商売において在庫管理は非常に大切ですよね。在庫をする商品が多いと在庫過多で売れ残って赤字になり、逆に在庫が少ないと急なオーダーに対応できないので不安になるでしょう。つまり、在庫管理は過不足を発生させないように非常にシビアに考える必要があります。
近年、勢いを増す通販の物流倉庫における在庫管理は、非常にしっかりし在庫管理システムを構築しています。しかし、在庫管理システムを使う前に「そもそも在庫管理とは？」「在庫管理ってどうやるの？」などの基本を知る必要があります。ぜひ、この記事にある基本を生かして、皆さんの倉庫・店舗の過剰在庫・在庫切れを防ぎましょう。
ということで今回は、在庫管理を効率化するためのヒントとなる基本を解説します。
在庫管理とは
在庫管理とは、商品や材料などをお客様に対して必要な時、必要な数量を提供できるように適正な数量を保管する活動です。在庫とは製造業で言うと、部品、原料、製造途中の仕掛品そして完成品のことを指し、また小売業であれば商品の在庫を意味します。それらの在庫はお客様へ売って初めて現金化されるので、売れるまでは負債となります。
そこで、お客様が求める希望の納期に対応できる適切な在庫数量を保ち、負債を減らせるように最低限の在庫に留める管理する必要があります。つまり在庫管理は、仕入れや売り上げなど様々なものに直結する企業活動を支える大切な土台になります。
在庫管理はなぜ行う必要があるのか
在庫管理はなぜ行う必要があるのかと言うと、顧客が求めるニーズに応えるためです。
逆に在庫管理を行った場合のメリットとしては、発注から納入までのリードタイムを短くできる点があります。また在庫管理を行うと、日々の納入スケジュールを把握するとともに社内の保管スペースを準備できます。すると、商品をある程度まとめて生産できるので生産性が向上します。そして計画的に在庫を保管しているため、お客様からの発注に対して欠品になることがほぼなくなるでしょう。これによって、何よりお客様からの安心や信頼を得られるに違いありません。
在庫管理を行う方法
続いて在庫管理を行う方法について解説します。
在庫管理システムを導入する
在庫管理を行うポイントは正確に商品の入出庫を記録することです。従来からの方法としては紙ベースで管理するかExcel表に商品コードや商品名、ロットなどのデータを打ち込んでいくことが多いでしょう。
しかし、紙ベースもしくはExcel表への書き込みには限界があります。例えば多くの在庫を持っていると入出庫の管理に負担が多くなります。負担が多くなることで、ミスの発生や管理への負担も、おのずと増えてしまうでしょう。
一方、ここ最近主流となってきた在庫管理がバーコードでの管理です。バーコード管理とは商品ごと、またはロットごとにそれぞれバーコードが割り当てられ、そのバーコードをハンディターミナルで読み取ることで商品情報や出荷履歴を把握できます。その場で指示を出したり、データの入力ができるため、よりスピーディーで手軽に処理ができるでしょう。バーコード処理に切り替えることでミスの減少、処理のスピードが早くなります。
在庫管理を行うルールを明確化する
在庫管理を行う際は、誰でも管理できるようにルールを明確化する必要があります。それゆえにルールを具体的にすることも大切。
社員全体が共通認識できていればこそ、風通しが良い環境が構築できます。またルールが明確にされていれば作業を理解しないまま行うなんて言う問題も避けることができるでしょう。
棚卸を確実に行う
棚卸は非常に手間や負担がかかる業務ですが、必ず定期的に行わなければならない業務です。それは棚卸が、現状把握しているデータが実際の在庫が合致するかの確認作業だからです。
棚卸を定期的に行っていなければ、もし途中で数量間違いを発生させていても気付かず、そのまま対応している可能性があります。在庫が間違っていると、必要な数量が足りない、また在庫になったままなんて問題も発生するでしょう。
在庫管理で生じがちな課題
在庫管理を進めるにあたり注意しなければいけないポイントがあります。そのポイント、つまり課題について解説します。
人的ミスが多い
在庫管理における入出庫を手作業で実施している場合、ミスの発生率が高くなります。例えば、商品コードや数量などの記載にミスが多くなります。特に数量管理にミスがあると出荷の際に数量が足りないなんて問題も発生するかもしれません。つまり極力自動化できるシステムを利用することが良いでしょう。
適切な在庫数量を設定できない
在庫が不足し、お客様からの発注に対してなかなか納品できない、また発注が想定より少なかったため、在庫が残っている問題に直面する可能性があります。それは共通して顧客の情報や社内の適正な在庫数量を把握できていないためです。
保管スペースがわからず商品を探す時間がかかってしまう
在庫管理する量が多いと、必要な商品が見つからないという問題が発生しますよね。在庫管理する場合は商品の種類ごとのエリア分け、そしてすぐに見つけられるように商品名が記載された看板をつけるなど対策が必要になります。
在庫管理を効率化するなら、在庫管理システムを導入すべき理由3つ
在庫管理を効率化させる在庫管理システムを導入すべき理由を解説します。
在庫管理の簡易化できるため
在庫管理システムを導入すれば、手作業で行っていた入出庫の管理も簡易化します。例えばバーコード管理は、ハンディターミナルで簡単に在庫状況の管理が可能となります。今まで手作業で商品コードや商品名、数量を記載していたのが、バーコードを読み取るだけで商品を認識することができ、数量はその場で現物を数え、そしてハンディターミナルで数量を入力すれば、データとして保管されます。非常に効率的でしょう。
過剰在庫を減らせるため
在庫管理システムは、日々の物の動き、スケジュールを把握して在庫管理をサポートします。また簡単に過去のデータや在庫の流れをたどれるため、蓄積されたデータを元に将来の予測が立てやすくなります。つまり、その情報を元に過剰在庫を減らす方針として役立つでしょう。
リアルタイムで在庫状況を把握できるため
在庫管理システムを導入すれば商品の入出庫、そして在庫状況をいつでも手軽にリアルタイムで確認できます。急なオーダーに対してすぐに判断しないといけない状況でも、すぐに判断ができる材料、情報が揃うため、非常に便利でしょう。
自社にあった在庫管理システムを選ぶためのポイント
管理システムを選ぶにあたり、その選択ポイントについて解説します。
在庫管理作業を自動化できるかによって選ぶ
入出庫作業を手作業で行っている場合、一刻も早くバーコード管理へ切り替えることを推奨します。例えば手作業で商品名、数量、ロットなどの記載を行うだけでも、かなりの負担なゆえに、入出庫管理作業を自動化できるシステムであることを前提に検討しましょう。
商品の出荷・入荷の数に合わせてシステムを選ぶ
在庫管理には、業界によって管理する商品数や入出庫の量が大きく変わります。例えば出荷の頻度が多い場合は、多くの物量にも柔軟に対応できることを強みとするシステムを利用することをおすすめします。
費用対効果を考える
在庫管理システムは、その種類によって大きく費用やサービスが異なります。そして、その費用は継続的に発生するものなので大きな費用だと採算内容を悪化させる可能性もあります。
システム導入に失敗しないように、システムの試作運転や無料でお試し期間などうまく活用することで大きな負担は避けることができるでしょう。しっかりと自社の業務にシステムが合っているのか、採算がとれるのか検討しましょう。
さて、今回の記事では在庫管理を効率化するためのヒントとなる基本を解説しました。
内容を振り返りましょう。
- 在庫管理とは、商品や材料など、お客様に対して必要な時、必要な数量を提供できるように適正な数量を保管する活動
- 在庫管理をしなかった場合、お客様への対応が遅れる可能性がある
- 在庫管理を行った場合のメリットとして、お客様からの発注に対してスピーディーに対応できる、お客様からの発注に対して欠品になることがほぼなくなる、お客様からの安心や信頼を得られる可能性もある
- 在庫管理を行うポイントは正確に商品の入出庫を記録すること
- 在庫管理のよくある課題として、人的ミスが多い、適切な在庫数量を設定できない、保管スペースがわからず商品を探す時間がかかってしまうがある
- 在庫管理を効率化させる在庫管理システムを導入すべき理由、在庫管理の簡易化、過剰在庫の減少、人的ミスを減少がある
- 在庫管理システムを選ぶにあたっての選択ポイントは、在庫管理作業を自動化できるか、在庫管理におけるものが動く頻度、商品数の特徴を抑える、費用対効果を抑えるがある
多くの企業活動において在庫管理は必要です。必要な事だけれども人の手で作業すると様々な弊害が起こる可能性があるため、在庫管理システムなどを駆使し、効率的に在庫管理を行うことが必要です。日本における少子高齢化による人材不足には、まさにシステム導入が必要になるでしょう。
将来的に効率よく仕事をこなしていくには今回のようなシステムの導入を検討することが非常に有効的に違いありません。将来のことを考えると、今から在庫管理を効率的にできるようにしましょう。
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