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業務の効率化はAIにお任せ!AIを活用した近未来の仕事術を紹介

業務の効率化はAIにお任せ!AIを活用した近未来の仕事術を紹介イメージ

日々、デスクワークをしていると発生する毎月のルーテチン作業。そんなに難しい訳じゃないんだけど時間だけが取られて、正直わずらわしい作業ってありますよね。それが仕事じゃん!ってお怒りの言葉が聞こえてきそうですが、飽き性の私はついつい後回しにしてしまう傾向にあるようで締切間近にバタバタとしてしまっています。本音で言うと

てるりん
てるりん

邪魔くさい… 他にもやることが山積みなんです!

って言い訳をしたいところですが、そんなのみんな同じこと。誰も同情してはくれないのが現実です。

そんなこんなで、毎月飽きもせず同じように日々の仕事に追われながら、ルーチンワークの締めが近くなると「そんなんやっとう暇なんかあるかい!(関西弁で)」とブツブツ言いながら先延ばし。結局はギリギリになってやっつけ仕事になってしまいちょっと反省。そのような悪循環なルーチンを繰り返しているのはきっと私だけではないですよね?

こんなとき

てるりん
てるりん

誰かこの仕事やってくれたらなぁ…
もうひとり自分がいたらなぁ…

なんて切に願ってしまう今日この頃。この記事を書きながらも、締切間近の仕事が片付いていないのが気になって頭の中では「記事を書いてる場合じゃないんだよねぁ…」ってぼやいているものだから、ついつい愚痴っぽくなってしまいました。失礼!

なので今回は、こんな悪循環な日々から私を救ってくれるAI(人工知能)がないだろうかと期待半分で、AI(人工知能)を活用した仕事の効率化について調べてみることにしました。何度かこのAIZENでも紹介したことがある、スマートフォンで使えるAI(人工知能)アプリのようなお手軽なものではなく、もっともっと仕事に密着し、直接的に業務の効率化が出来ることが望みなので、本格的なAI(人工知能)搭載のシステムをメインに探すことにします。

日々の業務に追われて私と同じように息絶え絶えのビジネスマンの方々、ご自分の業務にマッチするシステムが見つかれば儲けもの!

では、悪循環の毎日から抜け出すことができる(かもしれない)、AI(人工知能)がパートナーとなってくれる近未来的なシステムを一緒に見ていきましょう!きっとそこには明るい未来が待っている、はず…

書類の入力に苦しむ事務職の方必見!否定形の書類でもAI(人工知能)が効率化

書類の入力に苦しむ事務職の方必見!AI搭載OCR正直、入力仕事って今は言うほど抱えてないのですが、前職では事務職をしていたこともあったのでルーチンワークの代表的な事務作業の大変さは痛いほど分かります。特にシステムへの入力作業は、書類というものが世の中からなくならない限り減ることはあってもゼロにはならない。それに多くの企業と取引すればするほど、書類の量も種類も増えてしまいます。これらを自社システムに入力する作業って地味だけど結構大変。大抵の書類には「締め」なるものが存在するので、その締め日が近づくとイライラが募っていました。

ひたすらパソコンに向かって入力をするのって本当に疲れるんですよね。山積みの書類を見ると終わりが想像できない。なのでこの地味だけど大変な作業をAI(人工知能)が助けてくれたらなんて素敵なんでしょう。きっと多くの人がハッピーなはず。

探してみると・・・ありました!すでに販売されていました!

やっぱり、大変だと思うのはみんな同じなんですね。そんな素敵なシステムを開発したのは株式会社シナモンというAI(人工知能)の開発を行っている会社で「Flax Scanner(フラックス・スキャナー)」という書類を読み取ってデータ化してくれるシステムです。

えっ~読み取りスキャナー!?
そんなん今まででもあったしぃ、、、

いえいえちょっと待ってください!「Flax Scanner」は今までの読み取った画像をデータ化してくれるOCRとは違うんです。「Flax Scanner」のすごいところは否定形の書類からも正確に情報を読み取り、業務システムに登録してくれるAI(人工知能)が搭載されたシステムで、この「否定形の書類」ってところがミソなんです。

※OCR(Optical Character Recognition/Reader、オーシーアール、光学的文字認識)とは、手書きや印刷された文字を、イメージスキャナやデジタルカメラによって読みとり、コンピュータが利用できるデジタルの文字コードに変換する技術。
参考:https://mediadrive.jp/technology/ocr.html

世の中には多くの職種の企業がありますが、その中で共通して発生するのが事務業務。商品を販売したり仕入れたり、クライアントと契約したり業者に発注したりと職種は違えど様々な取引が発生しますが、その中で必ずと行っていいほど「書類」が発行されます。昔であれば帳簿に転記していましたが、今は業務システムに入力し直すのが主流になっているので、形式が異なる書類を自社のシステムの項目に合わせて入力し直すのは、結構厄介な作業

それを自動化するのに今までのOCRであれば、「ここに社名、ここに住所、ここに金額」ってな具合に、読み取ったデータを登録する項目を指定する必要があったので、同じフォーマットの書類でないと連続処理ができない。なので各社違うフォーマットであれば自動処理なんて無理な話、諦めて手入力しているところがほとんどなのではないでしょうか。

でもこのAI(人工知能)が搭載された「Flax Scanner」であれば、否定形でも項目名をAI(人工知能)が判別してデータ化して登録できるので、自動処理が出来るようになりました。もちろんAI(人工知能)なので一度間違えたところは勉強させれば次からは間違えない。その上、手書き文字でも読み取り可能で、回数を重ねて勉強することでより精度の高いデータになっていくんです。もちろん機械なので読み取り速度は人間よりも断然早い!なんて優秀なんでしょう。

この「Flax Scanner」を使えば、読み取り後の確認作業を行うだけですむので、今までのように大量に入力して「指がツル(私だけかもしれませんが…)」なんてこともなくなります。実際に導入している銀行や保険会社では、入力間違いが許されない契約書などの3人体制で行っていた入力と確認作業をこの「Flax Scanner」を導入することで、2名体制で行うことが出来るようになったそうです。それ以外の業種でも入力作業の約30%を削減することができているとのことなので、これがあれば入力作業に追われて残業!なんてことはなくなりそうですよね。

さて次はルーチンワークとはあまり縁のなさそうな「営業職」でのAI(人工知能)による仕事の効率化についてご紹介したいと思います。

クリエイティブな営業職をAI(人工知能)がサポートできることをご紹介

営業職をAI(人工知能)がサポート。売上げアップに貢献
AI(人工知能)の機能を使うことで効率化出来る業務とは違い、営業職ってどちらかというとクリエイティブな職業のような感じがしますが、本当にAI(人工知能)で仕事の効率化ってできるの?って疑問に感じますよね。

まっ、営業の仕事の効率化が出来るとすればスケジュール管理や名刺管理、リマインダーなどになるのでしょうか。これらについてはAIZENでも取り上げたことのある使いこなせば大変便利なアプリケーションですが、これではAI(人工知能)による仕事の効率化とはちょっと言いにくい。ただの便利ツールな感じに思ってしまいます。なので今回はもっとガッツリ営業の業務に関わる部分でサポートしてくれるシステムを探してみました。営業マンとして希望を言えば売上に直結するようなサポートがいいですよね。

人工知能があなたの優秀な秘書になる!?おすすめの秘書アプリ一覧
秘書アプリがAI(人工知能)によりパワーアップし、優秀な秘書となってあなたの身の周りの面倒な雑務をこなしてくれる時代が来ています。そこで今回は、いつもお忙しいあなたのために、いずれも優秀な秘書として充分に役立つ、とても便利なAI(人工知能)機能を活用したスマホアプリをご紹介します。

人によってやり方やフローが違ってくる営業職ですが、結果が出たからと言ってもなかなか手法を他の人には伝授しにくい。それに「感覚値」が重要なのでデータ化なんてかなり難しいって思っていましたが、意外とその中でもパターン化出来ることは多くあるようです。このパターン化出来ることをAI(人工知能)を使って効率化することで、人によって違いが出てしまう部分をサポートしてくれるシステムが開発されていました。

てるりん
てるりん

う~ん、そう言われてもにわかに信じがたい・・・

確かに、現役の営業マンではない私でもそう思います。だって人によって異なるからこそ結果が出てやりがいを感じるのが営業なんですもの。でも会社としては優秀な営業マンが一人だけより、そこそこ出来る営業マンが10人いるほうがありがたいのが現実。この”そこそこ”ってところにより近づけることをサポートするのが今回ご紹介するAI(人工知能)搭載のシステムの腕の見せどころなんです。

そもそも営業支援のためのシステムはSFA(Sales Force Automation)とよばれ、顧客情報の管理や売上情報の共有を行い、それらをデータ化してAI(人工知能)が顧客の分析を行い、営業に「この顧客は成約率が低いので訪問回数を減らして新規開拓に注力しましょう」とか効率化すべき点をアドバイスしてくれるもので、多くの企業が開発し販売されています。

その数あるSFAの中から今回選んだのはエッジコンサルティング株式会社が開発した「GeAIne(ジーン)」というシステムで、AI(人工知能)が組み込まれていることで情報の提供だけでなく、行動につながることもサポートしてくれるスグレモノです。

これを聞いたら、ちょっと期待値あがりませんか?

営業マンが新規開拓をする場合の代表的な手法して、テレアポやメールでの問い合わせなどがあげられます。でも無闇やたらにトライしても結果につながるには程遠いのが現実で、最初にターゲットを絞り込む作業が必要になってきます。そのターゲットを探すためには、今まで交換した名刺や紹介を受けた企業、今の時代であればインターネットを使って、自社の商品を気に入ってもらせそうなところを探すのではないでしょうか。

でもそんな下準備をしても話を聞いてもらえる確率は100分の1とも言われています。そんな非効率な作業を日々行っていると、時間のロスはもちろんですが営業マンの士気も下がり売上の減少にもつながってしまいます。

じゃ、このリストアップをAI(人工知能)が行ってくれたら?「GeAIne(ジーン)」は人間より得意な分析能力を使って、会社にある企業リストやホームページから自社の製品にマッチする企業をピックアップして見込み客リストを自動で作成してくれます。それだけではありません!そのピックアップされた企業のホームページにある問い合わせフォームを使って営業メールを自動で送信してくれた上に、送るメールの内容を複数用意をしておけば、反応があった内容を分析して優先的にセレクトして送ってくれます。これぞまさにAI(人工知能)って機能だと思いますよね。

すごい、こんなことまで出来るシステムが既に開発されているんですね。これであればスマートフォンのAI(人工知能)アプリよりももっと営業活動に近い仕事のAI(人工知能)によるサポートが可能になります。ここまでAI(人工知能)がしてくれれば、頼りになる営業サポートが付いてくれているようなものですよね。テレアポやローラー作戦で苦戦をしている営業マンにとっては、かなり朗報なシステムではないでしょうか。

これからは日頃の行動管理は、スマートフォンにインストールできるAI(人工知能)アプリに任せ、売上につながる顧客のピックアップはこのGeAIne(ジーン)に任せれば、AI(人工知能)を駆使した効率のよい仕事を実現することができそうですよね。このシステムを既に導入されている方がいれば、ぜひ感想を伺いたいものです。

さてさて、事務業務と営業でのAI(人工知能)による仕事の効率化をご紹介しましたが、実はこれ私の職歴になぞってのご紹介なんです。経験したことがある業務のほうが、その業務も大変さも理解できるし効率化されるメリットもわかるので、説得力があるかなっと思って取り上げました。てなわけで最後に紹介するのも自分の職歴になぞって現在の仕事の一つである「リスティング広告運用」でのAI(人工知能)による仕事の効率化についてご紹介したいと思います。

リスティング広告ならAI(人工知能)にお任せ!データをフル活用した効率の良い運用を実現。

リスティング広告ならAI(人工知能)にお任せ。これからの運用術
私の現在の仕事の一つとして「リスティング広告の運用」というものがありますが、最初に「AI(人工知能)を仕事に活用する」ことを耳にしたのはこの業務で使用しているシステムで「AI(人工知能)が効率の良い配信方法を分析して設定してくれるので、AI(人工知能)任せの方がいい結果がでる」という魔法のような言葉でした。

でも「リスティング広告」って言われても、なにそれ?って思われる方のほうが多いですよね。そりゃそうです、実際に運用に関わりがない人にとっては聞き慣れない言葉。しかしインターネットで検索をしたことがある人なら一度は目にしている身近なものなんです。ほら!検索する上位3件くらい出てくる、そうあれです。GoogleやYahoo!で検索した時に「広告」って表示されている検索結果です。

この上位に表示されている広告は、会社やお店がお金を払って出稿しているのですが、残念ながら”出せば必ず掲載される”と言う訳ではなく、ユーザーが検索した言葉とより近い内容の広告で、なおかつライバルたちよりも、GoogleやYahooの検索結果の表示を管理しているシステムに「役に立つ情報」と認識させなければいけません。

この「認識させる」のが結構難しく、ライバルが多いキーワードになると、なかなか表示しない上に費用も高い!費用対効果を考えながら予算を設定し、検索したユーザーがクリックしたくなるような広告文を作成し、キーワードを調整して、っと結構手間がかかるんです。(結構アタマも使うし…)

そんな微調整を繰り返す地味な努力をAI(人工知能)がより効率よく設定してくれるってなれば、そりゃ夢のような話じゃん!ってなりますよね。

基本的にリスティング広告の運用はGoogleやYahooが用意している管理画面で行うのですが、その管理システムにAI(人工知能)が導入され「人がするよりも効率が良くなる」夢のような仕事術がすでに実現しているんです。なんかAI(人工知能)を使って運用してるなんて近未来的でちょっとかっこいいですよね。

もちろん、AI(人工知能)がすべてを行ってくれるわけではなく、よりAI(人工知能)の機能を活かすための設定は人間が行う必要があるので、放ったらかしOK!って訳には行きませんが、AI(人工知能)と得意不得意で分業出来ることで、人間が行うべきところに時間をかけて考えることが出来るよになりました。

AI(人工知能)の機械学習は「過去の複数の事象から規則性を見出して未来を予測すること」と定義されていますが、まさにリスティング広告運用の手法そのものです。今まで人が予測して設定していたことをAI(人工知能)が過去のデータから未来を予測してより最適な運用を行ってくれるので、人間がやるよりも絶対的に効率的。

もちろん、イレギュラーなことが起こる可能性もあるので、日々のチェックは行っていますが、かなり信用しておまかせしています。ある意味自分よりも信用できるかも…これぞまさにAI(人工知能)が仕事のパートナー。かなり広告運用については業務の効率化が出来ています。なんて素敵。

結局のところ、なんだかんだと言いながら既にAI(人工知能)の恩恵を受けている私ですが、皆さんのお仕事で活かせそうなAI(人工知能)は見つかったでしょうか。ぜひ仕事の効率化を目指すのであればAI(人工知能)を仕事のパートナーとして迎えてくださいね。

AI(人工知能)は、まさに人間にとって最適な仕事のパートナー
今回取り上げた、否定形フォーマット書類の自動入力、顧客分析による営業支援システム、リスティング広告運用は、どれもAI(人工知能)が得意とするデータを分析をして統計を出すことで実現できる内容です。よく考えてみるとその業務って、人間が行うには向き不向きや労力が必要な内容で、あまり効率的な作業ではありません。その人間が不得意な部分を得意とするAI(人工知能)は、まさに人間にとって補完しあえる最適なパートナーと言えるのではないでしょうか。

そう考えるとAI(人工知能)を活用した仕事術は近未来的でかっこいいだけでなく、めっちゃ効率的でAI(人工知能)と棲み分けができる、これから目指していく仕事術と言えますよね。

前回の記事(これも読んでね!)でご紹介したとおり、やっと自分のスマートフォンのAI(人工知能)を起動したばかりの私にとっては、AI(人工知能)を活用することで「今まで以上に仕事の効率化が出来るんだ」とワクワクすることばかりです。時間ばかりかかってしまう煩わしいって思ってしまう仕事をAI(人工知能)が代わりにこなしてくれるようになれば、なんて素敵な毎日になるんでしょう!

android(スマホ)のAI(人工知能)って何が出来るの?を徹底検証
今回は、あまりスマートフォンを活用していないAndoroidユーザー代表として、AI(人工知能)を使って何が出来るのか、どんな便利が味わえるのかを徹底調査することにしました。今までAndoroidのAIを感じたことのない方、なにが出来るのかよくわかってない方、AIで何が出来るのかを一緒に見ていきましょう!

なんて思うとそのうちこのAIZENの記事も、AI(人工知能)がライティングするよになるかも・・・。

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