DX(デジタルトランスフォーメーション)

企業活動を加速できるパッケージシステムERPのメリット・デメリット

企業活動を加速できるパッケージシステムERPのメリット・デメリット

ビジネスにおいて、業務効率化の必要性はますます高まっていますよね。従来の企業では、経理・人事・生産・販売などそれぞれの部門が独自にシステムを持ち個別に管理していました。でも業務間の連携がシステム化されていなかったので、情報交換のためにミーティングを開いたり、無駄な時間が発生していた点が課題です。

そこで、業務効率化を図るために「会社全体で1つのシステムに統合しよう」という考えから生み出されたのが「ERP」。実際に、ERPを導入して業務改善を行う企業も増えています。そんなERPには多くのメリットがあり、経営合理化を図る大きな力になっています。その一方で、「ERPで何がどう変わるの?」と今ひとつERPについてピンとこない方も多いかもしれません。

そこで今回は、まずERPの意味や使い方をわかりやすく説明し、ERPのメリットやデメリットについてお伝えします。この記事でERPへの理解を深めれば、自社の企業活動を成長させるきっかけになるに違いありません。

ERPの意味とは

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まず、ERPとは何なのかわかりやすく説明しましょう。

ERPとは「Enterprise(企業)Resource(資源)Planning(計画)」の略で、直訳すると「企業資源計画」のこと。これをわかりやすく説明すると、ERPとは企業の基幹業務(人事・会計・生産・物流・販売など)を統合し、企業のあらゆるデータを一元的に管理することで、企業の効率化につなげていこうという経営手法を表します。

また、このような経営手法を実現するためのソフトウェアである「ERPパッケージ」が、近年ではERPと呼ばれつつあります。ちなみに、ERPには製造管理・売上管理・在庫管理・納期管理・予算管理・人事管理などの機能がありますが、それらのシステムを統合してパッケージとして販売されています。

このようなERPの手法が登場する前の企業システムは、「販売管理システム」「製造管理システム」「経理システム」など部門単位でのシステム運用が主流でした。ただ、部門同士の連携がないために、営業部門が商品を売っても代金の納入状況が把握できなかったり、在庫管理データを手入力で修正したりなどがあり、業務管理がバラバラでリアルタイムにデータを把握できないという問題がありました。それに、データの二重、三重入力は大変な労力が必要で、入力ミスも致命的になりかねませんよね。

これらの欠点を補うために、企業内のシステムやデータを1つに集約するERPという考え方が注目され始めました。

ERPの使い方

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では次に、ERPの有効な使い方についてお伝えしましょう。

まず、ERPを導入するとは、既存システムからERPパッケージに置き換えるということ。ここで、注意すべきポイントがいくつかあります。

ERPを導入する目的を明確にする

ERPを導入しても、「何が変わったかわからない」「効果が見られない」ではコストをかけた意味がありません。業務のどの部分を見直して、自社の経営をどのように変えたいのか、また何を目指すのか目的をはっきりさせることが最初の大きなポイントとなります。

既存システムを見直し課題を把握する

たとえば経理なら、手書きの伝票を見ながらまたPCに入力し直すなど、各部門の効率の悪い業務やシステムを洗い出します。そして、重複する作業を整理してERPに適応できるかの判断も必要です。この時、経営層の意見だけでなく現場の声も吸い上げれば、ERP導入への理解が深まるでしょう。

各部門のデータを整備する

ERPは、企業に散らばるあらゆるデータを一元管理しますが、そのためにもデータは重要です。まず、製品情報や在庫情報、価格や出荷情報など、各部門の既存データがきちんと整備されているかを確認しましょう。そして、必要なデータが存在しない場合は新しく作る必要があります。手間はかかりますが、正確なデータがなくてはERPの導入効果が得られません。

こうして、ERPを受け入れる体制が整えば、いよいよERPシステムの導入になります。

自社の目的に合わせたERPパッケージを選ぶ

ERPシステムは全部門共通システムですが、これを一から自社で作るのは難しいですよね。そこで、ERPパッケージ(必要な機能をあらかじめ備えているシステム)を利用すれば、サーバーにインストールするだけで楽にERPシステムが導入できます。

また、ERPパッケージは様々なERPベンダー(開発事業者)によって開発・販売されています。たとえば、SAP(SAP社)やOracle EBS(Oracle社)などが有名ですが、ベンダーによって得意とする機能や業界が異なるので、自社に最適な製品を選びましょう。

さらに、最近ではクラウド型のERPも登場しています。これは自社でサーバーなどのインフラを整える必要がなく、インターネットを介して手軽に利用できるというもの。ZAC(株式会社オロ)やSAP Business One(SAPジャパン社)などのクラウドERP製品が人気です。それに、クラウド型だと導入時間や初期費用も抑えられるので、中小企業やスタートアップ企業にはおすすめです。

ERP導入後は定期的に効果測定を行う

ERPを導入しても、すぐに効果が表れるとは限りません。使い勝手の悪い部分や不具合などは、ERPベンダーと連携しながらその都度検証を重ねます。また、社内にERP専任のプロジェクトチームを置く場合もあります。こうして、定期的に効果測定をしながら業務の効率化を目指します。

このように、ERPを導入して社内全体に浸透させるには、ステップを踏みながら新しい体制を整えることが大切。それに、各部門間の風通しを良くするためにも、社員だけでなく経営陣の意識改革が必要になります。

では次に、ERP導入によるメリットについて詳しく見ていきましょう。

ERP導入のメリット5つ

データのイメージ

ERPを導入すれば、企業は以下のようなメリットを得ることができます。

情報の一元化により業務効率が上がる

ERPを導入すれば、経理・人事・販売・生産など各部門で管理されていたバラバラのデータを1カ所に集めてまとめて管理できます。

たとえば、一人の営業マンが製品を売った場合、販売部門で売上データを入力すれば、全部門に自動的にデータが反映され、経理でも人事でも即座に確認できます。なので、決算時などさまざまな部門からデータを集めて、集計や再入力する必要もありません。こうして、重複するデータ入力業務が無くなれば、入力ミスも減り手間や時間が省けて業務の効率アップにつながります。

リアルタイムな情報把握により生産性が向上する

ERPによって全社内の情報やデータ共有が可能になれば、部門間での業務の調整やすり合わせの手間が大きく軽減されます。

例を挙げると、ある部門が納期の迫る大型受注を受けた場合、これまでなら在庫状況や仕入れ、製造スケジュールなど他部門と細かいすり合わせが必要でした。しかし、ERPを導入すれば、部門間の情報やデータの共有がリアルタイムで可能になるので、調整作業も楽になります。また、情報共有により過剰な仕入れや在庫のダブつきもなくなり無駄も省けます。

このようにERP導入により、どの部門でも必要な時に必要な情報を取り出せるので、予測に基づいた生産計画が立てられ、生産性も向上するに違いありません。

情報の見える化により経営判断が素早く行える

情報の一元管理を行うERPを導入すれば、システム上にすべての経営情報が集約され、売上や収益、資産や人材情報などがタイムリーに把握できます。それにより経営状況が見える化され、経営陣は素早い意思決定や経営判断が可能になります。これは、競争が激しいビジネス界で大きなメリットになりますよね。

システムを一本化して新しくすることでコストを削減できる

ERPを導入するということは、システムを新しくするということです。もし、このまま既存の基幹システム(レガシーシステム)を使い続けていると、アップデートを繰り返してシステムが複雑化したり、保守・管理に高額な費用がかかる可能性があります。また、セキュリティに対応できる人材不足も懸念されていて、システム障害時には大きな損害を被るかもしれません。

ですから、ERPによって社内システムを一本化して一括管理できれば、システムメンテナンスも全社一括ででき、何よりシステム部門の負担が軽減されコスト削減につながります。

内部統制が強化されコンプライアンスが維持できる

企業の信頼を守るためにも、コンプライアンス(法令順守)は無視できませんよね。そのためには、個人情報の保護など社内のセキュリティーポリシーを統一する必要があります。そこで、ERPを導入すれば一元管理システムにより、全部門共通のセキュリティポリシーで運用が可能になります。さらに、ルールの統一化により従業員の内部統制への意識が高まるでしょう。

こうして見ると、ERPのメリットは多いですが、一方で知っておくべきデメリットもあります。

ERP導入のデメリット3つ

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ここからは、ERPのデメリットについてお伝えします。

ERP製品の種類が多いため選定が難しい

現在、国内・海外を含めて数多くのERP製品が登場しています。しかも、ERPにはそれぞれ特徴があるので、自社に合った製品を選ぶには時間がかかります。それに、海外仕様のERPだと公式サイトが外国語なので、機能を正確に把握するのが難しいかもしれません。そんなこともあり、ERP製品の選定に1年以上かかるケースもあるので、余裕を持った計画を立てましょう。

ERPの導入・維持にはコストがかかる

ERP導入にはある程度の費用がかかります。一般的なERPパッケージ製品だと、ハードウェア費用・ソフトウェアライセンス費用・導入サポート費用・追加開発費用・トレーニング費用など合わせて数千万円以上かかる場合があります。

しかし、クラウドERPなら専用ハードウェアやソフトウエアインストールを必要としないので、月額10万円以内で運用できるケースもあります。いずれにせよコストはそれなりにかかるので、導入時には慎重に検討しましょう。

一元管理によるセキュリティーリスクがある

ERPで社内のデータを一元管理すると、企業内のさまざまな情報も1カ所に集約されるのでセキュリティー面には最大の注意をはらう必要があります。もし、サイバー攻撃で狙われると、集約されたシステム全てに障害が起こる可能性もあります。ですから、セキュリティー対策がしっかり行われているERP製品を選びましょう。

ここまで、ERPのメリット・デメリットを解説しましたが、見方を変えればデメリットはメリットの裏返しのようなところもあります。なので、どちらもよく理解した上で導入を考えると良いですよね。

ERPの今後とは

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お伝えしてきたように、今や業務の効率化にかかすことのできないERPですが、今後についても考えてみました。

現在日本では、「働き方改革」で業務の効率化が推奨されていますよね。そして、DX(デジタルトランスフォーメーション)の実現に向けて、新しいデジタル技術への投資も盛んです。

そんな中、「今後3年間でIT投資が増加するソフトウェア」をアンケート調査した結果、ERPが8年ぶりに首位となりました(矢野経済研究所 2019年)。その背景としては、既存システムの老朽化によりERPに移行する企業が増えたこと、また、リーズナブルなクラウドERPが登場し、中小企業でも導入しやすくなったことなどが挙げられます。

今後リモートワークが進むと、インターネットさえあれば利用できるクラウドERPの需要はますます増えると考えられます。それに、DX(デジタルトランスフォーメーション)を推し進める手段として、ERPシステムは不可欠なものになるに違いありません。ですから、ERP導入を考えている企業は、今のうちに社員一人ひとりが効率の悪い業務を洗い出して、マンネリ化した作業をもう一度整理するという意識を持つことが大切でしょう。

弊社では、そんなERPの導入の支援を行っています。導入に少しでも興味がある方は、まずはご相談ください。

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さて今回は、ERPとは何かを説明し、ERPのメリットやデメリットについてお伝えしました。

まず、ERPとは企業のあらゆるデータを一元的に管理して、企業の効率化につなげていこうという経営手法のことです。ERPが浸透する前は、1つの会社の部門ごとに個々のシステムが存在しました。しかし、部門間の連携がなく効率も悪いことから、システムを1つに集約して、企業活動の最適化を図るERPが不可欠となりました。

では、ERPのメリット、デメリットをもう一度振り返ってみましょう。

メリット

  • 情報の一元化により業務効率が上がる
  • リアルタイムな情報把握により生産性が向上する
  • 情報の見える化により経営判断が素早く行える
  • システムを一本化して新しくすることでコストを削減できる
  • 内部統制が強化されコンプライアンスが維持できる

デメリット

  • ERP製品の種類が多いため選定が難しい
  • ERPの導入・維持にはコストがかかる
  • 一元管理によるセキュリティーリスクがある

このように、ERPのメリットは多いですが、ERPを導入して何を改善したいのか目的をしっかり持ち、それに合ったERP製品を選ぶことが成功の秘訣です。

今後も企業間の競争は激しくなると予想されます。しかし、ERP導入で部門間でのシームレスな情報連携ができれば、今までにない戦略的な経営が可能になり、企業価値も高まるに違いありません。

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