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これでコミュニケーションがスムーズに!テレワークにおすすめのツール

これでコミュニケーションがスムーズに!テレワークにおすすめのツール

テレワーク中であってもメンバーとは円滑にやり取りしたいものです。またテレワークの実施を検討している方はどのようにすれば円滑にやり取りができるのか気になりますよね。

だからそんな方や既にテレワークしている方はおすすめのツールを探しているという方がいらっしゃるかもしれません。

テレワークに役立つツールを使えば、時間や場所にとらわれることなくスムーズなコミュニケーションが可能になります。

しかし市場には数多くのツールやシステムが出回っておりどのようなツールがあるのか分からず、数が多すぎて選べないこともあるでしょう。

そこで今回は、テレワークの業務効率を向上させる、おすすめのツールをご紹介します。またテレワーク時の課題や、課題解決のポイントもお伝えします。

テレワークとは

テレワークとは

テレワークとはTele(離れた)とWork(働く)を組み合わせた造語です。インターネットなどの通信技術の活用によって実現可能な、場所や時間にしばられない柔軟な働き方を指します。

さらに詳しく分類すると、

  • 自宅で働く在宅勤務
  • 移動中に仕事を進めるモバイルワーク
  • 本社とは別のオフィスで働くサテライト勤務

の3種類に分けられます。

テレワークで発生しがちな課題

テレワークで発生しがちな課題

そしてテレワークを導入するメリットとして挙げられるのは、生産性の向上やオフィスコストの削減、従業員の定着などです。

このように導入メリットが多く自由な働き方として注目されているテレワークですが、実はいくつかの課題も存在します。

そこでテレワークで発生しがちな課題をお話しましょう。

労働状況を把握しづらい

管理者の目を離れての勤務となるため、勤務開始や終了時刻、休憩時間などの労働実態を正確に把握できません。労務管理ができていないと、業務上のさまざまな問題を引き起こします。

例えば、過剰労働に陥っている社員には健康を害するリスクがありますし、労働量が少ない社員によって生産性が低下するおそれがあります。

コミュニケーションが減る

社員同士でコミュニケーションをとる機会が少なくなるので、情報の共有が進まず業務が滞る可能性も。質問や確認を気軽にできず意思疎通が困難になることで、業務効率が低下するおそれもあります。

また人によっては孤独感を覚え労働意欲が低下し、本来のパフォーマンスを発揮できなくなるかもしれません。

情報漏えいリスクが増える

またテレワークではインターネットでのやり取りが基本となるため、ウイルスや不正アクセスなどで情報が漏れるリスクが増大します。

会社のパソコンを持ち出す場合には、盗難や紛失によるデータ漏えいの危険性も高まるでしょう。

テレワークの必須ツール〜Web会議システム編〜

テレワークの必須ツール〜Web会議システム編〜

それではここからは具体的なサービスやシステムをご紹介します。

Web会議システムとは、オンライン上でのミーティングを可能にするソフトウェアのことです。メンバーが離れた場所にいても、ネットワークを介することで、スムーズなコミュニケーションが実現します。

ここからは、テレワークにおすすめのWeb会議システムを、3つご紹介しましょう。

Zoom

アメリカのZoom Video Communications社が提供する、Web会議システムです。

Zoomの特徴は、他のツールよりも圧倒的に通信量が少なく、接続が安定している点です。ほかにも、参加メンバーはアカウント登録が不要、スマホやタブレットからでも利用できるなど、手軽に使える点もポイント。

その利便性の高さから、多くの企業で導入されており、国内外で高い普及率を誇ります。無料で使えますが、3名以上の会議では最大40分しか利用できません。

シーンを選ばず柔軟に活用したい場合は有料プランの利用がおすすめです。

Zoom

V-CUBEミーティング

株式会社ブイキューブが開発した、クラウド型Web会議サービスです。安定した接続環境で、高クオリティな映像や音声を提供し、快適なコミュニケーションを実現します。
録画やチャット、画面共有などのほか、リアルタイム翻訳やサービスの多言語対応など、海外企業とのやり取りを円滑に進められる機能が充実しています。また安全・信頼性に関わる情報を適切に開示していることを示す「ASP/SaaS情報開示制度」に認定されており、セキュリティ対策も万全です。

これまでに5,000社以上の企業で利用され、13年連続でシェアNo.1を獲得していることからも、優れたシステムとして高く評価されていることがうかがえます。

V-CUBEミーティング

Calling

株式会社ネオラボ提供の「Calling」には、簡単かつ迅速にミーティングを始められる、という特徴があります。ワンクリックで会議ルームを作成でき、送られてきたURLへアクセスするだけで参加できるので、会議への時間的、心理的負担を軽減できます。

画面共有機能やホワイトボード機能などが搭載されており、情報共有もスムーズです。機能が充実していながら、シンプルな画面構成で使いやすい点もメリットの一つです。

導入実績は1,500社以上にのぼり、多くの企業から信頼を得ているWeb会議システムといえます。

Calling

テレワークの必須ツール〜バーチャルオフィス編〜

テレワークの必須ツール〜バーチャルオフィス編〜

さて、インターネット上などの仮想空間に構築された疑似的なオフィスを、バーチャルオフィスと呼びます。このバーチャルオフィスでは、実際の職場に通っているような感覚で働けるのです。コミュニケーション不足や孤独感を解消する効果が期待できるでしょう。

それでは、ここからバーチャルオフィスツールを3つご紹介します。

Remotty

テレワーク時のコミュニケーションを支援するために開発された、バーチャルオフィスツール。開発元の株式会社ソニックガーデンが実際に業務で使用することで、必要な機能だけを搭載し、ムダを省いた設計を実現しています。
アクセスしているメンバーの顔や、つぶやきが見えるので、実オフィスで働いているような空気感を共有できます。またGoogleカレンダーやOffice365など、他のツールとの連携も可能です。

他者の予定を把握できるので、ミーティングなどの調整もしやすくなります。

Remotty

Remo

「Remo」の特徴は、インターフェースのデザインが優れている点にあります。画面上に複数のルームが表示され、誰がどこにいるのか可視化されるので、話したいときにすぐ相手を見つけられます。会議中や離席中など、稼働状況も分かりやく表示されるので、他社の予定把握も容易です。

またブラウザ上で15秒以内に起動するので、アクセスに時間がかかりません。便利なバーチャルオフィスツールですが、国産ツールではないため、英語がベースになっていることに注意してください。

Remo

roundz

次にご紹介するのはラウンズ株式会社が手掛ける「roundz」。

roundzは、他のバーチャルオフィスツールとは異なりカメラ機能を搭載していません。ボイスチャット専用のツールにすることで、より素早く気軽なコミュニケーションを実現しています。

割り振られたキーを押すだけで同じルーム内の相手と話せるのも会話にこだわるroundzならではの機能です。

画面共有やGoogleカレンダーとの連携も可能で、通常のバーチャルオフィスツールとしても過不足ありません。カメラがないので、自分の姿や室内を映したくない、というメンバーがいる場合にもおすすめ。

roundz

テレワークの必須ツール〜チャットツール編〜

テレワークの必須ツール〜チャットツール編〜

リアルタイムなコミュニケーションを促すチャットツールも、テレワークには欠かせません。ここからは、おすすめのチャットツールを3つ、ご紹介します。

Slack

「Slack」は、全世界75万社で導入され、圧倒的な利用シェアを誇るビジネスチャットツールです。

プロジェクトやチームごとに情報をまとめ共有することで、外部関係者ともスムーズにやり取りできます。チャット機能はもちろん、情報共有にも優れている点がSlackの特徴です。またGoogleドライブやDropboxなど多数のツールと連携できるなど、業務を効率的に進められる機能が充実しています。

IT企業など開発現場で多く利用されていますが、どのような業種であっても、導入環境に合わせて使いやすいようにカスタマイズ可能です。

Slack

Chatwork

「Chatwork」は導入実績が30.4万社(2021年4月時点)、国内利用者数No.1を誇るチャットツール。誰でも使いやすいシンプルな設計に加え、タスク管理やファイル共有、ビデオ通話など、テレワーク中のコミュニケーションを支援する機能が数多く搭載されています。

また国際規格であるISO27001(ISMS)の取得など、情報管理を徹底しているので、セキュリティ対策を重視したい場合にもおすすめのツールです。

Chatwork

LINE WORKS

「LINE WORKS」は、「LINE」をビジネスで使いやすくしたチャットツールです。

LINEと同じ感覚で利用でき、トークやスタンプなどを用いることで、豊かなコミュニケーションを実現します。メンバーの予定把握に役立つカレンダーやアドレス帳、データの保存・閲覧に便利なDriveなど、業務効率化に役立つ機能を1か所に集約。

導入企業は20万社(2020年12月時点)を突破しており、卸・小売業を中心にさまざまな業種・業界で利用されています。

LINE WORKS

テレワークの必須ツール〜グループウェア編〜

テレワークの必須ツール〜グループウェア編〜

グループウェアとは、オンライン上で情報共有を円滑におこなうためのソフトウェアを指します。テレワークでは必要なデータをすぐに確認できない、という問題が起こりがちですが、グループウェアを用いることで解決できる可能性が高まります。

おすすめのグループウェアは、以下の3つです。

サイボウズOffice

「サイボウズOffice」は、「誰でもかんたんに使える」をモットーに開発されたグループウェアです。

ファイル管理やワークフロー、スケジュールや掲示板など基本的な機能を搭載しつつ、追求された使いやすさで円滑な情報共有を支援します。タブレットやスマートフォンにも対応し、場所を選ばず活用できます。

中小企業をメインに利用されており、累計導入社数が6.9万社を超えています。グループウェアを初めて利用する企業の約半数に選ばれるほど、サポート体制が充実しているので、導入に不安がある企業でも安心です。

サイボウズOffice

desknet’s NEO

27種類のアプリケーションを備えた「desknet’s NEO」は、規模や業種を問わず、多くの企業で利用されています。データを一元管理できるポータル機能や、スピーディーな申請・決裁を可能にするワークフローなど、業務効率化に役立つ機能が豊富です。
また業務アプリを作成できる「AppSuite」で社内業務のシステム化が可能など、高いカスタマイズ性も特徴の一つです。

IT系雑誌の満足度調査で6年連続No.1を獲得、利用者数440万人(2021年2月時点)を突破など、優れた実績を複数有しています。

desknet’s NEO

J-MOTTO グループウェア

「J-MOTTO グループウェア」の特徴は、料金の安さです。1ユーザーにつき月額150円で利用できるため、低コストで運用できます。最大3ヶ月の無料トライアルも実施しているので、本格的な導入の前に使用感をテストできます。
運用にかかる費用を抑えたい、グループウェアを初めて導入する、といった場合におすすめです。スケジュールやワークフロー、設備予約など、25種類のアプリケーションが搭載されており、グループウェアとしての機能も申し分ありません。

サポートを担当するのは、経験豊富な専門スタッフです。約4,000社、14万ユーザーに利用されてきたノウハウを生かし、グループウェアの活用を支援します。

J-MOTTO グループウェア

テレワークの課題を解決するポイント

テレワークの課題を解決するポイント

ここからは、テレワークの課題を解決するポイントをご紹介しますので、導入時の参考にしてみてください。

勤怠管理ツールを導入する

先述のとおり、テレワークに役立つツールは複数ありますが、勤怠管理ツールの導入もおすすめです。

ワンクリックで打刻できる、労働時間などのデータを一元管理できる機能が備わっていて、社員と管理者の双方にかかっていた勤怠管理の負担が軽減されます。

勤怠管理が適切であれば、労働実態の正確な把握につながります。

セキュリティ対策を講じる

情報漏えいを防ぐために、セキュリティ体制を万全に整えましょう。セキュリティソフトの導入や、端末の扱い方に関するルールの制定などが有効です。

また社員に対して教育を施し、セキュリティ対策への意識を高める方法も効果的でしょう。

 

まとめ

今回は、テレワーク時の課題やおすすめのツール、課題解決のポイントなどについてお伝えしました。社員同士のコミュニケーション不足を解消するためには、Web会議システムやバーチャルオフィス、チャットツールなどを活用しましょう。

またグループウェアを使えば、情報共有や意思疎通がよりスムーズに進みます。それ以外にも、勤怠管理ツールを用いることで、社員の労働状況をつかみやすくなります。

これらのツールはインターネットの使用が前提なので、しっかりとしたセキュリティ体制が必要です。専用ソフトの利用や社員教育など、情報漏えい対策を怠らないようにしてください。

効率のよいテレワークを実施するためにも、今回ご紹介した情報を参考にして、自社の業務環境に合ったツールを導入しましょう。

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