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今すぐ使える!業務改善の成功事例3つから見える、3つのポイント

今すぐ使える!業務改善の成功事例3つから見える、3つのポイント

会社で働く皆さんなら「業務を行う手順を見直した方が良い」「もっと業務をスピードを上げてこなして欲しい」などは一度は聞いたことがありますよね。このような日常からできる業務改善は、大切です。

しかし業務改善とは単純な業務効率化だけでなく、大小問わずして経営に影響を与える改善を行う必要があります。つまり企業活動における業務改善を成功させるのは並大抵ではありません。

そのような中、業務改善の成功事例から学び取れるポイントをおさえることで業務改善を成功させる方法があります。この記事では、業務改善を成功に導くためのポイントを学べます。ぜひ、ポイントに沿いながらあなたの企業の業務改善を成功させましょう。

ということで、今回は今すぐ使える業務改善の成功事例から学べる成功の秘訣を解説します。

業務改善とは、具体的に何をすれば良いのか

業務のイメージ

業務改善と聞くと、単純な経費削減をイメージする方が多いですよね。実はそれは間違いです。業務改善とは、経営目標の達成に向けて業務プロセスを改善させることを意味します。その中で、業務の中での課題を解決、業務効率化につながるでしょう。

※こちらでも解説しています

業務改善とは?進め方や言葉の意味をわかりやすく説明します | お多福ラボ
近年人手不足が深刻化しており、従業員1人にかかる業務負荷が大きくなっていますよね。そして企業はコスト削減だけでなく、持続的な競争力強化のための「業務改善」に取り組もうという機運が高まっています。そこで今回は業務改善の意味や進め方についてお伝えしていきます。

業務改善をわかりやすく言うと、トヨタ生産方式です。トヨタ生産方式は業務の効率化を意味する自動化と必要なものを必要な時に必要数だけ用意するジャストインタイムを掲げており、業務におけるムリ・ムダ・ムラを無くしているのだとか。

このような業務改善により、得られる効果は、品質向上であったり、業務効率化、コスト削減、そして労働環境の改善などが挙げられます。例えば、業務改善における効果で一人当たりの残業時間を30分削減できるとなると残業代の削減だけでなく、労働環境の改善などにもつながります。それが従業員何千人という企業であればあるほど、その効果は絶大で、まさに経営に影響を与えるレベルの改善につながるでしょう。

つまりは業務改善を実施するにあたり、事前に目標を決めて活動することが大切です。

業務改善の一般的な進め方

プロセスのイメージ

業務改善の進め方には経営者など上層部が積極的に業務改善に取り組むトップダウン式と現場が主導で改善活動をし、会社全体へ拡大していくボトムアップ式の2つが存在します。

トップダウン式、ボトムアップ式はどちらもメリット、デメリットが存在し、どちらの方法が良いのかは一概には言えません。それゆえに企業の状況や適切な人材がいるのかなど状況に合わせて選択しましょう。

そして、業務改善を進めるにあたり一般的な4つのステップを解説します。

業務の見える化

業務改善には初めに現状把握をすることが大切です。なぜなら業務の現状を把握することで、最初にプランを組み立てることができるからです。つまり、業務プロセスをまとめて、見える形にしてみて、そこに無駄がないのかなど検討するための下準備が必要です。

業務の目的明確化

見える化を完了させたら、その業務プロセスに無駄がないのか、改善できる可能性がないかの検討を実施します。この段階で目的を明確にすれば、業務改善を実行する過程で活動にブレが生じないでしょう。

業務における課題の設定

業務改善までの目的を明確にできれば、それを実現させるための課題を抽出しましょう。例えば目的達成のために何かツールが必要なのか、また人が不足しているのかなど、課題を明らかにすることで活動するべきことが明らかとなります。そして同時に課題の達成具合の物差しとして評価基準も設定する必要があります。この評価基準は業務改善の効果を測定する際に必要です。

実行と継続

設定した課題を実行し、そして評価を繰り返します。そして最終的に日常業務の一環として定着させることを目標としましょう。

業務改善の考え方

コストのイメージ

業務改善を進めるにあたりQCDと言う考え方が重視されます。QCDとは品質=Quality、予算・費用=Cost、納期・時間=Deliveryの略で、この3つの視点をポイントに改善を進めましょう。

  • 品質=Quality:商品の品質はもちろん、対応やサービスの質を指す
  • 予算・費用=Cost:商品やサービスを適正な予算の中で適正な費用で提供すること
  • 納期・時間=Delivery:商品やサービスを適正な納期で対応すること

企業では様々なプロジェクトを実行するにあたり、この3つのポイントは顧客満足度につながります。業務改善では、このポイントは絶対に崩してはいけません。

QCDの考え方を抑えた上でどこを対象に改善すれば良いのかと言うと4大経営要素である4Mが挙げられます。4Mとは人=Man、物=Material、設備=Machine、方法=Methodです。

  • 人=Man:従業員の能力やモチベーションなど
  • 物=Material:業務を行う上のパソコン、ツールなど
  • 設備=Machine:業務を行う上で使用する機械など
  • 方法=Method:業務プロセス、作業手順など

この4Mに対してQCDと言う考えをベースに何を改善するのかを検討することで業務改善の目標が明確になっていくでしょう。

業務改善の成功事例3つ

企業のイメージ

それでは、業務効率化の成功事例が実際どのようなものがあるのか挙げていきます。

RPAを駆使し、業務自動化を実現させた業務改善(サッポロビール)

お酒、ビールなどの製造メーカーのサッポロビールにおいて業務をデジタル化することで大きな業務改善を成功させました。その改善内容としてはRPA(業務自動化ツール)を活用することで、毎日時間をかけて手作業で行っていたPOSデータのダウンロード、データの入力作業を自動化させたこと。その結果として、年間1100万円もの改善を成功させました。

リモート化による業務効率化を実現(NTT東日本)

通信事業を展開するNTT東日本は働き方改革の観点より、業務改善方法を検討し、積極的なリモートスタイルを取り入れました。それは積極的な在宅勤務、WEB会議、時間外労働を朝方にシフトという内容でした。

その結果、時間外労働時間が13%減少し、月間時間外労働が45時間以上の社員が34%も減少するという大成功をおさめました。

業務の見える化を実行し、無駄を省き業務改善を実現(UQコミュニケーションズ)

一般的な企業であれば事業拡大に伴い、業務量の増加、働く環境の悪化はつきものです。格安SIMの事業を展開するUQコミュニケーションズは事業拡大しながら業務改善を成功させました。

UQコミュニケーションズは業務の見える化、業務基準の設定、基準外の仕事をなくす改善をさせました。その結果、平均1割の残業時間を削減しています。

業務改善事例から見える、成功のための3つのポイント

探索のイメージ

業務改善の成功事例からみて、業務改善成功のためのポイントを解説します。

人でなくても良い業務は、自動化する

サッポロビールの事例から学べるように、手作業で地道に誰でもできる業務を行うことは非効率的です。このような業務はどんどんデジタルで処理をさせましょう。ITツールを利用すれば業務を簡素化、また自動化できるものはどんどんと取り入れれば、本当に重要な業務に集中ができます。

本当に必要なものは何か?を見極める

NTT東日本の事例から見えるように業務の方法、環境を変えることでも大きな改善につなげることができます。例えば働く場所を選ばない在宅勤務、わざわざ人員を1か所に集まる必要がないWeb会議などが挙げられます。

これらは物理的な移動時間の削減が主体。つまり、「移動時間は無駄だった」という考えを元に改善に繋げました。このような無駄を省けば、効率化に繋げられるでしょう。

効率化に限界があるなら、思い切って業務をなくす

UQコミュニケーションズの事例にあるように思い切って業務をなくすこと、これが最大の業務改善だと言えるでしょう。もちろんなくしてはいけない仕事を選定する必要があるので、それを判断するための基準、業務の見える化が大切。

業務改善のポイントはムリ、ムダ、ムラを省く事です。つまり重視される順番は業務の自動化⇒効率化⇒なくすという順番で改善の効果が期待できます。

他にも、専門の業者に業務を委託する方法もあります。特に、最近注目されているのがIT技術、AI(人工知能)の導入による人から機械への業務委託です。AI(人工知能)技術は、簡単な作業であれば人よりも早いだけでなく、ミスなく人の代わりに作業をしてくれます。近い将来、業務改善にはAI(人工知能)は不可欠になる時代も近いかもしれません。

当メディア(AIZINE)の運営会社であるお多福ラボも、このようなAI(人工知能)の開発を行っています。業務改善を考えるなら、まずご相談ください。

AI(人工知能)/DX(デジタルトランスフォーメーション)開発のお多福ラボ

さて今回は、今すぐ使える業務改善の成功事例から学べる成功の秘訣を解説しました。内容を一度振り返りましょう。

  • 業務改善とは経営目標の達成に向けての業務プロセスを改善すること
  • 業務改善の進め方として、業務の見える化、業務の目的の明確化、業務の課題の設定、計画の実行と継続がある
  • 業務改善は、 「QCD」(Quality=品質、Cost=予算、Delivery=納期)と「4M」(Man=人、Material=物、Machine=設備、Method=方法)に基づいて考える
  • 業務改善の成功事例として、RPAを駆使し、業務自動化を実現させた業務改善(サッポロビール)、リモート化による業務効率化を実現(NTT東日本)、業務の見える化を実行し、無駄を省き業務改善を実現(UQコミュニケーションズ)がある
  • 業務改善事例から見える、成功のためのポイントとして、人でなくても良い業務は、自動化する、本当に必要なものは何か?を見極める、効率化に限界があるなら、思い切って業務をなくすがある
  • 業務改善にはAI(人工知能)が必要不可欠になる時代も近い

企業には必ず課題が発生します。それは業務の課題、人材の課題など様々です。特に近い将来の課題は少子高齢化による人材不足による社員一人当たりの業務負担の増加です。

つまり多くの企業において業務の効率化や業務をなくすことを優先した業務改善が必要になってくるでしょう。ぜひ、今からでも身近なところで業務改善を行いましょう。

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