在庫管理は入出庫の管理や使用期限の把握、倉庫の整理などやることが多くて面倒で煩雑になりがちですよね。こまめにチェックしていても数え間違いや入力間違いなどヒューマンエラーはどこかで起きてしまいます。せっかく在庫をそろえても、うまく管理できないことで納品に時間がかかれば顧客満足度は下がるでしょう。発注から納品まで素早く対応して顧客満足度を高めるためには、適切な在庫管理が必要不可欠です。
この在庫管理の悩みを解消してくれるのが、 在庫管理システムです。在庫管理システムは在庫の過不足を把握し、ミスなく在庫を管理する専用のシステムです。在庫管理システムは入出庫などの在庫の管理をはじめ、売り上げや仕入れの情報も一元的に管理できるので、業務効率が上がり売り上げの向上やコスト削減につながります。
そこで今回は、面倒な作業を自動化する在庫管理システムについてご紹介します！
在庫管理とは
在庫管理について説明する前に、在庫とは何なのかを明らかにしましょう。
在庫管理とは、在庫の状態を把握して適切に管理することです。在庫がどこにどれくらいあるかを把握すれば業務効率を向上さたり、提供するまでの時間短縮につながります。また、在庫の数量や使用期限を把握することで、在庫過多や欠品による無駄なコストの削減にもなります。
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在庫は流通するので、倉庫の状況は変わり続けますよね。入出庫のチェックや品質の保全など、数多くの情報を記録する必要があります。
ですが在庫管理をおろそかにしていると、在庫不足によって販売機会を損失したり、逆に余剰在庫が増えすぎて管理費用やスペースを圧迫したりします。在庫不足を理由に受注できなかったり余剰在庫を処分しようと安売りしたりすれば、利益の損失だけでなくブランド力も低下しかねません。
このため、在庫管理は会社の経営の基幹ともいえるので適切に管理しましょう。
在庫管理をエクセルで行うデメリット
在庫管理の手段としてよく使われるのがエクセルです。なぜエクセルが使われるのかというと、テンプレートが豊富で、作成コストも安く抑えられるためです。事業規模が小さく取り扱う在庫の種類が少なければそれでも問題ありません。
また、在庫管理をエクセルで行う大きなデメリットは、入庫時や出庫時など特定のタイミングでしか在庫情報を取り扱えず、リアルタイムでの管理ができないことです。リアルタイムで管理ができないと、例えば最新の情報が2日前の情報で、現状とのタイムラグが生じ、顧客の要望に迅速な対応ができないでしょう。そのうえ情報の更新作業は人力で行うのでヒューマンエラーのリスクも高まります。
二重データの取り扱いも大きな課題です。在庫を取り扱うデータはひとつだけではありません。例えば発注管理データと在庫管理データのように同じ在庫に対して別々で管理していた場合、その二つの数値を一緒に更新しなければ無駄な時間を使わなければなりません。
在庫管理システムとは
在庫管理システムとは、在庫管理のために作られた在庫のデータ処理に特化したシステム。例えば、現在の在庫数と今後入出庫する在庫数を一元管理する機能があり、廃棄や返品、再出荷などの複雑な在庫の動きにも対応します。
在庫管理システムを導入することで、在庫一つ一つに管理用コードを割り当てて在庫を個別に識別し在庫の動きや使用期限、納品先などの在庫情報をリアルタイムで同一のシステム内でまとめて管理できます。そのため情報と実際とのタイムラグが生じることなく、二重データの取り扱いによるトラブルを避けることができますし、情報入力や処理におけるヒューマンエラーのリスクも少なくします。
このように在庫管理システムは在庫管理に特化していて、取り扱う在庫の量や会社の規模によってはエクセルよりもスムーズに在庫管理を行えるに違いありません。
※ちなみに、当メディア（AIZINE）の運営会社であるお多福ラボも、在庫管理システムを導入した事例があります。それがこちら
在庫管理システムを導入する方法
続いて、在庫管理システムを導入する方法を確認していきましょう。
在庫管理システムを導入するためには、どんなシステムを導入するかを決めなければなりません。そのためには、まず自社の特徴や課題を明確にしましょう。その特徴や課題が明確にすれば自社にとって必要な機能が見えてきます。
導入したい在庫管理システムを選んだあとは、導入後の準備を進めなければなりません。システム導入後は業務環境が変わってしまうため、多くの現場が混乱する可能性があります。
在庫管理システムの設定や必要な機材の設備はシステム業者がしてくれますが、導入後の運用は自分たちで行うことになります。入力デバイスの操作方法やエラー時の対処法などをマニュアルとして整備、現場の教育やトレーニングをしましょう。
在庫管理システムのメリットデメリット
在庫管理システムのメリットとして、情報処理を自動化します。そのため見間違いや入力間違いなどのヒューマンエラーを減らせます。また在庫整理や情報処理のための時間や従業員を最小限に抑えるので、別の業務に充てられるでしょう。
またシステム化により業務が簡素化されるので、従業員の熟練度に関係なく管理ができます。もし業務方法や手順が間違っていてもエラー通知をしてくれるので、経験の浅いアルバイトやパートでも迅速にミスなく業務を行えるに違いありません。
蓄積された情報の整理も得意なので、発注管理の見直しや納品数の予測など利益の拡大やコスト削減に役立つでしょう。季節や時期をふまえた受注数や在庫ごとの保管期間、欠品や返品を予測すれば、在庫の動きを見える化できます。在庫の動きが分かれば、キャッシュフローの改善も取り組みやすく、経営の安定化にもつながります。
反面デメリットもあります。在庫管理システムは、システムの保全のために人件費や設備費などのコストが発生します。例えば入力デバイスの購入費用や、システムの保全のための人件費、システムについての教育や研修にも費用がかかる可能性があります。このため、在庫管理システムを導入する前にランニングコストの計算も忘れずに行いましょう。
そして、在庫管理システムはシステムダウンのリスクもあります。在庫の情報は在庫管理システムでまとめて管理しているので、仮にシステムがダウンすれば情報管理が一切できなくなります。万が一システムダウンしたときに備えデータのバックアップを取っておき、システムが止まっても業務ができるような体制づくりをしましょう。
在庫管理システムで気をつけるべきこと
最後に在庫管理システムを導入し使用するうえで気をつけるべきことをお伝えします。
まず、在庫管理システムを導入し使用すること自体が目的とならないようにしましょう。在庫管理システムを導入しても最初からうまく使える人はいません。基準ルールの設定やマニュアル作成などを整備し、在庫管理システムを使用する社員の教育が必要です。現場で使う従業員にシステムの有用性を理解してもらい、業務効率改善に取り組むためにも事前準備を行う必要があります。
また在庫管理はさまざまな業務に関係するため、会社全体を巻き込んだ大きな取り組みとなるでしょう。そのため、導入を進めていく上で業務量が増えたり、逆に非効率になったり、各所からの要望でシステムが複雑化したりすることがあります。課題や要望をすべて在庫管理システムで解決する必要はなく、場合によっては紙やExcelを使ったほうが効率的なこともあるでしょう。在庫管理システム導入の目的を共有し、会社全体で課題や要望に向き合い解消のために取り組んでいく姿勢でなければなりません。
在庫管理システムを導入する時は、なぜ在庫管理システムが必要なのかを明確に示す必要があります。会社の方針や戦略、強みなどを一度見つめなおし、照らし合わせていくことで、在庫管理システムを有効活用し利益拡大につながるに違いありません。
さて、今回は在庫管理システムの導入方法やメリットデメリットについてご紹介しました。
在庫管理とは、在庫の状態を把握して適切に管理することで業務効率の向上やコスト削減を目的としています。
Excelを使えば安価で在庫管理できますが、事業規模によっては管理が煩雑になったり、二重データによるロスが生じます。そうなった場合有用なのが、在庫管理システムです。
在庫管理システムは個々の在庫を識別し、その情報をリアルタイムで一元的に管理することで業務を効率化し、会社の利益を拡大させるために有用なシステムです。Excelではできなかったリアルタイムでの自動情報処理を可能にし、業務の簡素化やキャッシュフロー改善にも役立ちます。その反面で基準ルールの整備や社員教育など大掛かりな事前準備が必要で、運用するにはコストも発生します。
在庫管理システム導入を検討する際には、会社の規模や経営方針、労働環境をもう一度見つめなおし、本当に必要なことは何なのかを明らかにした上で取り組んでいくことが重要です。適切な在庫管理を行って、利益拡大につなげて会社を成長させましょう！
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