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ビジネスがスムーズになる!業務システムについて知っておきたいこと

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仕事をするときに効率よく作業していきたいと考えている人は多いですよね。仕事はスピードを求められることが多く、スピーディーに仕事を行わなければ収益を多く得ることができないので、どんな仕事でも効率の良さが求められます。

ただ、仕事のときに効率を求めても、人の手では限界があります。そのため、効率を向上させるためには機械のシステムやコンピューターの性能に頼らざるを得ません。

今では業務システムや基幹システムなど、いろいろなシステムが開発されています。ですから企業は仕事に合ったシステムを選ぶ必要があります。

特に業務システムはビジネスをスムーズに行う点で導入をしっかり検討する必要があるでしょう。

それでは「業務システムとはどのような特徴があるの?」と疑問を感じる方に向けて、業務システムの円滑なコミュニケーションや作業効率の向上などを紹介していきます。

業務システムとは

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まず業務システムは簡単に言うと業務を円滑に進めるためのシステム。業務システムはメールソフトやグループウェア、スケジュールの管理ないろいろな場所で利用されており、企業でも業務を行う点で欠かせないシステムの1つです。

ですから、業務システムが停止してしまう事態となれば社員同士のスケジュールの共有や連絡などの効率が落ちてしまい、ビジネスをスムーズに行う点で支障をきたすでしょう。

このように業務システムはビジネスを支える点で欠かせません。

業務システムの種類

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そして業務システムは1つではなく、メールソフトやグループウェアなどいろいろな場所で利用されていますよね。ですから種類はたくさんあります。

これら業務システムの種類を全て紹介するのは難しいですが、主な種類には

  • CRM
  • SFA

があります。

CRMは日本語訳を行うと「顧客関係管理システム」。このCRMは仕事の顧客との関係を管理して改善するポイントを分析し、その結果から売上につなげるためのシステムです。

CRMで管理できるのは顧客名称や住所、担当者と言った基本情報の他にアンケート結果も集約でき、販売戦略を立てることに利用できます。

また、SFAという業務システムもあります。これは日本語に訳すと「営業自動ツール」。このSFAを利用することにより企業の営業活動や日報、見込み案件などSFAは営業行動や履歴などを分析して営業に役立てることができます。

業務システムは他にも会計システムや購買システムなど、いろいろなシステムがあり、自社の目的によって導入することが可能です。

業務システムを導入するメリット・デメリット

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さて、これら業務管理システムを導入すると、ビジネス面で様々なメリットを得ることができます。ただ、デメリットもあるので、それぞれの点を理解しておくことが大事です。

それではまず業務システムについてのメリットをご紹介しましょう。

業務システムのメリットとして1つ目は効率よくコミュニケーションが取れることです。

今ビジネスではテクノロジーやインターネットを利用してたくさんのデータを扱うようになりましたよね。ですから管理を行うことが大事。ですが闇雲にデータをたくさん扱っても管理ができないでしょう。

そこで、その管理に業務システムを導入することで、複数の拠点間やシステム間で一元のデータ管理を行うことができます。そして一元にデータを管理することで、同じデータを様々なところから利用することができ、各部署ごとなどでこの情報を共有し合うことが可能です。
2つ目のメリットは作業効率の向上。

業務システムにまとめられたデータはシステムによってデータをいろいろな形式で抽出することができます。

具体的には、例えばキーワードや時間などの条件を元にデータを見つけることができます。データ項目ごとに管理しつつ、必要なデータは直ぐに取り出すことが可能。

このように必要なデータはすぐに取り出すことができるため業務の効率を向上させることができます。
3つ目のメリットはペーパーレス化によるコスト削減です。

コンピューターやクラウドなどで管理されるので紙に書いて保存する必要はありません。

膨大なデータを紙に書いて保管しようと思えばかなりの紙を購入する必要があるので出費も大きくなりますよね。さらに、紙の情報であれば保管する場所の確保も必要になり、管理場所の確保もしなくてはならないので、手間と労力がかかります。しかし、業務システムを利用すれば、この問題は解決することが可能です。
ただ、業務システムはデメリットもあります。それは情報漏洩のリスク。
業務システムで情報をデータ化して全社で共有することができて便利ですが、これらハッキングや人為的ミスにより情報が外部に流出してしまう危険性もあります。
もし、情報が流出してしまうとビジネス面で大きな打撃を与えられる可能性もあるので、業務システムのセキュリティ対策と使用する社員に仕組みと使い方を徹底的に教育しておく必要でしょう。

業務システムの管理を行うときは、これらのメリットとデメリットを念頭に置いて利用してください。

基幹システム、業務システム、ERPの関係性とは

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ところで業務システムを導入するときに基幹システムやERPなどのシステムも耳にすることがあるかもしれません。

しかし、「基幹システムや業務システム、ERPはどのような関係があるの?」と疑問を感じる人もいますよね。それではそれぞれの意味を簡単に説明していきましょう。

まず業務システムとは業務を効率化するためのシステムです。業務のシステム全体のことを言うので基幹システムもERPも業務システムと言うことができます。
そして基幹システムとは停止すると企業活動自体が止まってしまうシステムのことを指します。業種によって必要不可欠なシステムであり、企業によって基幹システムは異なります。

例えば、製造業は販売管理システム、在庫管理システムなどが必要であり、仕事をする上で欠かせません。もし在庫管理ができなくなれば何が必要なのか分からなくなるので、発注することができなくなります。

ですが基幹システムは業務の根幹を成しているシステム。なので、扱い方やセキュリティなどは特に注意を払う必要があります。

このように基幹システムは業務システムの中でも仕事への影響力の強い関係性となっているのです。

そしてERPは、各部門に配分されている人や物やお金、情報を一元的に管理して企業全体の現状を一気に把握するシステムです。

会計管理や人事管理、生産管理などの個々のシステムを把握できるので何が原因で収益が落ちているのか、無駄な出費が出ていないかなどを直ぐに分析することが可能。

EPRは基幹システムと業務システムの基幹間の連携と流動性によって経営の意思決定をサポートされる関係性となっています。

業務システムを発注して開発する際に、やっておきたい準備

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それでは最後に業務システムを導入するときは導入方法を考えておきましょう。

業務システムの導入方法はパッケージソフトをベースにカスタマイズする方法やフルスクラッチで開発を依頼する方法、クラウドを導入する方法があります。
クラウド型で導入する方法が一般的となっていますが、自社にとって良い方法を選ぶようにしましょう。
また、業務システム開発をするなら費用がかかります。開発をどこまで行うかにより費用は数十万円で終わることもあれば、1,000万円以上かかることもあります。予算を決めて開発に取り組むことが大事です。

このような点を考慮しておきましょう。

 

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今回は業務システムについてお話しました。

業務システムはビジネスをスムーズに行うためには必要ですよね。業務システムを導入するなら、データの管理や抽出、また自社のコストを削減することにつながるので長期的に見れば利益を大きくできる可能性も秘めています。

しかし、業務システムは情報漏洩のリスクもあるので、業務システムを導入するときはセキュリティ対策などを万全にして、情報管理をしっかり行えるようにしておく必要があるのです。

しかし、業務システムを導入することができれば、社員の業務スピードも速くなって働きやすい環境にすることもできます。

業務システムの導入を考えているなら、まずは自社に必要な機能やシステムを検討して、どんな機能面が必要なのか調査しましょう。

これら内容をしっかり理解した上で、システムを利用することでさらに会社を活性化させることができると良いですよね。

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