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業務の効率化を進める為の2つのポイントと3つのステップをご紹介

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仕事を行うときは業務の効率化を考えて作業を行う人もいるでしょう。仕事は何も考えず漠然と行っているなら、非効率となってしまい時間がかかってしまったり、後の仕事の計画がズレてしまったりします。

仕事はなるべく早く行うことができれば、それだけ収入も増える見込みがあるので、どんな作業をどのように行うのか考えることは仕事の上でとても大事な要素と言えます。

しかし、仕事の効率を上げるためには「どのようにして行えばいいの?」「どんなメリットやポイントがあるの」など具体的に内容を知っておきたい人もいますよね。

仕事では業務の効率化を行うことが大事です。

ですから業務の効率化についてポイントや具体的な効率の方法についてご紹介していきます。まずは業務の効率化を覚えて自分の仕事に生かせるようにしてみましょう。

業務の効率化って必要か

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仕事を行うときに効率を求めていきますが「なぜ業務の効率化が必要なの?」と思う方もいますよね。

業務の効率化を行うと、業務にかかる負担や無駄やムラを省くことができます。

業務にかかる時間が増えてしまうなら、それだけ長時間作業しなくてはなりません。そうしないと自分の負担が大きくなってしまいます。そして自分の負担が大きくなれば、業務でのストレスが大きくなり、労力も大きく消費するので、自分のために業務の効率化はとても大事です。

また、無駄やムラををなくすことで作業全体がスムーズにいき、時間をかけずに作業を終えることができるので、会社の成績向上や収入面のアップも行えます。

仕事で業務の効率化と言われることが多いですが、これを行うことで最終的に自分の労力の軽減と利益の拡大につながります。ですから業務の効率化は必要なことと言えますよね。

業務の効率化をするメリットとは

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それではさらに具体的に、業務の効率化をした場合のメリットをみていきましょう。

まず、業務の効率化を行うとコスト削減につながります。
例えば、10時間かかっていた業務の効率化を行ない、5時間で行うことができたとします。すると企業は5時間分の人件費削減に繋がりますよね。
さらに、作業時間が減ったことで電気代や水道代などの経費も削減されるでしょう。

このように、無駄な浪費を抑えて利益を確保することが可能です。

2つ目は賃金を上げることができます。

業務の効率化によってコストの削減を行うことで、業務スピードがあがりますよね。すると1日や1時間の仕事で得られる利益が上がるのです。

その得られた利益は、従業員に還元することも可能。

また、賃金を上げること以外にも、福利厚生の充実や社内環境の整備などに当てることもでき働きやすい環境づくりにも繋がります。

そして3つ目は、仕事に対してのモチベーションが向上することです。
業務の効率化が向上すれば、それだけ1つの作業に対する集中力する時間は少なくなりますよね。

1つに業務に長く時間をかけてしまうと、時間が長いほど人間は集中力が持続できません。また作業スピードが落ちてしまうことも。しかし1つ1つの作業時間を短くすることで、集中力が上がり仕事へのモチベーションも維持しやすくなるでしょう。

このように業務の効率化を行うことで、以上のようなメリットを得ることができ、会社の利益だけでなく、従業員もメリットを得ることができます。

業務の効率化を進める為の2つのポイント

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業務の効率化を進めることは会社にとっても従業員にとってもメリットがありましたよね。それでは業務の効率化を進めるために大事な2つのポイントについてお伝えしましょう。

ポイント1:目的を定めること

業務の効率化を取り組むためにまず大事なことは目的を定めることです。ただこの目標は具体的に述べることが大事。

実際の現場で「利益の向上を目指す」と目標を掲げることがありますが、この内容では抽象的すぎてどんなことをすればいいのか分かりません。

業務の効率化をしっかり行えるように目的としては、例えば、

  • 残業時間を減らして残業代と従業員の負担を減らす
  • 人材育成や若手社員の定着率アップを目指す

という目標を定めることが必要です。

このように業務の効率化の目標を具体的に定めることで、従業員や社員の方も一丸となって目標に動くことができます。

ポイント2:基準を定めること

2つ目は基準を定めることです。

まず業務の効率化のためにコストや時間の削減を行おうとしますよね。しかし、何でも削減してしまうことで必要な作業まで削減してしまい、逆に効率化が落ちてしまうこともあります。

そのため、何が無駄な作業で何が必要なのか明確な基準を出すことが必要です。

無駄な作業と必要な作業を区別するために実際に現場の担当者に話を聞いてみることも大事ですし、関係する他部署の意見を聞いてみることも必要になります。

基準を定めることができれば必要な作業のみを行うことができるので、業務の効率化を行えるでしょう。

業務の効率化を進める3つのステップ

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業務の効率化をおこなうためのポイントがわかったら、いよいよ業務の効率化を進めていきましょう。

それでは業務の効率化をおこなうための3つのステップをお伝えします。

ステップ1:現状把握

まずは現状把握をおこないましょう。
対象となる業務が現場どのように行われてるのか明確にすることがスタートです。これは客観的な数値を出したり従業員にヒアリングを行うことで把握することができます。

ステップ2:原因の解析と課題の取り組み

そして原因の解析と課題への取り組みます。

業務の効率化を行うときには課題を抽出していくことが大事ですが、抽出した問題に対して追求を行っていく必要がありますよね。

なぜこのようなことが発生するのか根本的な原因を突き詰めて、最終的にどこを改善する必要があるのかまで突き止めないと業務の効率化は実現しません。この部分は妥協せずに行うことが大事です。

ステップ3:改善案の実行

そして最後に改善案を実行します。

課題の原因を突き止めれば改善していくことが大事です。改善の行動としては

  • 排除や廃止
  • 標準化
  • 交代や代替
などの措置を講じることができます。無駄なものを排除し、適当になっていた部分を共通ルールなどを作成して標準化しましょう。

このようなステップで業務の効率化を図ることができます。

業務の効率化での注意点

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業務の効率化のステップをお話しましたが、業務の効率化を行うときに注意しておきたいことがあります。

1つ目の注意点としては焦らないことです。

「業務の効率化はできれば早く行いたい」と思うかもしれませんが、焦ってしまい十分な構想ができていないのに行動すると業務の効率化の成果が得れられず、また初めから構想を練り直すことになります。

2つ目は従業員のペースに合わせて少しずつ改善していくことです。

効率化で大きく作業がかわってしまうと従業員の作業ペースが狂ってしまい、体調不良を起こしたり想定外の工数がかかったりして効率化するまでに時間がかかることもあります。

この2点に注意しておきましょう。

 

業務のイメージ

会社を経営している人や事業を営んでいる人であれば、業務の効率化はとても大事なポイントですよね。

業務の効率化を行うことで利益の拡大や働きやすい環境作りになります。利益が伸び悩んでいたり離職者が多い仕事場などは特に考慮しましょう。

また、業務の効率化は仕事のジャンルによって取り組み方に違いが出ますが、取り組む基礎やメリットは同じです。特に業務の効率化を行うときは焦って行うことが多く、それが原因であまり効率化されていないこともあります。

本気で業務の効率化を行うなら計画的に行っていくことが大事なので、焦らずにポイントを見極めて行うようにしましょう。

業務の効率化は時代の流れによって必要な技術なので、常に頭に入れておく作業でもあります。業務の効率化を行って良い成果を得ると良いですよね。

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