最近テレビや新聞などのメディアでは連日のように「働き方改革」や「業務効率化」といった言葉があふれかえっていますよね。これらの言葉を目にしない日はないくらいです。
いま、業種業態を問わず社会で働くすべての人に、業務効率化による働き方改革が求められていることはみなさんもご存じのことでしょう。とはいえ、「業務効率化」と言われても、「いったい何から始めればいいの？」「大規模なシステム導入でお金がかかるんじゃないの？」などと不安を感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで今回は、「業務効率化」という高い高い壁の前にただただ立ち尽くすしかないと思っているそんなあなたのために、確実にそして簡単に実行できる業務効率化の方法について詳しくお伝えします。
そもそも業務効率化とは
ひと言に「業務効率化」といいますが、そもそも業務効率化とは何なんでしょうか。もちろん読んで字のごとく業務の遂行を効率よくすること。でもちょっと待ってください。効率よくするって、どういうことなのでしょう。
これだって立派な業務効率化なんです。これで「業務効率化」という言葉が少し身近に感じられましたよね。
業務効率化を行う意味
それでは、業務効率化を行うとどんないいことがあるのか見ていきましょう。
冒頭でも触れたように、いま日本では「働き方改革」が大きなテーマとして、さまざまな業種業態の企業に求められています。働き方改革の大きな目的のひとつが、残業時間や休日労働などを減らし、仕事と生活の両立を図るということです。いわゆる「ワークライフバランス」と呼ばれるものですよね。
そして、業務効率化を行うと、働く人だけではなく企業にも大きなメリットをもたらします。
このように業務効率化は、働く人、企業、消費者の三者にWin-Win-Winな関係をもたらすという重要な意味を持ちます。
業務効率化のアイディアを出すための下準備
業務効率化を行うためには、まず何から始めればいいのでしょうか。何事にも必ず準備が必要です。いきなり事を始めようとしても、待っているのは失敗の2文字のみ！しっかりと下準備をして取り組みましょう。
業務効率化は、「仕事を進めるためのプロセスから、ムダな作業を省くこと」であるとご説明しました。でも、このプロセスがはっきりしていないとどこがムダになっているのかもわかりませんから、ムダを省きようもないですよね。
このような状態にできれば、業務効率化の下準備はほぼ完了です。
あとはこれら各々の要因に対してどのような方法で解決を図るかを検討していけばよいのです。
業務効率化のためのアイディア・事例
それではここからは、実際に業務効率化を行うためのアイディアとその事例についてご説明していきましょう。
ムダな作業をやめる
まず一つ目として、ムダになっている作業そのものをやめてしまうという方法があります。
マニュアルを作成する
その対処として、マニュアルを作成する方法が挙げられます。
作業を標準化することは、誰がやっても同じ成果を上げられる状態にすることに繋がりますので業務効率化になるのです。そしてそのために必要なものが業務のマニュアル。
作業を自動化する
データの入力をはじめとする定型業務などは、自動化することによって業務効率化を図ることができます。
もっとも簡易な自動化は、おなじみのExcelのマクロを使ったものです。みなさんの中にも、実際にExcelのマクロを組んでデータの転記やデータの抽出などを自動化したことのある方もいらっしゃるのではないでしょうか。
例えば、交通費の精算で、金額が正しいことを確認するために、インターネット上の乗換案内のサイトで運賃を確認する作業などを自動化することが可能。
業務効率化を実現するためのツール
このように業務効率化のアイデアはさまざまです。なかでもAI（人工知能）の技術が業務効率化の実現、成功に寄与するのは、やはり作業の自動化の部分になります。
ここでは、AI（人工知能）を活用して業務の自動化を実現するためのツールについてご紹介しましょう。
RPA+AI=「AEDAN」
先ほどご紹介したRPAにAI（人工知能）の技術を組み合わせたものが、株式会社アシストが提供する「AEDAN」というソリューションです。
これなら、定型業務だけでなく判断業務まで自動化でき、前述の作業の属人化という問題にも効果的なのではないでしょうか。業務効率化が飛躍的に進展しそうですよね。
手書き文字のデータ化ならAI-OCR
手書きの請求書や注文書などを、システムにデータとして入力するのは大きな負担となりますよね。それを自動化するためのソリューションがOCR（光学文字認識）。
ここまでできるAI-OCRなら業務効率化に大きく貢献してくれそうですよね。
業務効率化をするポイントとは
ここまでは、業務効率化のツールをご紹介しました。このように業務効率化向けのツールは提供されています。
そしてもちろん業務効率化のアイディアやツールを導入したあとも終わりではありません。それらで本当に業務効率化できているのか確認し改善を続ける必要はあります。
それらに気をつけて取り組んでみてください。
今回は確実にできる業務効率化の方法についてお伝えしてきました。
従業員一人一人としてはやはり日々の残業を少しでも減らして、プライベートな時間を確保してワークライフバランスを図りたいものですよね。
一方の企業は、人手不足と言われる今の状況で、人員の確保が難しくなっていることに加え、人件費を少しでも抑えてコストを抑えたいという思惑があるでしょう。業務効率化を進めると生産性が向上します。つまり少ない時間で高い成果が挙げられるわけです。
当然、それによって空いた時間で私たちはより高度な業務に取り組んだり、さらなる業務効率化を模索することができ、好循環のサイクルに乗ることができますよね。
このように企業にとっても、私たち働く人たちにとってもハッピーな未来が訪れる「業務効率化」。ぜひあなたの職場でも積極的に推進してみて、業務を快適にしていきましょう。
