テレワーク中であってもメンバーとは円滑にやり取りしたいものです。またテレワークの実施を検討している方はどのようにすれば円滑にやり取りができるのか気になりますよね。
だからそんな方や既にテレワークしている方はおすすめのツールを探しているという方がいらっしゃるかもしれません。
テレワークに役立つツールを使えば、時間や場所にとらわれることなくスムーズなコミュニケーションが可能になります。
しかし市場には数多くのツールやシステムが出回っておりどのようなツールがあるのか分からず、数が多すぎて選べないこともあるでしょう。
そこで今回は、テレワークの業務効率を向上させる、おすすめのツールをご紹介します。またテレワーク時の課題や、課題解決のポイントもお伝えします。
テレワークとは
さらに詳しく分類すると、
- 自宅で働く在宅勤務
- 移動中に仕事を進めるモバイルワーク
- 本社とは別のオフィスで働くサテライト勤務
の3種類に分けられます。
テレワークで発生しがちな課題
このように導入メリットが多く自由な働き方として注目されているテレワークですが、実はいくつかの課題も存在します。
そこでテレワークで発生しがちな課題をお話しましょう。
労働状況を把握しづらい
例えば、過剰労働に陥っている社員には健康を害するリスクがありますし、労働量が少ない社員によって生産性が低下するおそれがあります。
コミュニケーションが減る
また人によっては孤独感を覚え労働意欲が低下し、本来のパフォーマンスを発揮できなくなるかもしれません。
情報漏えいリスクが増える
会社のパソコンを持ち出す場合には、盗難や紛失によるデータ漏えいの危険性も高まるでしょう。
テレワークの必須ツール〜Web会議システム編〜
それではここからは具体的なサービスやシステムをご紹介します。
Web会議システムとは、オンライン上でのミーティングを可能にするソフトウェアのことです。メンバーが離れた場所にいても、ネットワークを介することで、スムーズなコミュニケーションが実現します。
ここからは、テレワークにおすすめのWeb会議システムを、3つご紹介しましょう。
Zoom
アメリカのZoom Video Communications社が提供する、Web会議システムです。
その利便性の高さから、多くの企業で導入されており、国内外で高い普及率を誇ります。無料で使えますが、3名以上の会議では最大40分しか利用できません。
シーンを選ばず柔軟に活用したい場合は有料プランの利用がおすすめです。
V-CUBEミーティング
これまでに5,000社以上の企業で利用され、13年連続でシェアNo.1を獲得していることからも、優れたシステムとして高く評価されていることがうかがえます。
Calling
画面共有機能やホワイトボード機能などが搭載されており、情報共有もスムーズです。機能が充実していながら、シンプルな画面構成で使いやすい点もメリットの一つです。
導入実績は1,500社以上にのぼり、多くの企業から信頼を得ているWeb会議システムといえます。
Calling
テレワークの必須ツール〜バーチャルオフィス編〜
さて、インターネット上などの仮想空間に構築された疑似的なオフィスを、バーチャルオフィスと呼びます。このバーチャルオフィスでは、実際の職場に通っているような感覚で働けるのです。コミュニケーション不足や孤独感を解消する効果が期待できるでしょう。
それでは、ここからバーチャルオフィスツールを3つご紹介します。
Remotty
他者の予定を把握できるので、ミーティングなどの調整もしやすくなります。
Remo
またブラウザ上で15秒以内に起動するので、アクセスに時間がかかりません。便利なバーチャルオフィスツールですが、国産ツールではないため、英語がベースになっていることに注意してください。
roundz
次にご紹介するのはラウンズ株式会社が手掛ける「roundz」。
割り振られたキーを押すだけで同じルーム内の相手と話せるのも会話にこだわるroundzならではの機能です。
画面共有やGoogleカレンダーとの連携も可能で、通常のバーチャルオフィスツールとしても過不足ありません。カメラがないので、自分の姿や室内を映したくない、というメンバーがいる場合にもおすすめ。
テレワークの必須ツール〜チャットツール編〜
リアルタイムなコミュニケーションを促すチャットツールも、テレワークには欠かせません。ここからは、おすすめのチャットツールを3つ、ご紹介します。
Slack
「Slack」は、全世界75万社で導入され、圧倒的な利用シェアを誇るビジネスチャットツールです。
IT企業など開発現場で多く利用されていますが、どのような業種であっても、導入環境に合わせて使いやすいようにカスタマイズ可能です。
Chatwork
また国際規格であるISO27001(ISMS)の取得など、情報管理を徹底しているので、セキュリティ対策を重視したい場合にもおすすめのツールです。
LINE WORKS
「LINE WORKS」は、「LINE」をビジネスで使いやすくしたチャットツールです。
導入企業は20万社（2020年12月時点）を突破しており、卸・小売業を中心にさまざまな業種・業界で利用されています。
テレワークの必須ツール〜グループウェア編〜
グループウェアとは、オンライン上で情報共有を円滑におこなうためのソフトウェアを指します。テレワークでは必要なデータをすぐに確認できない、という問題が起こりがちですが、グループウェアを用いることで解決できる可能性が高まります。
おすすめのグループウェアは、以下の3つです。
サイボウズOffice
「サイボウズOffice」は、「誰でもかんたんに使える」をモットーに開発されたグループウェアです。
中小企業をメインに利用されており、累計導入社数が6.9万社を超えています。グループウェアを初めて利用する企業の約半数に選ばれるほど、サポート体制が充実しているので、導入に不安がある企業でも安心です。
desknet’s NEO
IT系雑誌の満足度調査で6年連続No.1を獲得、利用者数440万人（2021年2月時点）を突破など、優れた実績を複数有しています。
J-MOTTO グループウェア
サポートを担当するのは、経験豊富な専門スタッフです。約4,000社、14万ユーザーに利用されてきたノウハウを生かし、グループウェアの活用を支援します。
テレワークの課題を解決するポイント
ここからは、テレワークの課題を解決するポイントをご紹介しますので、導入時の参考にしてみてください。
勤怠管理ツールを導入する
先述のとおり、テレワークに役立つツールは複数ありますが、勤怠管理ツールの導入もおすすめです。
勤怠管理が適切であれば、労働実態の正確な把握につながります。
セキュリティ対策を講じる
また社員に対して教育を施し、セキュリティ対策への意識を高める方法も効果的でしょう。
今回は、テレワーク時の課題やおすすめのツール、課題解決のポイントなどについてお伝えしました。社員同士のコミュニケーション不足を解消するためには、Web会議システムやバーチャルオフィス、チャットツールなどを活用しましょう。
またグループウェアを使えば、情報共有や意思疎通がよりスムーズに進みます。それ以外にも、勤怠管理ツールを用いることで、社員の労働状況をつかみやすくなります。
これらのツールはインターネットの使用が前提なので、しっかりとしたセキュリティ体制が必要です。専用ソフトの利用や社員教育など、情報漏えい対策を怠らないようにしてください。
効率のよいテレワークを実施するためにも、今回ご紹介した情報を参考にして、自社の業務環境に合ったツールを導入しましょう。
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