・・・仕入れた材料や商品の入荷予定数や入荷数を把握できる機能です。
- 棚卸機能・・・棚卸、棚卸入力、棚卸確定などの機能
- 在庫調整機能・・・在庫調整、在庫償却
購買管理機能
製造業の場合には材料や部品の購買業務（仕入れ・支払い）があり、購買管理機能ではそれらの処理を行います。
- 発注管理機能・・・発注入力、注文書印刷、発注検索
- 仕入管理機能・・・仕入予定入力、仕入検索、仕入確定、仕入取込
- 債務管理機能・・・債務検索、支払依頼、支払処理などの機能
紹介した3つの機能は販売管理システムの基本機能になりますが、これら以外に納品管理機能・受発注処理機能・輸出入管理機能などのオプションもあり、企業や業種に合わせてカスタマイズも可能です。
販売管理システムを導⼊するメリット・デメリット
ご紹介した販売管理システムの機能で、企業がどのようなメリットが得られるのか気になりますよね。
ここでは販売管理システムを導入した場合に得られるメリットと、把握しておきたいデメリットについて紹介していきます。
販売管理システムのメリット
業務の効率化
これは人間による入力漏れやミスを抑えることができ、コスト削減も実現可能。また効率化で浮いた人員や時間を新たな事業に投入することもできます。
迅速に経営判断ができる
そして現状を把握しやすくなり、そこから分析を行って経営戦略や迅速な経営判断に役立てることも可能です。
販売管理システムのデメリット
販売管理システムのデメリットは2つ、「システム導入のコスト」「運用までに時間がかかる」です。
システムの導入コスト
販売管理システムの提供形態で多いのは「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類。
例えばオンプレミス型の導入コストは低価格でも数十万円、高額になると数千万円も導入費用がかかり、クラウド型の場合はサブスクリプションなので月額数万円で利用できますが、ランニングコストが必要です。
オンプレミス型とクラウド型…オンプレミス型とは自社内でシステムを保有し運用すること。対してクラウド型はオンラインで利用するシステムサービス。
運用までに時間がかかる
また導入したシステムが自社に合わず、使い勝手が悪いと導入に失敗してしまうケースも考えられます。
そのため導入するシステムの選定は、十分な精査が必要です。
販売管理システムの導入には「業務の効率化」と「迅速に経営判断ができる」の2つのメリットがある反面、「システムの導入コスト」「運用までに時間がかかる」というデメリットもあります。
販売管理システムのメリットを最大限に引き出し、デメリットを極力抑えるためには販売管理システムの選定が重要なポイントになります。
おすすめの販売管理システム
現在さまざまな販売管理システムがサービス提供されています。
今回は最新の情報をもとに、ユーザーからの支持が厚い2020年版のおすすめ販売管理システムを紹介しましょう。
アラジンオフィス（株式会社アイル）
提供形態も「パッケージソフトウェア」「オンプレミス」「クラウド」「ハードウェア」とバリエーションがあり、企業規模の大小を問わず対応できるシステムになっています。
サポート体制も充実しユーザーリピート率は98.3%を誇り、これまでに5000社を超える企業がアラジンオフィスを導入しました。
その他の詳細については下記の公式サイトをご覧ください。
Exequint（株式会社センチュリーシステムズ）
またネットワークでリアルタイムにデータを全社で共有し活用ができます。
この他オプションにあるデータ分析の経営情報支援機能を利用すれば、自社の現状を可視化し迅速な経営判断も可能です。
Exequintも「パッケージソフトウェア」「オンプレミス」「クラウド」「ハードウェア」で提供されており、大小を問わずさまざまな企業の導入に対応しています。
その他の詳細については下記の公式サイトをご覧ください。
楽楽販売
楽楽販売は高い柔軟性を持ったクラウド型の販売管理システムで、「ドミノ・ピザ ジャパン」や「サイバー大学」などで導入されています。
そして販売管理以外に案件管理も行えるので、営業の進展具合が可視化でき受注時の伝達漏れを防ぐことができます。
楽楽販売は月額60000円から利用でき、この他については下記の公式サイトをご覧ください。
この他には下記の販売管理システムも、人気上位に名を連ねています。
- 「楽商」（株式会社日本システムテクノロジー）
- 「弥生販売 20 ネットワーク」（弥生株式会社）
- 「EXPLANNER/Z」（NEC）
- 「MJSLINK NX-Plus販売大将」（株式会社ミロク情報サービス）
- 「SMILE V 販売」（株式会社大塚商会）
- 「販売指南」（三菱電機ITソリューションズ株式会社）
- 「Kit3」（株式会社日立ソリューションズ・クリエイト）
紹介した以外にも、数多くの販売管理システムが存在しています。
そのため、これからシステム導入を検討している企業にとってシステムの選定は、悩みの種の１つになりますよね。
そこで自社に合ったシステム選びができるように、これから導入に必要な事前準備とシステムの選定ポイントについて紹介していきます。
販売管理システムを導⼊する前に必要な準備
販売管理システムを導入する前には3つの準備が必要です。
目的を明確にする
「目的を明確にする」は導入前の準備で一番大切なことです。
例えば「販売管理システムのメリット」で紹介した「業務の効率化」や「コスト削減」などが明確な目的になります。
しかし目的が「システムの導入」という漠然としたものだと、導入に失敗してしまう恐れがあるので、明確な目的のもと販売管理システムを導入しましょう。
費用対効果
販売管理システムを導入したなら、その効果がなければ意味がありません。
そのため事前に、運用後どれくらいの費用対効果があるのかを検討する必要があります。
組織体制を整える
導入後にできるだけ早期に運用を軌道に乗せたいと考えるのは、どの企業も同じです。
そのためシステムを提供しているメーカーに協力をしてもらい、運用成功に向けて組織体制を整える必要があります。そして導入後も、トラブル発生に備えた体制づくりも必要です。
販売管理システムを選ぶポイント
「販売管理システムのデメリット」でもお伝えしたように、デメリットをできるだけ抑えるためにはシステム選びがポイントになります。
これは先ほど紹介した「導入前の準備」にも影響を与えることなのでとても重要。
そこでて販売管理システムを選ぶポイント3つご紹介しましょう。
自社の業種・業態に合っているか
販売管理システムには大きく4つのタイプがあります。
- 汎用型・・・業種に関係なく利用できるシステム
- 業界特化型・・・事前に業種ごとに必要な機能がパッケージされたシステム
- 特定業種向け・・・業界特化型よりも細かい対応ができるシステム
- 在庫管理なし・・・在庫管理がない業種向けのシステム
他のシステムとも連携できるか
そのため選択する販売管理システムが既存のシステムと連携できるかどうかは、重要な選定ポイントになります。
メーカーのサポート
どの企業にも必ずシステムに詳しい人がいるとは限りません。
そのため販売管理システムの選定で、導入前から導入後もメーカー側からサポートを受けられるかどうかは重要なポイントです。
「導入前の準備」と「システム選び」は、販売管理システムの運用を成功させるために重要な検討項目になります。
そのため時間をかけてでも、慎重にシステム選びと準備を進めていきましょう。
販売管理システムは「販売管理」「在庫管理」「購買管理」の標準機能を備えた、販売業務を一元管理できるシステムです。
そのメリットには大きく見て「業務の効率化」「迅速な経営判断ができる」があり、従来の販売業務体制をスリム化しスピーディーな行動と判断ができるようになります。
その反面「システムの導入コスト」と「運用までに時間がかかる」もあります。
ただしデメリットは紹介した導入前の準備と、自社に適切な販売管理システムを導入することで極力抑えることが可能。
これからAI（人工知能）などのテクノロジーは、ますます進化しビジネスでの活用も増えてきます。
そしてテクノロジーを利用したデータのスピード処理・活用はこれからの企業にとっての活路であり、それを見出す方法の1つが販売管理システムなのです。
「導入はまだ」だという企業もいらっしゃるでしょうが、これからの時代に備えて、デジタル化で事業展開をスピーディーにするためにも、その足掛かりとして販売管理システムの導入を検討してみましょう。
