社員の働き方は時代と共に多様化しており、少し前だと出退勤時間を任意で設定できるフレックスタイム制度が注目されていました。
しかし時代は移り変わり、テレワークと言う働き方に注目が集まっています。その背景として政府が力を入れている働き方改革、そしてIT技術の発展により、社員が会社に行かなくても働くことができる環境が整ってきたからでしょう。
そんなテレワークですが会社という環境から離れ、今まで通りのクオリティで仕事をするって少し不安ですよね。そんな世の中のために、いまテレワークを円滑に機能させるためのITツールが普及しつつあります。
それでは今回は、テレワークで仕事を効率化するためのおすすめのITツールとその活用方法を解説します。まずは、テレワークとはどんなものなのかについての定義を確認しましょう。
まず、テレワークとは何かを解説
そもそもテレワークとは「Tele＝離れたところ」と「Work＝働く」を合体させた言葉で、情報通信技術を活用した場所や時間に捉われない柔軟な働き方を指します。
日本では労働人口が減少している状況の中、企業は限られた人材、限られた時間や条件で会社を運営していかなければなりません。そのような厳しい条件の中で働き方に自由性が持てるテレワークを導入することで多くの人材、また有能な人材を確保できる可能性が高まり、最近注目されるようになりました。
テレワークには、どこで働くかという環境の違いにより大きく3つに分類することができます。
自宅利用型テレワーク（在宅勤務）
自宅で仕事をするパターンでは自宅利用型テレワーク（在宅勤務）。例えば育児や介護で家にいないといけない方に有効的な働き方でしょう。
モバイルワーク
移動中にパソコンや携帯電話で顧客の対応をする移動型をモバイルワーク。顧客の訪問をしながら移動中に事務処理など効率的に済ますことができる生産効率が高い働き方です。（営業職などで多い）
施設利用型テレワーク（サテライトオフィス勤務）
そして勤務先以外のオフィススペースでパソコンなどを利用することを施設利用型テレワーク（サテライトオフィス勤務）。少人数、また一人で働くスタイルで、必要な時だけスペースやネット環境があれば良いという自由性が高い働き方です。
テレワークと聞くと自宅で仕事をするイメージが強いですが、一見、自由性の高い働き方という印象がある反面、プライベート空間で仕事をするのは気持ち的に厳しい人もいますよね。そんな方のためにシェアオフィスやコワーキングスペースで仕事をする、という方もいます。
それではテレワークの働き方におけるメリット・デメリットを詳しく解説します。
テレワークのメリット・デメリット
会社とは違う環境で働くテレワークを実施する会社が増えている中、得られるメリット・デメリットがあるので、それぞれ解説します。
テレワークを実施することで得られるメリット
ではまず、テレワークのメリットについて解説しましょう。
通勤時間を削減
テレワークによる最も大きいメリットと言えるのが通勤時間を削減できること。例えば毎日往復で1時間かかっていたとすると月に20時間以上、移動時間に費やしていることになります。この削減できた時間をさらに仕事の時間に充てる、またプライベートなどの時間に使えることがメリットです。
また電車であれば通勤ラッシュによるストレスや車移動であれば事故の危険性を削減できることを考慮すると、よりそのメリットの大きさが期待できます。
育児や家事の両立、また介護をしながら働くことが可能
個人によって家庭環境は様々です。例えば子どもを育てながら、また家族の介護を行いながら働いている方はいますよね。その拘束時間を考えるとなかなかオフィスで一日働くことが難しいでしょう。
そんな時、テレワークなら自宅でも働くことができるという時間的融通性が利くでしょう。小さい子どもがいると外に働きに行くのにも子供を預ける手間、費用がかかります。それを考えなくて良いのは大きなメリットです。
自由な場所に住めるようになる
会社へ行くまでの通勤時間って長ければ長い程、辛いですよね。テレワークなら会社に通勤する必要がないため、そんな悩みを解決することができます。
極端な話、沖縄に住みながら北海道の企業に勤めることが可能となります。その内、外国でも普通に働けるようになるかもしれません。
仕事に集中しやすい
仕事中に上司に声をかけられて仕事に集中できない、なんて経験一度はありますよね。テレワークだと仕事に集中しだしているときに上司や同僚から声をかけられて仕事を中断するなんてことがないので集中力の安定性を期待できます。
テレワークを実施することで受けるデメリット
次に、テレワークのデメリットについて解説しましょう。
自分で時間管理する必要がある
テレワークをすることでプライベートと仕事との境目があやふやになります。なぜなら会社は出勤時間と退勤時間が決まっていることが多いので、その時間を過ぎたら退社、ということでオンオフをつけやすいためです。例えば仕事を詰め込みすぎると知らない間に長時間労働になっているなんてことも。つまり、自分で線引きをしないとプライベートと仕事のどちらかが犠牲になる可能性が考えられるでしょう。
そのような問題に対しては時間の自由性があるとしても働く時間帯を明確にしておくことをお勧めします。会社へも共有しておくことで時間外の急な依頼など避けることができることにつながるでしょう。
テレワークできる職種が限られる
テレワークにするということは会社から離れて仕事をするということなので、パソコンを使った仕事に限られてきます。つまりパソコンを使用するためのスキルが必要となりますよね。
例えば仕事の全てがパソコンベースとなるので、文章、画像、写真などを編集するスキルが必要。そのスキルが不十分であれば一つ一つの作業が遅くなる為、テレワークにしたところで逆に非効率だという状況に陥ります。
肩こりや体調不良になりやすい
テレワークを実施することはパソコンなどの事務的仕事がメインとなってきますよね。その影響で肩こりや体調不良になることが増える可能性があります。
テレワークにした時点でパソコン主体にスタイルになることは免れられません。そこで例えばプライベートな時間に適度な運動を行う。また整骨院など定期的な体のメンテナンスを行うことが改善につながります。
社員との連携が必要な仕事が難しい
テレワークにすると会社員と面と向かっての打ち合わせができません。ちょっとした会話なんかもできない為、連携が必要な仕事が主体な場合は適さないです。
しかしオンラインツールである例えばテレビ電話、WEB会議などを利用することで顔をみて話をすることが可能となるので解決できるでしょう。次でその内容について解説します。
テレワークで必要なITツール
テレワークを実施する企業が増えていく中、テレワークで発生するデメリットを改善できるITツールが次々と出てきました。そこで特に業務に支障をきたすと言える「社員との連携が必要な仕事が難しい」と言う点にスポットライトを当て、ITツールを解説します。
テレワークでも会議が実施できるITツール「V-CUBEミーティング」
「V-CUBEミーティング」は12年連続で国内シェア№1の信頼できるWeb会議システム。同時に最大50人が会議に参加できます。
またこのツールは招待メールをクリックするだけで会議に参加できるという操作の簡易性やHD対応のきれいな映像、自動調整されるクリアな音声、そしてつながりやすく、途切れにくいという特徴が高評価につながっています。
メールよりも気軽に連絡可能なチャットツール「Chatwork」
Chatworkは基本無料サービスとなり、1対1でも複数人でも対応可能なチャットアプリ。イメージ的にはLINEのグループチャットなどと似ているサービスとなります。
社内向けの簡単な連絡や社外向けの簡単な打ち合わせの場合、メールだと堅苦しくなるが、電話だと一人一人への対応となるので、手間がかかりますよね。そんなときに「Chatwork」のようなチャット機能が役立ちます。
まず複数人と同時にやり取りができるという点、そして気軽に自分の言葉を発信できるためスピーディーに話を進めることができます。また無料版であると14個までのチャットグループを開け、一人対一人であればビデオ通話、音声通話が可能。有料版においてはグループチャットの人数無制限、複数人でのビデを通話、音声通話が可能となります。
テレワークをさらにスムーズにするためのITツール
テレワークを実施する中で、さらに仕事を効率化するためのツールを続いて解説します。
ペーパーレス化を実現させる便利なツール「Adobe Document Cloud」
テレワークだからこそ必要になるペーパーレス化ツール「Adobe Document Cloud」を解説します。「Adobe Document Cloud」は資料のpdf化やクラウド上でのデータ共有、保管ができるペーパーレス化を促進させるツール。どんなデバイスからでもデータを抽出できることも特徴の一つとなります。
「Adobe Acrobat DC」というサービスはPC環境があれPDFにアクセスして共有することができます。場所に捉われず編集できるのは魅力的でしょう。
また「Adobe Sign」というサービスもあり、契約書や見積書などをオンライン上で署名を含めて完結させるサービスとなります。このサービスがあれば上司からの決済が必要な契約書や見積書などが全てオンライン上で完結。わざわざ会社に行ってハンコを押すという面倒な作業がなくなりますよね。
またペーパーレス化になることでデータの管理が簡略化され、例えば必要な書類を引っ張ってくるのにも検索機能が充実しているので探す手間も省けます。例えば1年前の書類を用意するってなった時に紙ベースだと探すのに一苦労ですよね。このように、ペーパーレス化は書類の管理、共有から業務の改善などメリットはたくさんあります。
ファイル管理、容量不足を解決するオンラインストレージサービス「Dropbox」
テレワークを実施することで書類や画像のやりとりは全てパソコンに送られてくることになります。そんなときに不安となるのが大量のデータの管理、またパソコンの容量不足ですよね。
そこで有効となるのがクラウド環境下でデータを管理するオンラインストレージサービスの「Dropbox」。「Dropbox」はビジネス向けサービスも用意され、そのサービス内容としてはセキュリティー面や情報の共有というプラスαの付加価値も用意されています。
通常プランは無料ですが、ビジネスプランから有料制となっており、保存容量も2TBといった充実した内容になります。仕事に必要なデータがクラウド上に保存され、それを共有できる環境が用意されていれば離れた場所で仕事をするテレワークにとって非常に便利に違いありません。
テレワークでのITツールを使いこなすためのポイント
さて、これまではテレワークで活用できるITツールを解説しました。しかし本当に使いこなすことができるのかという点が不安ですよね。それらのツールをうまく使いこなすためのポイントを解説します。
先ほど解説した3つのITツールはテレワークになることで一番の懸念点である「他の会社員とのコミュニケーションや連携が取り辛い」という問題を補うITツールとなっています。
例えば「V-CUBE」でＷＥＢ会議を実施する際にはいくつかのレクチャーが必要です。まずは「V-CUBE」をどのように立ち上げるかという説明、また会議の際の周りの環境（静かな環境であること）など、ある程度のルールも必要になってくるでしょう。
例えばテレワークの最大のメリットである時間の融通性に対して、相手の環境を踏まえず長時間Web会議を設定したりすると、このメリット部分が薄れますよね。このためテレワークの実施、ITツールの使用などの簡単なルール設定をしましょう。
さて今回テレワークで仕事を効率化するためのおすすめのITツールとその活用方法を解説しました。
解説した内容を振り返ります。
- テレワークとは情報通信技術を活用した場所や時間に捉われない柔軟な働き方のこと
- テレワークには自宅で働く自宅利用型テレワーク、移動中にパソコンなどで仕事をするモバイルワーク、勤務先以外のオフィススペースなどで働く施設利用型テレワークの3種類ある
- テレワークのメリットは通勤時間を削減、家庭環境に合わせた働き方ができる、自由な場所に住んで仕事ができる、仕事に集中しやすいと言ったものが挙げられる
- テレワークのデメリットは自分で時間管理する必要がある、パソコンを使った仕事に限られる、肩こりや体調不良が増える、社員との連携が必要な仕事が難しい点が挙げられる
- テレワークで必要なITツールはWeb会議が実施できる「V-CUBEミーティング」やチャットで気軽にコミュニケーションがとれる「Chatwork」がある
- さらにテレワークをスムーズにするITツールとしてペーパーレス化を実現させる「Adobe Document Cloud」がある。「Adobe Document Cloud」は資料のpdf化、クラウド上で保管、共有できる。また契約書や見積書をオンライン上で署名、承認などができるサービスもある
- 資料、画像、動画などオンライン上に保管管理、共有ができる「Dropbox」がおすすめ。セキュリティ面や容量の大きさが特徴的
- テレワークでのITツールをうまく使いこなすためのポイントとしては、まずはITツールの使い方を理解することからはじまる。またITツールを使うに当たっての簡単なルールがあった方が円滑に業務を勧められる
新しい働き方であるテレワークについて解説しましたが、今後どんどんとこの日本で普及されていく働き方かもしれません。
テレワークは各個人の働き方にゆだねる部分が大きくなるため企業側からすれば少し不安な点もありますが無駄の削減にもつながる非常に魅力的です。
IT技術が発展する中で生まれた今回ご紹介したツールの他にまだまだ発展する可能性はありますよね。例えばVRの応用で体全体を立体的に映し出し、まるで実際に会議に参加しているようなツールなんかも現実的になるでしょう。
近い未来、仕事において会社に出勤するという概念がなくなるかもしれません。
