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【Slack基本編】/remind機能を使いこなして作業を効率化しよう

チャットサービスのイメーイ

リマインダーといえば、仕事などでスケジュールやタスクを思い出させるために通知を受けられる、備忘のために活用しているという方は多いですよね。

今はさまざまなシステムやサービスにリマインダーの機能があり、そしてSlackにもまた、便利なremaind機能が用意されています。実は、このSlackのremind機能、上手に使いこなすことで仕事を大幅に効率化させることが可能なのです。

今回は、知っていると得をする、Slackのremind機能、その基本から設定の仕方、あっと驚く裏ワザまで、Slack初心者の方にもわかりやすいように詳しくご紹介していきます。ぜひあなたもSlackのremind機能を使いこなして仕事をもっと効率よくこなしてみてください。

Slackとはどんなサービス?

slackのイメージ

まずは、そもそもSlackって何?という人のために、Slackのサービスについて簡単にご紹介していきましょう。

Slackは、写真共有サービスFlickerの創設者でもあるスチュワート・バターフィールドによって2013年に公開された主にビジネス向けのチャットツール。2018年には1日のアクティブユーザーが800万人にも上り、さまざまな企業において、業務の効率化に貢献しているツールのひとつです。

Slack

さてこのSlack、次のような機能・特徴を持っています。

チャンネル

プロジェクトやトピック、チームなどさまざまなチャンネルを作成することができます。これは、LINEでいうグループ機能のようなものと捉えておくとよいでしょう。

ダイレクトメッセージ

1対1でのメッセージのやり取りができます。

音声またはビデオ通話

チャンネルまたはダイレクトメッセージで音声またはビデオ通話ができます。

ファイルの共有と検索

画像やPDF、文書、スプレッドシートなどをドラッグアンドドロップで簡単に共有することが可能。また、そこにコメントを追加したり、ファイルを検索したりすることも簡単にできます。

マルチプラットフォーム

PCのブラウザはもちろん、Mac、Windows向けのデスクトップアプリやiPhone、AndroidなどのOSでも利用できるマルチプラットフォームのツールです。

絵文字やスタンプでフラットなコミュニケーション

SlackはLINEやツイッターのような感覚でやりとりができ、さまざまな絵文字やスタンプを使うことで、堅苦しさが取り払われコミュニケーションも円滑になります。

サービス連携とカスタマイズ

SlackにはAPIを用いたボットやアプリが多数公開されています。これらを連携することによって使い方は無限大に広がっていくでしょう。

このようにSlackは、仕事上でのコミュニケーションを円滑かつ活発にするためのさまざまな機能を兼ね備えているのです。LINEやGoogleのハングアウトチャットなどと同じように使うことができるので、まだ使ったことがないという方はぜひ一度試してみることをお勧めします。

/remind機能について

/remind機能についてのイメージ

このようにSlackにはさまざまな便利機能があるのですが、その中でも特に便利な機能のひとつが/remind機能。

remind(リマインド)とは、英語で「思い出させる」という意味の言葉です。つまり、Slackのremind機能とは、予定ややるべきことを、あらかじめ設定しておいた日時にお知らせする機能のこと。

例えば、何かの作業の締め切りや、誰かとWebミーティングをするといったことを、Slack通知としてPCやスマホにお知らせしてくれます。毎日スケジュールがびっしりという忙しい人にはピッタリの機能ですよね。

/remindの設定の仕方

/remindの設定の仕方のイメージ

それではSlackの便利機能、/remindはどのように設定すればいいのか見ていきましょう。Slackで/remind機能を利用するためには、次の3つの項目を設定する必要があります。

名前(誰に対するリマインドか)

Slackの/remind機能では、同じワークスペース内にいるメンバーなら、誰に対しても設定することができます。ですから、作業の締め切りが近づいていることを同じチームの誰かに伝えたりすることだって可能です。(自分自身に通知させたい場合は「me」を指定します。)

内容(リマインドさせたい内容)

「誰に」を設定したら今度は、リマインドで表示させたい内容を設定します。

日時(リマインドを行う日時)

「誰に」「何を」を設定したら最後には、「いつ」リマインドさせたいのかを設定します。指定方法は、直接年月日や時間を指定することもできますし、明日であれば、「tomorrow」などと英語単語で指定することも。

日時の指定例は以下のとおりです。

  •  日付や曜日を指定する場合

on 15th(15日に通知)

on Friday(日曜日に通知)

on 07/23/2020(2020年の7月23日に通知)

  • 時間を指定する場合

at 3:00pm(午後3時に通知)

at 14:00(14時に通知)

  • 通知までの時間を指定

in 3 minutes(3分後に通知)

in 5days(5日後に通知)

まとめると、次のような指定方法になります。これをメッセージ入力欄に入力すれば設定完了です。

/remind [@名前] [何を] [いつ]

また、グループ全員にリマインドさせたいのであれば、

/remind [#チャンネル] [何を] [いつ]

と、個人の名前の代わりにチャンネル名を記述すれば、そのチャンネルを閲覧可能なメンバー全員にリマインドすることもできます。

ここで、いずれの方法でも注意したいのが「何を」の部分は日本語の記述が可能なのに対して「
いつ」の部分は数字または英語のみの記述という点です。「いつ」を設定する際は日本語は使用できませんので注意してください。

/remind機能応用編:相手へのメッセージを予約しよう

/remind機能応用編:相手へのメッセージを予約しようのイメージ

ここからはSlackの/remind機能を応用したより便利な使い方についてご紹介していきましょう。

/remind機能は、自分以外のメンバーにも通知することが可能でしたよね。また、通知の内容には日本語を入力することもできます。ですから、他のメンバーへのメッセージをあらかじめ送信する日時を指定して予約するといった使い方もできるのです。

例えば、明日の10時にWebミーティングをしたい場合は、時間を指定してミーティングへの招待メッセージを必要なメンバーに送信する予約をする、といった使い方ができるでしょう。

/remind機能応用編:繰り返し通知機能を使ってみよう

/remind機能応用編:繰り返し通知機能を使ってみようのイメージ

もうひとつ、Slackの/remind機能の便利な使い方をご紹介します。先ほど通知する日時を指定する方法をご紹介しましたが、通知は1度きりだけではなく繰り返し通知するように指定することもできます。

例えば、毎週日曜日の13時に通知したい場合は、

at 13:00 every Sunday

毎月15日に通知したい場合は、

on the 15th of every month

と指定すればOKです。

毎日決まった時間にやらなければならないタスクあったり、週1回のミーティングなどをリマインドする場合には使える機能ではないでしょうか。

remind機能を活用して作業を効率化しよう

作業のイメージ

このようにSlackの/remind機能はさまざまな使い方ができることがお判りいただけたのではないでしょうか。

例えば、Slackでチャットしている途中に、「これは忘れちゃいけないな」ということがあったとしたら、そのままコピペしてリマインドしてしまいましょう。また、毎日必ず行うるルーティンワークがあれば、繰り返し通知を設定してリマインドしておくと便利です。

あとは、みなさんのアイデア次第でもっともっと便利な使い方ができるはず。ぜひ、Slackの/remind機能を活用して、仕事の効率化をしてみましょう。

 

Slackを使っている人のイメージ

今回は、知っておくと便利なSlackの/remind機能についてご紹介してきました。単なる備忘のためだけではなく、他のメンバーへ通知をしたり、繰り返しの通知をしたり、工夫次第で様々な使い方ができることが分かりましたよね。

働き方改革が求められるいま、Slackを使っている方でまだ/remind機能を使ったことのないという方は、ぜひ有効活用して作業の効率化につなげてみてはいかがでしょうか。

Slcakの/remindをはじめとするさまざまな便利機能を駆使して、仕事の管理はSlackにおまかせ!あなたは目の前にある仕事だけにただひたすら集中して取り組むだけです。そうすれば、心にもゆとりが生まれよりよい仕事ができるかもしれません。

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