初めての人はまずここから始めよう！データ管理の方法とコツとは

職場のパソコンで仕事をしていると、共有フォルダに残っている古いデータ、気になりますよね。最終更新日はずいぶん前だから、たぶん誰かの消し忘れ。

みんな気になっていると思うのだけれど、忙しいせいかずっと放置されたまま。勝手に削除するのも怖いから、「古いデータ」と名前をつけたフォルダに放り込んで、とりあえず「なかったこと」に。

データに関する面倒な事は他にもいろいろあります。せっかく作業が終わったのに「元データが更新されてる！」なんてことになったり、久しぶりに申請書を作成したら「これ古い書式ですよ」と注意されたり。

まったく効率が悪すぎ。生産性を上げようにも、これじゃあ無理！とお怒りのあなた。ごもっともです。でも怒ってみたところで解決しないので、これを機にデータ管理の基本を勉強してみてはいかがでしょう。

基本がわかっていれば、現場の声として改善点の提案もしやすくなります。会社の上層部やシステム担当は、現場がどれだけ困っているか、意外とわかっていないのかも。

今回はそんなあなたのために、データ管理の方法とコツをやさしく丁寧に解説。データの種類から課題解決方法までわかりやすく説明したので、サクッと基本を押さえるのにぴったりです。

では、早速みていきましょう。

データ管理とは

企業にはさまざまな種類の重要データがありますが、これらのデータは質を保ちつつ、常に最新情報を閲覧できるようにしておく必要があります。

では、企業ではどのようなデータが存在するのか、次で確認してみましょう。

企業が使うデータの種類

企業が使うデータの種類は膨大な数にのぼります。代表的なものをあげてみました。

企業にはこの他にも、大小さまざまな多くのデータが存在しています。そして顧客データひとつとってみても、基本情報、購入履歴、問い合わせ履歴、アプローチに対する反応履歴といった細分化された情報が。

これらの重要なデータは日々蓄積していき、増えていく一方。適切に管理していないと、取り返しのつかないことになります。

ここで改めてデータ管理の重要性について考えてみましょう。

今、データ管理が重要な理由

データ管理が重要な理由を、ここでは「業務効率化」と「経営戦略」の2つの側面からご説明します。

業務効率化

データ管理が重要な理由、1つめは「業務効率化」のため。

データは活用してこそ価値のあるもの。活用しやすい環境を作るには、適切なデータ管理が必要になります。業務を効率よく進めるには、質の良いデータを素早くとりだせることが大切。

例えば、仕事中に過去のデータを取り出して現在のデータと突き合わせて検証する場面、よくありますよね。そんな時、データの差異が一目でわかればすごく助かります。

経営戦略に利用

データ管理が重要な理由、2つめは「経営戦略」のため。

企業のデータは、経営戦略を練る上でも欠かせないもの。それには経営に影響のあるデータをピックアップして、即座に分析できる状態にしておくことが重要です。

ライバル会社との厳しい競争に打ち勝つためにも、経営戦略に良質なデータは欠かせません。

それでは、これらデータ管理における課題点はどのようなことがあるのでしょうか。

社内のデータ管理における課題点

企業がデータ管理を進めていく上での課題点としては次のようなことが考えられます。

ひとつずつ、順にみていきましょう。

各データの連携

データ管理における課題点1つめは「各データの連携」です。

連携しているはずの別のデータが、更新のタイミングで反映されていなくて困ること、ありますよね。状況によってはトラブルにつながる場合も。

また、長年の間にシステムの拡張・改修を繰り返し、どのデータとどのデータが紐づいているのかわからなくなっている場合もあります。システムを構築した担当者が定年でいなくなると、残された者はお手上げ状態に。

新しいツールが増えるたびに連携させていくと、システムはどんどん複雑化していきます。そうなると業務の効率が悪いだけではなく、改修にかかる時間やコストも大きくなってしまい、思わぬ負担になってしまう場合も。

データの肥大化

データ管理における課題点2つめは「データの肥大化」です。

日々積みあがっていく企業のデータは膨れ上がるばかり。しかし、その中には保存しておく必要のないデータも多く含まれています。

データが肥大化すると、次のような問題が発生します。

• 長期保存のため、保管コストが増える
• 不要データが多いと、データの質が下がる
• 検索に時間がかかる

無駄なデータが多くなると、このようにいろいろ困った事態に。

放っておくとのちのち収集のつかないことになりかねません。データ管理では、データの選別も重要。

セキュリティ対策

データ管理における課題点3つめは「セキュリティ対策」です。

セキュリティ面では、「閲覧の権限」と「クラウド化による安全管理」の2点が、データ管理の課題になります。

例えば、上司に依頼されて上司の権限で閲覧したデータをうっかり自分のパソコンに保存してしまう・・・このようなミスは案外多いもの。

また、最近はデータがクラウド化されている場合が多く、セキュリティ対策がより重要になってきています。

以上、データ管理の課題点3つについて解説しました。次に、これらの課題の解決方法を探ってみましょう。

データ管理の課題を解決させる方法

ここでは、データ管理における課題を解決する方法についてご説明します。では先ほど取り上げた課題をもう一度見てみましょう。

• 各データの連携
• データの肥大化
• セキュリティ対策

この3点にプラスして「使いやすいこと」が必須条件になります。これらの課題をクリアする方法としては、「システムの一元化」が一番理想的。

一時的に大きな費用が発生しますが、老朽化したシステムの拡張・改修も相当大きなコストがかかってしまいます。データを常に最新の状態で維持するためにも、根本的にシステムを見直す方が現実的といえるでしょう。

「システムの一元化」に着手する際、重要なのはシステムの設計段階から、現状の課題と未来のビジョンを明確にして取り組むこと。

データベースを構築する初期段階から、使い勝手や利用方法など将来を見極めて進めていくことが大切。

「システムの一元化」をするにあたって、さらに円滑なデータ管理を行うために重要な点を次でご紹介しましょう。

データ管理をさらにスムーズに行うためのポイント

データ管理をスムーズに行うため、特に大切なポイントは次の5つ。

この中で最後の「その他、データ管理のためのルールを決める」について。具体的には、書類の規格や形式、フォルダ名、ファイル名、保存場所、バックアップ方法など。

これらのポイントについて、ルールを決めて監督者が管理していきましょう。

莫大な量のデータを一元化するには、途方もない手間や時間、コストが発生します。でも長い目でみると、現場で働く方にとっても経営者にとっても、メリットの方がずっと大きいはず。ぜひ、前向きに検討してみてください。

 

今回は、データ管理について基本的な内容を中心にお話しました。業務の効率化や経営戦略を考えるために、データ管理はとても重要な課題です。

早めに一元化しておかないと数年後、社の命運を大きく左右することにもなりかねません。データは活用することにより初めて価値が生まれるもの。保存しておくだけなら貴重なデータもゴミ同然なんです。

「データ管理はシステム担当に任せておけばいいや」なんて考えているあなた。使いにくいシステムや古いデータはミスの源。もしそれが重大な損失につながったら・・・放置しておくのはとても危険です。

それに数年後、会社が大きく成長しているか、瀕死の状態に落ち込んでいるか、ひょっとしたらデータ管理にかかっているかもしれません。

忙しい会社ほど、データ管理に関する問題点は山のようにあるでしょう。改善点を提案できるのはシステム担当ではなく、現場のあなたです。

普段機嫌の悪い上司も、前向きな意見ならきっと喜んで耳を傾けてくれるはず。データ管理刷新をきっかけに会社の業績がアップしたら、きっとボーナスもアップ、あなたのやる気もうーんとアップすることでしょう。

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