活用前に知っておくべきIT補助金の基本的な手順や注意点をまとめてみた

業務効率化を図ってITツールの利用を検討するときに、ネックとなるのが導入費用ですよね。課題やニーズに合ったツールを見つけても予算が足りず導入を断念、という事態は避けたいもの。そういった場合に頼りになるのが、IT補助金です。

独立行政法人中小企業基盤整備機構の調査によると、回答者972社のうちIT活用に「取り組んでいる」との回答が全体の46.2%を占めています。半数よりやや少ない数字ですが、ITを活用している企業は増えつつあるといえるのではないでしょうか。

IT補助金は企業のIT投資を後押しする制度なので、うまく活用することで経営状況を改善させることができます。そこで今回はIT補助金とは何か、活用例、メリット・デメリットなどについて詳しくお伝えします。

IT補助金て何
どうやって活用するのか
IT補助金を利用するメリットやデメリット
IT補助金を活用した事例3つ
対応のシステムを申請する方法
IT補助金申請で気をつけておくべきこと

IT補助金て何

IT補助金とは業務における課題解決を目的としたシステムやソフトウェアなどのITツール導入にかかる費用を補助するものです。正式名称は「サービス等生産性向上IT導入支援事業」。

ツール導入が困難な中小企業や小規模事業者などを資金面でサポートし、業務効率化、生産性向上、事業体制改善などを支援するための取り組みです。企業だけでなく個人事業主も補助金の対象に含まれ、さまざまな業種・業界に幅広く対応しています。

補助金額は最大で450万円、費用のおよそ半分を負担します。例えばITツール導入に800万円かかるとしたら、事業者の負担額は400万円ですむ、ということに。

ただし補助金の交付には審査があります。必ず支給されるものではないことを覚えておきましょう。

IT導入補助金

どうやって活用するのか

IT補助金の利用したツール導入は、企業の業務プロセスをどのように変化させるのでしょうか。考えられる効果は以下の3つです。

社内の情報共有がスムーズに

スケジュール、書類、ワークフローなどの管理方法が定まっていないと、必要なときに必要な情報が行き届きません。また近年増えつつあるリモートワークなどで担当者が不在だと、確認がとれず業務が滞ってしまいます。

こういった問題は情報の一元管理が可能となるグループウェアを導入することで解決できます。またグループウェアはチャット機能に対応しているものがほとんどなので、外出先からでもコミュニケーションがとれて業務をスムーズに進められるようになります。

煩雑になりがちな経理業務の負担が軽減される

IT補助金の対象となる中小企業では、多くが伝票の処理や仕分けなどを手作業で行っています。入力作業は正確性が求められるものの、人的ミスが発生してしまうことがあります。また人材の確保が難しいため一人の社員が経理、人事、総務などを兼任し負担が大きくなってしまうというケースも。

クラウド会計ソフト、経費精算システムなどのツールを導入すれば、わずらわしい経理作業から解放されますし、業務を兼任していた社員の負担軽減も期待できます。

顧客からの問い合わせに素早く対応できる

カスタマーサポートの対応品質は企業の信頼性につながっています。顧客からの問い合わせに素早く対応できないと、信用を失ってしまうかもしれません。

オペレーターが対応に必要な情報へアクセスできるシステムの構築、もしくは自動的に対応してくれるチャットボットの利用などのITツール活用で、高品質な顧客対応が可能となります。

IT補助金を利用するメリットやデメリット

ここではIT補助金を利用するメリットとデメリットを説明していきます。まずメリットは以下の2点。

自社の課題に適したITツールを導入できる

IT補助金の最大のメリットは通常であれば手が届かない高額なシステムの導入も可能になる、という点です。IT補助金はあくまで業務に役立つツールを導入するためのものですから、ただ金額の高いものを選べばいいというものではありません。

とはいえ課題解決に最適なツールを見つけたにもかかわらず価格面で折り合いがつかない、という場合に補助金は大きな手助けとなるでしょう。予算の関係で購入を断念してしまう、なんて事態も避けられるはず。

返済する必要がない

IT補助金は企業の事業支援を目的としています。そのため融資という形ではなく返済不要な資金として交付されるため、資金繰りに影響を与えることもありません。

返済について考える必要がなく、資金を存分に活用できるところも嬉しいポイントですよね。

続いてデメリットは以下の2点です。

補助金交付から3年間は補助金活用による効果を報告しなければならない

IT補助金の利用においては3年間の事業実施効果報告の義務が定められています。事業実施効果報告とは、補助金の活用によって経営状況が改善されているかを伝えることを指します。

報告内容は売上、原価、労働時間など経営に関する具体的な数値です。報告自体はデータを入力するだけで完了するので、書類の作成業務などは発生しません。

しかし導入が完了してから3年に渡り継続して報告しなければならないので、やや面倒に感じられるかもしれません。

申請期限を過ぎると補助金を受け取れない

IT導入補助金の申請期限は非常に厳密で、一日でも過ぎてしまうと受け取れなくなってしまいます。

例えば2020年度の申請期間に関する情報は以下のとおりです。

IT導入支援事業者の登録申請：2020年5月11日（月）受付開始～2020年8月21日（金）15:00まで

ITツール（ソフトウエア、サービス等）の登録申請：2020年5月11日（月）受付開始～2020年12月4日（金）17:00受付締切

一次公募交付申請期間：2020年3月13日（金）～2020年3月31日（火）17:00まで
（IT導入補助金2020より）

上記のように申請期限は日付だけでなく時間まで細かく決められているので、申請を優先しなければならずかなり忙しくなってしまうかもしれません。ITツール導入担当者が他の仕事を抱えている場合は、何らかの支障が出る可能性も。

※2021年の申請期間はIT導入補助金のサイトをご確認ください。

IT補助金を活用した事例3つ

ここからは実際の現場でどのように補助金が活用されているのかを3つご紹介します。ITツール導入時の参考にしてみてください。

介護業界における活用事例

介護サービスの業務拡大により、本来の仕事から離れた事務作業をこなさなければならず負担が増加。サービスの品質低下も顕著に現れていました。

今までも業務をサポートするようなツールは使用していたのですがヘルパーのシフト管理などで限界を感じたため、新たなITツール導入に踏み切りました。

ICタグでサービス開始・終了時刻を記録、その情報をデータ化して管理できるようになり、処理にかかっていた時間を削減できました。人の手によるミスや見間違いの心配もなく、正確な情報を全員で共有することで高品質なサービスを提供できています。

卸・小売業界における活用事例

事務作業が属人化されていたため担当者交代による処理の遅延、社内ルールが曖昧で引き継ぎがうまくいかない、などの課題を多く抱えていました。

そこで情報を一元管理できるツールを導入。定めたルールを社員に通知することで全員が同じ作業をこなせるようになり、業務の標準化に成功しました。またマニュアルを共有フォルダで保管しているので、引き継ぎもしやすくなりました。

医療業界における活用事例

患者数の増加によってカルテを探す手間と時間が倍近くかかるようになってしまいました。保管スペースや紛失の心配もあり、これでは本来の業務に支障をきたすと判断したためカルテの電子化を決意。

クラウド型のシステムを使用することによりパソコンの画面を見るだけで必要な情報を得られるので、非常に便利です。紙で管理していたときのコスト削減にもつながり、助かっています。

対応のシステムを申請する方法

ここからはIT補助金を申請する手順について説明します。手続きは以下のとおりです。

①IT導入支援事業者及びITツールを選ぶ

IT補助金の申請手続きにおいて事業者はIT導入支援業者を必ず選ばなければなりません。IT導入支援事業者は事業者に代わって手続きを行う代理業者です。また導入するITツールも同様に決めます。

選定の際には公式サイトの「IT導入支援事業者・ITツール検索」を利用しましょう。

②gBizIDプライムアカウントを取得する

交付申請には「gBizIDプライムアカウント」の取得が求められます。gBizIDとは複数の行政サービスにアクセスできる共通IDです。gBizID公式サイトへアクセスして取得手続きを行いましょう。

なおIDの新規取得には約2週間程度かかるので、余裕を持って手続きしてください。

③交付申請する

交付申請の実際的な手続きに入ります。IT導入支援事業者から「申請マイページ」の招待を受けて情報を入力。支援事業者がITツールの情報などを入力し、内容の確認を終えて手続き完了です。

入力した情報に不備があると不採択となるので、支援事業者とよく話し合って不備がないようにしましょう。

④ITツールを導入する

審査に通り事務局から「交付決定通知」が届いたらいよいよITツールの導入です。「契約」「発注」「納品」「支払い」をすませましょう。

なお領収書などの書面はこの後の手続きで必要になるので大切に保管してください。

⑤事業実績を報告する

最初に決めたITツールを正しく導入しました、ということを事務局に報告します。「申請マイページ」から必要な情報を入力し、領収書などの書面を添付します。入力した後にIT支援事業者が内容を確認して問題なければ手続き完了です。

⑥補助金が支給される

事業実績報告が完了し、事務局による確認がなされると補助金額が確定。指定の銀行口座に資金が振り込まれ、正式に補助金が支給されたことになります。

⑦事業実施効果を報告する

補助金の効果を測定するために、事業者は事業実施効果を報告しなければなりません。定められた期間内に「申請マイページ」より必要な情報を入力し、IT導入支援事業者が「IT事業者ポータル」という専用サイトから事業者に代わって提出します。

IT補助金申請で気をつけておくべきこと

大変便利なIT補助金ですが、申請時に気をつけておくべきことがあります。注意点は以下の3つです。

IT補助金の交付決定前に契約、支払いを行ったものは補助の対象外となる

補助金を申請してから交付決定されるまでに「契約」「発注」「納品」「支払い」を行うことは認められておらず、補助金を受けられなくなってしまいます。

ツール導入にかかわる行為のことをIT補助金においては「事業」と表現するのですが、”交付決定前に行われる事業については、補助対象外となりますのでご注意ください。”と公式サイトに明記されています。

スケジュールをよく確認し、交付決定前にツールの契約や支払いを行わないようにしてください。

一度の交付申請期間内における申請回数は1事業者あたり1回のみ

IT補助金は一度の交付申請期間内において1事業者あたり1回のみ申請が可能です。ただし採択されない限り次回の申請期間に再度手続きできるので、何度でも申請可能です。

2020年度では10次締切分まで募集されていたので、今後IT導入補助金の利用を検討する場合は必要書類を精査して複数回申し込んでみてはいかがでしょうか。

導入費用を一時的に全額負担しなければならない

IT補助金は国の施策であるため、支払われた補助金が正しく使われたのか把握する必要があります。

そのためツールの契約、発注、納品、支払いが完了したことを示す書面（領収書、請求書など）を事業実績報告と呼ばれる書類に添付して提出しなければなりません。

必要書類が正式に受理されてから交付手続きに入るため、補助金の支給はツール導入後に行われます。交付が決定したからといって資金をすぐに得られるわけではありません。

導入にかかる費用を事業者自身が一時的に支払う必要があることを覚えておきましょう。

今回はIT補助金についてお伝えしました。ITツール導入は業務の効率化、生産性向上を促し、企業の経営状況をより良くするものです。しかしツール導入が必ずよい効果をもたらすとは限りません。

独立行政法人中小企業基盤整備機構の調査では「IT活用する中で課題がある」との回答が70.6%、具体的な課題の内容は「コストの負担が大きい」（66.6%）、「導入したITを使いこなせない」（35.3%）という結果が出ています。つまりIT導入企業の約7割が導入後に課題を抱えているのです。

ITツールは導入して終わりではなく、運用していく中でその効果を見極めなければなりません。補助金を得ることをゴールとするのではなく、日々の業務を改善する方法の一つとして検討してみてください。

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