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業務を改善して成果を出そう!業務支援ツール・企業・事例まとめ

業務支援

もっと大きな成果を出すためには・・・そう考えた時、候補の一つに上がるのが業務支援ですよね。

もっと効率よく業務を進める方法があるはず。でもどこから手をつければいいのかわからない・・・そんなふうに頭を悩ませている経営者は多いでしょう。

業務の問題点でよくあるのは、紙ベースの作業が多いこと、Excelのデータが使いづらいこと、ネットの注文変更や問い合わせに対応しきれない時があることなど。

そんな時に「業務支援ツールで作業時間が半分になった」などという声を聞くと「我が社も!」とすぐに飛びつきたくなりますよね。しかし、気になるのがコスト面。

どうせなら最低限の支出で最大の効果を出したいもの。それにはどんな方法があるのか、どんなツールがあるのか、基本的な知識が必要です。

今回は業務効率化に悩んでいるあなたのために、業務支援を受ける際に最低限知っておきたい、基本的な内容をまとめました。ここを読めば業務支援の種類や、コンサルティングをしている企業、おすすめのツールや改善事例までわかります。

日ごろ頑張ってくれているスタッフのためにも、ぜひ読んでみてください。

業務支援とは、具体的にどんなことを行うのか

ビジネスマンのイメージ

「業務支援」を一言で説明すると、社内での「困りごと」を解決に導くこと。主に次のような場面で利用されます。

  1. 事務関連の業務効率化
  2. 情報システム関係
  3. 営業支援
  4. アウトソーシング

上記4つを順に解説していきます。

①業務支援の中で圧倒的に需要が多いのが「事務関連の業務効率化」。具体的には、採用・社員教育・経理・財務・勤怠・労務・福利厚生など、事務関連の業務全般を支援します。
②「情報システム関係」の業務支援は、パソコンのトラブル対応、ネットワークの構築など。
③「営業」の業務支援は、顧客管理や売上管理、営業スケジュール管理などです。
④「アウトソーシング」はちょっとイメージがしにくいですよね。社外に仕事を委託することで、具体的にはコールセンター業務や警備などのセキュリティ業務、入力作業などが一般的です。最近ではクラウドソーシングサービス(インターネットを通じて仕事を外注)が増えてきています。

ひと昔前まで「業務支援」と言えば、上記④の「アウトソーシング」にあたる業務のことを意味しました。人手を要する業務や、専門性の高い業務を外注するイメージです。

しかしIT化が進む昨今、業務支援の多くは「人」ではなく「ツール」がお手伝いするようになっています。なるべく人の手を使わなくてもいいように仕組化していくのが、最近の業務支援の目的。

では次に、企業の通常業務でよくある課題はどのようなものがあるのかご説明しましょう。

通常の業務で出てきやすい課題

忙しいイメージ

通常の業務で出てきやすい課題は、「業務の効率化」に関することがほとんどです。どこの企業でも「労働時間の短縮」「人件費削減」は永遠のテーマですから。

「業務の効率化」に取り組むにはまず、業務フローを見直して現状を把握することから始めます。そして一つ一つの作業について改善点をあげていくと、問題点が明確になってくるでしょう。

一般的によく問題になるのは次の3つ。

  • 紙ベースの作業が多い
  • 承認回数が多い
  • 使用するツールの種類が多い

紙ベースの作業が多いと、印刷したり、データを保存するためにスキャンしたり、何かと手間がかかります。何より整理・保管するのが大変だし、そのためのスペースだって確保しなくてはいけません。

また、使用するツールの種類が多いとデータを移す作業が必要になります。よく考えたらこの作業、ほんとムダですよね。ミスの原因にもつながります。

そして工程が多くなるほど関わる人数が増え、結果、承認回数が増えることに。業務の進捗状況がわかりづらいため、担当者が集まって報告の場も必要になるでしょう。

たなべ吹き出し
たなべ

一つの作業に関わる人数が多いほど、効率が悪いし改善案も出しにくくなります

このような課題を解決するため、お悩み相談に応じてくれる専門の仕事があります。それが「業務支援コンサルティング」。

次はその「業務支援コンサルティング」を行う代表的な企業をご紹介しましょう。

代表的な業務支援コンサルティングを行う企業

コンサルのイメージ

業務支援コンサルティングを行っている、代表的な企業を3つご紹介します。

デロイトトーマツコンサルティング合同会社

デロイトトーマツコンサルティング合同会社は、国際的なネットワークを持つDeloitte(デロイト)のメンバー。日本最大級の経営コンサルティングファームです。

コンサルティングの他、監査・法務・税務など幅広いサービスがあり、グローバル展開を目指す企業にも対応。

ガートナージャパン

ガートナーは業界最大規模のリサーチ・アドバイザリー企業で、日本でも調査会社としてよく知られています。コンサルティング部門ではIT系を中心に、最近は経営戦略や組織戦略の支援も。

アビームコンサルティング株式会社

アビームコンサルティング株式会社は2003年にデロイトから分離し、アジア最大級、日本のグローバルコンサルティングファームとして誕生。NECとの資本提携も実現し、戦略・IT・業務改革など幅広い分野に対応しています。

たなべ吹き出し
たなべ

担当者の得意分野を確認しましょう

以上、代表的な業務支援コンサルティングを行う企業を、3社ご紹介しました。業務支援を受ける際、欠かせないのが業務支援ツール。

次はおすすめのツールをご紹介しましょう。

おすすめの業務支援ツール

データのイメージ

現在、業務支援に取り組むには「業務支援ツール」が不可欠。ここではおすすめの業務支援ツールを2種類ご紹介します。

freee(フリー)

freee(フリー)はクラウド型の会計ソフトでシェアNO.1。個人事業主から中規模法人まで対応しています。経理では「入力作業がほぼゼロ」とうたっており、ユーザーの8割が業務時間を半分以下に削減することに成功しています。

見たい数字をすぐ確認できるので、臨機応変な経営改善が可能。強みは「金融機関の同期・連携」「請求書、見積もり、納品書作成機能が無料」など。

たなべ吹き出し
たなべ

ツールがこんなに優秀だと、税理士さんの仕事が減ってしまいそうですね

Salesforce(セールスフォース)

Salesforce(セールスフォース)はクラウド型の顧客関係管理ツールで、世界シェアNO.1。AI(人工知能)が、蓄積されたデータから最善の顧客対応を導き出してくれます。

顧客管理だけでなく営業支援機能も充実しているので、営業業務の効率化が見込めます。

とっても魅力的なこれらのツール、次で導入事例をみてみましょう。

業務支援によって改善された事例

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では、上記でご紹介した2つの業務支援ツールを導入することによる改善事例をご紹介します。

freee(フリー)導入事例

freee(フリー)の導入事例としてご紹介するのは、電気・電子部品の「株式会社タイセイ」。国内の他、海外4か国にも拠点を持つ専門商社です。

タイセイではもともと別の財務会計ソフトを使用していましたが、Excelや紙ベースの作業もあり業務が複雑化。また勤怠管理も手作業が多く、一つの業務に多くの人が関わっていました。

同社はその後「会計freee」と「人事労務freee」を導入。実装するのに6ヶ月かかったものの、導入後は給与と会計のソフトが一元化したことによって、次のような変化が。

  • 転記作業が減り、データの誤入力が減った
  • 承認権限者が減り、訂正があった場合の手間が大幅に削減
  • データが可視化され、業務を検証しやすくなった
  • 役員に報告する資料作りがリンクを送るだけでよくなった
  • ペーパーレス化

これだけの効果があれば、費用対効果はかなり大きいですよね。

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たなべ

関連の作業時間が2/3に減ったそうです

Salesforce(セールスフォース)導入事例

Salesforce(セールスフォース)の導入事例としてご紹介するのは、老舗温泉旅館の「陣屋」。同館ではもともと、紙やホワイトボードを使って予約管理をしていました。

そのため急な変更に対応できずにトラブルになることも。顧客管理にExcelも利用していましたが、「ネット予約との時間のずれ」や「情報活用」面で問題がありました。

Salesforce(セールスフォース)を導入することによって業務の流れは一変。すぐに次のような効果が。

  • 全従業員間で、情報がリアルタイムで共有
  • 役員クラスが現状を把握でき、適格な経営判断ができる
  • 現場発の意見やアイディアを反映
  • Facebookでお客様と交流

Facebookでは情報発信をするだけでなく、顧客の投稿を過去のコメントと紐づけて確認し、きめ細かなサービスを提供。

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たなべ

自分の意見を大切に受け取ってもらえたら、嬉しくてまた利用したくなりますよね。

このように、「陣屋」はSalesforce(セールスフォース)を導入することによってデータを一元管理し、大幅な業務効率化を実現しました。

以上、業務支援ツールの導入成功事例でした。次は業務支援を受ける上で知っておきたい点をお話しましょう。

業務支援を受ける上で知っておきたい点

業務支援を受ける時、失敗しないために大切なことは次のとおり。

  • 自社が求める理想像を明確にしておく
  • 何社かに見積もり依頼をして比較する
  • 無料トライアルを利用して、自社との相性を見極める
  • 契約時は、最悪のケースを想定しつつ交渉する
  • 提案された内容が、実現可能か見極める

初めて業務支援を受ける場合、一番心配なのが費用。何社か比較をした上で、内容をよく理解してから契約しましょう。

業務支援はうまく利用すれば大きな成果が期待できます。しかし、資金面から今すぐに踏み切れない場合もありますよね。

そんな場合も、業務の改善点を明確にしておくことはとても大切なこと。それだけでも「今何が必要か」がわかり、解決への一歩につながるでしょう。

 

まとめ

今回は業務支援を受けて成果を出すために、最低限必要な知識を網羅してまとめました。最近の業務支援はツールを使用するのが一般的。

最適な業務支援ツールを見つけるために大切なことは、次の2つです。

  • 業務フローを見直して、各作業の問題点を洗い出すこと
  • 自社の理想とする姿(業務支援の目標到達点)を明確にすること

「業務支援を受ける」ということは、会社を理想の姿に近づけるための方法を提案してもらうこと。理想の姿に近づくために、「業務効率化」ははずせません。

業務効率化は最終的に人の手を使わなくていいように仕組化していくことが目標。人の手は人でないと務まらない仕事にシフトしていき、スタッフが気持ちよく作業できる環境を整えましょう。

業務支援をじょうずに利用して効率化が進めば、スタッフがイキイキと働いてくれるようになります。笑顔があふれる明るい職場は、それこそが理想の姿ですよね。

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